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2017年6月3日 星期六

297|一分鐘經理:成為卓越領導者的三種管理法則



共計 3,286 字 | 建議閱讀時間 6 分鐘

人之所以改變,就是因為他的行為得到正確且即時的反饋。這也是《一分鐘經理》所講的核心觀念,這本書幫助領導者,如何透過有效的目標設定、讚美與糾正,來引導員工,創造出高績效組織。

想像一個情況,一個孩子正在學習走路,這時,孩子突然跌倒了,一旁的媽媽衝上去抓住孩子,並且大聲地責罵,你連怎麼走路都不會走。

另一個場情境中,同樣是孩子在學走路,當孩子在一瞬間快要跌倒了,身旁的媽媽快速撐住孩子,並對他說:「你好棒!已經開始會走了。」

兩種教養的方式都會有,同樣,在組織裡面也是,所以《一分鐘經理》就是在探討前者當員工發生錯誤時,我們如何有效,且正確的對事對人;或者達成任務時,怎麼鼓勵、該怎麼讚美都是有它的內在邏輯。

拉姆·查蘭在《領導梯隊》裡提到,一位領導者到執行長的過程中,各階層的領導所需要的知識、心態與時間管理都會有所不同。

但事實上,很少有人會意識到或者去學習這件事情,好像被任命成為經理人後,就馬上擁有相對應的能力。

這就是這本書要解決的問題,因而研究出這一分鐘管理法。

首先,我們要先定義什麼是管理,其實,所謂的管理並不意味著,給員工安排命令、任務操縱員工的感覺。

因為這種認知是有偏見的,管理是要通過自己的真誠,以及高效率的方法,幫助員工獲得良好的感受,讓人們獲得自我管理。

理解了管理的核心要點,賦予員工自我管理的能力,管理者則是創造環境的人。接下來就針對,《一分鐘經理》中所提到三個部分:一分鐘目標、一分鐘讚美、一分鐘糾正。


01一分鐘目標


說道目標,其實每個經理人,每天都在不斷設定目標,例如,告知誰做這個任務,誰做那個專案。

我們目標每天都在制定,但是成效卻有所不同,因為我們在設定目標的時候,對方的期望,跟我們我設想的期望目標,有時是天差地遠的。

有時交了工作成果後,才發現根本不是自己想要的,實際上經理人在設定目標的時候,沒有和員工之間達成目標一致。

所以,制定目標雖看似小事,但卻隱含了非常大的秘訣。

一開始,我們要先知道,制定目標不是一個單方面的交流,它是一種雙方理解對目標的清楚定義。

一個有效的目標,是領導者和同事一起制定完成的,在制定的過程中,能否達成一致性的共識就非常重要

這時領導者可以試著詢問,你還有什麼其他的想法?或者讓對方重新陳述我們共同的期望,確保認知有一致的共識。



一個好的目標還包含三的要素:目標本身、衡量標準、完成期限

很多人在設定目標的時候,只說明你把這件事情完成,但那種事非常抽象的目標定義,因為你所說的達到,究竟是做到60分就算達到,還是100分算達到。

所以完整的目標,必須要包含目標本身的定義,如何來衡量,以及完成的期限是在什麼時候。

然而,有時我們所設定的目標更龐大,更複雜,很難透過這種方式來定義。書中作者就提到,我們把這些複雜、又重要的事情,單獨拿出來寫在一張白紙,把目標是什麼、衡量的標準、以及完成期限有幾個階段。

另一方面,如果出現太多目標該怎麼辦,這時候就要使用二八原則身為一位經理人,就有責任和部屬一起找出那關鍵的二十成因,把精力專注於此。

所以,一分鐘目標的核心,就是通過一張紙,用一分鐘的時間,讓部屬與領導者都能對接下來的工作、期望有一致性的共識。

一分鐘的目標,不再於用什麼樣的形式呈現,而是我們能不能對接下來彼此要執行的事情,擁有共同、明確的期望。

當我們有了一個明確深度的討論,有衡量標準,以及期限的目標時候,就可以根據這些標準來判斷怎麼改進或完善。並且讓員工擁清晰、明確的目標,就是幫助員工管理自己。


02一分鐘讚美


目標設好了,開始執行就會出現兩種情況,第一,員工如如期完成;第二,員工沒有準時完成。

這兩種情況怎麼處理呢?

這就是接下來的一分鐘讚美,以及一分鐘糾正。

有時團隊表現不錯,但我們卻不知道怎麼表揚,以及不習慣,但這對員工的成長是一種阻礙。因為員工的成長,就像一個孩子,從小長到大的過程。

如果我們通過批評和指責的方式管理員工,這對員工的成長是非常不利的。


所以,經理人在工作中,就應該主動去找尋那些員工做對的事情,可能在一開始,員工在方向上做對了,這時候找出他們做對的地方,給予他們鼓勵。

這種過程中,鼓勵一點,進步一點,關鍵在於員工作出正確的事情後,即時的給出反饋。

這時會有一個疑問,一點點的成績就表揚,不就會讓對方獲得太多的自信嗎?
不是還有很多做得不好的地方,或者別人會覺得你做得太假了,會認為你的表揚會沒有意義了。

這種擔心是有道理的,不過這些問題並不是表揚所帶來的,而是表揚的方法有問題。


這就牽涉到,如何有技巧的表揚,一分鐘讚美,就是解決這個問題。我們平時的表揚就直接說:「你做得真棒!」

可是,一分鐘讚美,分為三個過程:前半分鐘、中間幾秒鐘、後半分鐘,三個階段所使用的策略是不一樣的。

一開始前半分鐘,當員工做對事情時,要即時的讚美,讚美時要掌握三個關鍵點:

第一,表達具體的事實
第二,你的感受
第三,他做了這件事對團隊帶來積極的影響事情

前半分鐘讚美,你要停留幾秒鐘,讓員工享受你給他帶來的喜悅,接下來進入第三階段,你要說明,希望他接下來做得更好。


03一分鐘糾正


當員工沒有完成任務,這時我們就要用一分鐘糾正,例如員工沒有完成任務目標,我們要給他即時的反饋,有時候,就需要批評。

然而,怎麼批評,如同稱讚一樣,他都是有技巧的,批評人方面,有很多人存有三種錯誤的見解:

第一,覺得不好意思批評,總覺得批評很沒有面子,所以在批評時特別婉轉,含糊,不明確的表出真正的想法。但是,當員工沒有得到清楚的反饋,這樣他下次的改進就無法在正確的點上面。

第二,那就是沒有再發生問題的第一時間給予反饋。總是會找時間秋後算帳,隔一段時間後,把前半年所犯的錯誤,一起搬出來講。這種一次性給予反饋,對於員工而言,是一種非常糟糕的感受,

第三方種錯誤的見解是,經理人不知道怎麼去批評,只知道用批評對方的方式就代表完成糾正。


事實上,一分鐘糾正,同樣分成三個部分,前半分鐘,中間幾秒,後半分鐘。

前半分鐘,這時候要做到「對事不對人」。也就是說,你需要針對員工做錯的事情上是什麼,把溝通的重點放在錯誤的事情上,讓對方理解,什麼是錯誤。
並且要非常具體的告知,是在那些地方哪裡,以及錯了之後,你的感受是什麼,還有你犯了錯誤對他人所造成的影響。

接下來,幾秒鐘的沉默,這個沉默的時間,讓員工理解到感受到所犯的錯,讓員工自己去自省。

最後進入批評的第三部分「後半分鐘」這時候的策略就要轉向「對人不對事」
這時你要告訴他,他的能力比這次的犯錯還要來的好,即使犯了錯,你還是對他有信心的,你仍然相信他有能力去改正做得更好。

一分鐘糾正的核心,你必須把這個人的價值,跟這件事情區分開來,區分行為,跟員工本身是不一樣的,你把事情做錯了是行為的問題。
然而,你個人的價值是好的,如果你因為員工做錯事情,就去否定這個人的價值,這種打擊個人的方式只會讓對方懷恨在心。


總結


不管是目標設定、讚美或者是糾正,其中都牽涉到一個核心的概念,那就是「即時反饋」不管是在目標溝通時,即時確保雙方的認知與共識是否一致,還是讚美或糾正的時候,能否看到對方的行為給予相對應的回饋。

一個人成長得快慢,有一個關鍵性因素,那就是反饋的作用,例如,當我們要知道一件商品在市場中賣得好不好,直接丟到市場上,市場會給我們最即時的反饋。

所以,回到個人方面來看,不管是經理人、領導者,或者是自我成長方面,我們從哪邊獲得反饋,以及反饋的品質將決定自身的成長速率。

怎麼擁有好的回饋,《好好學習》或《與時間做朋友》中都提到一個簡單的方式,那就是透過寫日記來做自我反饋。

這種寫日記並不是寫說我今天做了什麼,感覺怎麼樣,而是更有系統的去思考,假設今天這件事情用另一種角度去看事情,會不會有另一種解決方是,以及當我們認知到情緒的出現時,開始思考,究竟是什麼點讓我這樣,找出最根本的原因。這種方式的自我反饋,一開始會難,但隨著時間不斷撰寫,就會開始擁有獨立思考的能力,例如,當碰到一件事情時,從時間緊急性以及各種層面的可能性來找出最合適解決方案。

就如同八十二十法則,人一生的成就,其實就在於那少數幾個選擇上。只是,當我們碰到的時候,是否擁有足夠的心智來面對這些選擇。


2017年3月20日 星期一

244【思維認知】如何管理自己的情緒精力


吳淡如在《不生氣的技術》,有提到一個概念,就是說不讓自己輕易地陷入到某種負面情緒中並非是某些人天生的本能,而是一種刻意的選擇和自我掌控的能力。

可以說,一個人的情緒,如果容易受到外界的影響,你覺得好還是不好?情緒本身沒有對錯,真正重要的是,當面對這些情緒撲面而來的時候,我們是用什麼樣的心態來面對,也許一時的情緒失控,可能導致我們誤會了對方。

最近在網路上看到一則故事是這麼敘述。大明下班回家已經疲憊不堪,他只想吃口熱飯趕緊睡覺。但5歲的兒子小明怯生生地走過來問他:

「爸爸,你工作一小時賺多少錢?」

大明強壓住不高興:「你問這個幹什麼?快去玩吧。」

小明堅持說「我就是想知道嗎!」

「好吧,我一小時只能賺30元。」

「爸爸,那你能借我10元錢嗎?」

大明有點煩躁,他讓小明趕緊自己玩玩就洗澡睡覺了,不要在纏爸爸了,他很累,想休息一會。小明一臉無奈的回到自己房間去了。

過了一會,大明覺得自己對兒子的態度有點過頭,於是趕緊拿了10元錢給兒子。

小明很開心地接過錢,從自己的被子下面拿出一疊皺巴巴的零鈔。

大明一下子生氣的發火了,責備的問說:「你不是有錢嗎,幹嘛還要錢?」

「剛才…….我還差10塊錢,爸爸」,小男孩怯生生地回答:「這裡有30塊錢,爸爸,我可以買你一個小時,你陪我玩好嗎?」

有時,時間珍貴,但對於正在快速成長的孩子們來說,時間何嘗不珍貴?

而對於愈小的孩子,需要你的關注和陪伴就愈多,所有試圖期望等到孩子長大一點再多陪伴孩子的我們,所陪伴孩子最珍貴的時光已經一去不復返。

從另一方面來看,我們自己的情商,最終的意義在於有技巧地管控情感,不受其控制,以保持積極正面的精力,並最終為全情投入服務。

積極的情感能夠為我們的經歷提供動力,我們能夠更自信,更有自我控制力,更好的人際溝通,更好地理解他人而消極的情感則相反,代價高且效率低。

所以,為了發揮出最佳的精力水平,我們必須學會去調動出積極、愉悅的情感,並學習面對和處理因為威脅或缺乏而滋生恐懼、沮喪,悲傷和憤怒的負面情緒。

要管理好我們的情緒精力,不讓負面情感和情緒在無形中消耗我們寶貴的精力,這裡有幾條實際的建議。


情緒 管理 思維 認知
共計 2,869字| 閱讀時間 4分鐘


01從小事開始,保持清醒


我們的負面情緒狀態幾乎無處不在 - 一句咒罵的言語,一個發洩憤怒的動作,一個抱怨的思維角度。

引領我們走向了情緒消耗的惡性循環的從來不是驚天動地的大事件,全都是我們條件反射般,不知不覺間的思維、言語和行為 。

所以,我們能做以及該做的第一件事便是意識到這些小動作的存在,從每一件小事開始,保持清醒,在能及時冷靜的時刻提醒自己冷靜下來。


02力所能及地創造一些小的積極情緒


心理學的研究結果顯示:如果你體驗了一個積極的互動,那麼你腦中一個完全不同的反應會被激活。積極的交流會促進身體產生一種激素,讓你感受到愉悅,增加你的交流協作和信任他人的能力,並且拓寬你的思維與行動。

但是,糟糕的時刻總是大於美好的時刻,我們至少需要三到五個積極的互動才能抵消一個消極互動帶來的影響。

所以,如果你今天陷入了一個負面的情緒狀態中,那麼你至少需要3-5個積極正面的小行為才能讓你的心情恢復到中性狀態。

所以,僅僅只是意識到自己條件反射般的負面情緒製造時刻是不夠的,我們還需要創造一些積極的情緒時候來幫助我們打破負面情緒的循環。

好在,能給我們的日常生活帶來正面能量的東西通常都很普通,只需要我們行動起來就可以做到。

比如,出門前和伴侶進行一次小溫馨的互動,對同事今天的打扮說兩句好聽的話,在天氣好的時候外出散步,和要好的朋友通個話,在她需要的時候送上的關心,這些小小的姿態足以為我們創造抵消負能量或是開啟正面情緒循環的突破口。

所以,不管此刻我們的情緒有多糟糕,我們還是可以有意識地選擇用稍微更積極的態度對待下一場交談。

如果我們這麼做了,有可能我們接下來一整天的的互動都有因此而得到改善。


03讓每一次互動都有意義


積極的人際關係會促進精力的再生。所以維繫好身邊的關係,讓每一次互動都有意義,這種互動帶來的情感能給予我們優質的精力力量。

但對於我們許多人來說,問題並不是在生活中缺乏情感關係,而是對情感關係的有意識投入太少。

如果我們與身邊的人尤其是親密的人之間,關係只是流於表面,你從不去創造一些有質量的相處時間,從不去在意生活中的小確幸和小細節,那麼我們與外界的聯繫只會變得越來越淡薄。

以至於出現雞湯文中的場景「當你拿起電話想要打給別人的時候,翻看了一遍通訊錄卻並不知道要打給誰」。

一段溫馨的親子關係、一段感情濃度更高的戀情、一段更緊密的友情,從來都是小事堆積的細水長流,並不需要電視劇裡那樣聲勢浩大的表演。

所以,花一點心思,去留意身邊的人,而不要只是把精力浪費在條件反射的憤怒上。

我們需要持續地保持自我意識與自我練習,去成為我們自己注意力的主人,讓我們的時間和注意力為自己創造更多具有持續性且正向循環的價值。而不是被情緒牽著鼻子走。



04做你喜歡的事情


《精力管理》裡作者說,在過去的十年中,讓我們去驚訝又失望的事是 -- 大部分人做事幾乎極少擁有喜悅的情緒,也無法從中獲得情感的滋潤。

我們常常問客戶,他們在生活中是否經常有愉悅或者深刻滿足的感覺。最常見的回答是極少。

所以,思考一下,在我們的無限循環的每一個168小時中,我們是否有幾個小時是留給自己的真正喜歡之事的專注時間?我們是否有幾個小時是感受到徹底放鬆的?是否有那麼一兩項能帶給我們十足的滿足感與安全感的活動?

我們往往很容易將注意力放在讓自己不快的負面情緒上,無論是深陷其中還是努力克服和減少它們的影響,卻很少去留意到,一件讓我們感到滿足的事情能為我們創造多少正向的快樂的情緒。

而這樣的「快樂」情緒不僅僅只是抵消負面情緒造成的損耗,它們事實上能增加我們一天精力指數的基數總量。就像鍛煉你的肌肉能提高你的整體新陳答謝總量一樣。

所以,想一想讓你感到快樂的事情究竟有什麼?

無論是唱歌,跳舞,瑜伽,讀書,寫作,跑步,音樂,畫畫,還是其他,撥出一些時間來做你自己喜歡做的事情。然後你會發現,它能給你很多很多的能量。


05保持60%-80%的積極


每當說起我們做點什麼而不做點什麼的時候,總有人物極必反。尤其是關於情緒。搞不好有人就誤以為我們完全不該生氣,每天都要開心。一發現自己條件反射地生氣了之後,就開始責備自己。

其實並不需要如此。

盲目的積極和長期的消極會對我們造成差不多程度的損耗。所以,盡我們的努力保持去保持60%-80%的積極足矣。

因為會感到憤怒悲傷,並在其中不斷掙扎,這才是人類。我們也許永遠無法讓掌控躁動的情緒產生,但是我們可以努力去整理好它們,這便是我們可以且應該去獲得的智慧。


結語


情緒管理中,有一條非常重要的心法,那就是不要被對方的情緒牽著走,因為當對方處在無法以理智的方式面對時,我們所說的都將無法傳遞到對方的理性中樞。

《部落領導學》中計探討到,人類的情緒處在獸性狀態時,就是新皮層的訊息無法與爬蟲腦連結,最終導致訊息無法達到新皮層接受外界理性。

情緒就如同雙面刃,可以是你的阻力來源,也可以是你前進的動力。一切源自於我們用什麼樣的角度來看事情。

2017年1月15日 星期日

196【組織轉型】組織轉型的五種技法


灰姑娘不經歷過華麗的轉型,也就無法在晚宴上與王子碰面。可是,轉型不是一蹴可幾的,而是一步一步踏踏實實地走出與布局而來的。

在所有人都開始說百度已經不如阿里或騰訊時,它已經朝向人工智能的領域開創;當大家都說小米手機的光環不再,已經被後起之秀的Oppo 與 Vivo爭奪調市場。這時小米已經完從原本發展手機轉變成智慧生活的一系列。

單一核心的競爭裡已無法滿足資本市場的競爭,例如在日本有很多老師傅他們擁有一項長達幾百年的手藝,政府為了保留這些古老的手藝,下達政策來實施保護,以免這些傳統消失。換可以角度來看,為什麼需要政府出來保護,因為這些手藝被放在商業市場上沒多久,很快就會被市場所給淘汰。

從個人角度來講,你有什麼樣的專業手藝可以維持你的競爭力,在資本市場的競爭下,唯有透過不同載體不斷發展,維持核心才能有效在市場上不斷維持下去。

這種載體變換可以是產品的更迭,例如蘋果公司從一開始主打電腦、手機再到平板,每一次的轉變,都必須拋下過去成功的面貌,從心在新領域另闢一個市場,才能在過往產品進入衰退期後,能有新的產品繼續提供新的營收。

面對企業的業務轉型、產品轉型,怎麼提高成功率?就必須找到提高轉化概率的新方法。


組織 轉型 升級
共 1,746字 | 閱讀時間 2 分鐘

在互聯網時代,沒有企業絕對的安全,市場和環境每天都在變化,轉型也就成了“新常態”。但殘酷的是,只有極少數公司能夠成功轉型,大約有75%的企業轉型都以失敗告終。那麼企業到底該如何提高轉型成功的概率呢?

接下來為大家介紹企業在轉型升級中的五種方法


第一是成立獨立小機構


之所以要成立獨立小機構,是因為很多案例已經證明,在原有機構中做轉型是不現實的。比如諾基亞把“智能手機”和“功能手機”合在一起做,最後把自己搞死了。

企業應該讓處在兩個不同價值網的產品團隊各自獨立發展。當然,獨立小機構不僅僅是獨立的公司,像是內部創業、獨立的事業部、對外投資這些方法,也是獨立小機構的形式。他們除了各自擁有獨立的資源、流程之外,更重要的是,有獨立的決策能力。

第二是讓內部小團隊自相殘殺


舉例,從步步高拆分出來的兩家公司OPPO和VIVO,雖然有著血緣關係,但今天卻是中國手機市場上競爭最激烈的對手。兩家的目標客戶都是二三線城市的女性精英;做的都是中高端手機;營銷方式都是大打廣告。結果呢? 2016年第一季度手機市場中國品牌裡,兩家排名一個排第二,一個排第三。

第三是進行內部賽馬


和第二點不太一樣的是,這裡的“內部賽馬”,是指有一兩個團隊同時開發同一個項目。以騰訊旗下的微信為例。騰訊那個時候有三個團隊在同時開發即時通訊工具,有一個團隊在成都,張小龍團隊的微信只比那個團隊的產品早一個月上線。馬化騰說,在面對創新問題上,他的經驗是要允許適度浪費。就是在資源允許的前提下,有一兩個團隊同時開發同一個項目也可以的。


第四是進行外部投資和併購


這樣做有什麼好處呢?一是相當於派出了偵察兵,投一點錢,讓這個外部團隊幫你探索路是否可行;二是把自己內部做不好的東西,輸出給外部團隊去做;第三,是建立生態系統。

2013年之後,騰訊開始把部分業務一個一個開放出去。首先把旗下搜索業務給了搜狗;2014年向大眾點評投資;京東上市之前又投資成為京東第一大股東,佈局電商。等到了2015年,馬化騰總結出了一句話:當你用生態思維去合作的時候,結果往往是事半功倍。

第五是反一致性


通常一家公司的基因很難改變,但在過去幾年,有三個非常漂亮的反基因的案例,取得了成功。一個是電商基因的阿里做出的即時通訊工具釘釘,很漂亮,和微信競爭;另外一個是社交基因的騰訊做出的微信支付,和支付寶展開競爭;最後一個是華為和小米,它們的手機,現在正在直接和蘋果、三星競爭。

由此可見,轉型雖然困難,但還是有成功的辦法,比如成立獨立的小機構、增加內部競爭的態勢、把雞蛋放在不同的籃子裡,把非核心業務分出去給更專業的外部團隊,等等。這樣,不僅可以發揮長處,讓優勢業務更有優勢,還可以用專業的外腦,補足自己木桶上最短的那一塊板。


結語


失敗很容易讓人走出,但是,成功反而會讓我們困在其中,因為對過去的依戀,而走不出成功的監牢。

所以,企業轉型的第一克服關鍵,那就是要能夠放下過去的成功,因為能讓你成功的事物,也可能是讓你邁向失敗的可能。唯有不斷的轉變、嘗試,才能從這枷鎖的牢籠中脫困。


2016年12月1日 星期四

154【領導力發展】領導發展在各階段的關鍵意識與認知


社會階層的差異,源自於個人認知的價值觀以及所擁有的概念。
當社會階層無法流動時,人們就只能停留在該階層的認知模式上;相對於階層可以流動時,能夠使人進入到高階層或流量低階的也只有認知模式。

芭芭拉在《我在底層的生活》中提到一個故事說,有一位在餐廳工作的女員工,她把每天賺到的錢用一大部分來付在旅店,並以此為長期的生活型態。這時作者芭芭拉就問她:「為什麼不去租房子,就可以省下每天再到旅店住的錢?」,這時這位女員工說:「如果我把錢拿去租一間房子,那我就沒有錢可以用了。」

從這經驗中讓作者理解到,底層人並不是沒有能力往上爬,真正困住他們的是他們的思維模式所導致。

同樣回到我們的身活來看,怎麼知道對方是頂層菁英的思維,還是底層人的思維,就是這個人具備多少種的概念與價值觀。如果單以時間的維度來看,就是放長時間的軸線,一種人只知道當下,而另一種人卻能看到未來。

但是,最大的障礙還是來自於個人的思維模式,是否限制住你發展的可能。就如同盧梭所說的「人是生而自由,但卻無往不在枷鎖之中」。這個枷鎖就是我們擁有多少的認知所產生的行為結果。

其實,當你理解社會階層差異的核心時,你就會知道哪些人的行為是在邁向頂層,那些人正在邁向底層。

認知的差異對於團隊領導者來說也是同等重要,在不同階段的領導者,所需具備的認知將有所不同,如果不能理解其中的差異,那麼即使做到的領導階層,遲早會被自己的領導認知所框住,從而使組織因為領導者而拖垮。

THE Leadership Pipeline
領導 階段 發展
認知 管理 目標
共計 3,363字 | 建議閱讀時間 12 分鐘


在大公司,從員工成長為首席執行官,需要經歷六個領導力發展階段。每一個階段都是一個重大的轉折。

為了幫助領導者理解每一個階段所需要的領導技能、時間管理和工作理念,同時,幫助他們熟悉領導工作的特點,一旦掌握了每個階段的要求和面臨的挑戰,領導者就能更好地適應領導力發展的要求,加速自己的成長。

同時我們必須提出一個問題,那就是為什麼從團隊成員到團隊領導者不是一個轉折點階段。

第一,通常這是第一階段的部分,從管理自我到管理他人。第二,團隊領導者常常在人員選擇和獎勵上不像一經理那樣有決定權。第三,團隊領導者的工作重點通常是技術或專業問題,而不包括其他管理職能。

每家公司都有自己的特性,可能包含不同領導力階段。但是,在領導梯隊模型的六個階段中,針對領導者成長的過程加以定義與解釋。



01第一階段:從管理自我到管理他人

在領導力發展的第一階段,應該學習的技能包括工作計畫、知人善任、分配工作、激勵員工、教練輔導和績效評估。

一線經理需要學會如何管理他們的時間,使他們不僅能夠完成自己的工作,同時還能夠幫助其他人完成工作。

這階段最大的挑戰來自於工作理念的轉變。具體而言,他們必須學會如何管理而不僅僅是擔任這個職務。

他們必須堅信,把時間用於幫助他人、制定計畫、教練輔導和類似的工作,是他們的職責,而且他們必須把通過他人完成任務作為自己取得成功的關鍵。



02第二階段:從管理他人到管理經理人員

相對第一階段,領導力發展的第二階段經常被忽略。儘管它是構成一個公司管理基礎的重要基石,選拔和培養了公司未來所有的領導者,但很少有公司在領導梯隊體系中做好。

第二階段是純粹的管理工作,他們必須掌握的關鍵技能包括選拔人才擔任一線經理,分配管理工作,評估部屬經理以及教練輔導。同時,他們必須學會超越部門利益考慮全局性戰略問題,並積極地給予支持。

在第二階段,經理人如果只重視個人貢獻和部門工作,而忽略對其他部門和公司整體的貢獻,那麼他們的角色轉變將非常困難。

由於一線經理難以獲得足夠的管理培訓,故而教練輔導對他們非常重要。他們將會依賴領導對他們的切身指導。



03第三階段:管理經理人員到管理職能部門

這時需要跨越兩個層級與員工溝通,因此需要培養新的溝通技巧。此外,他們還必須管理自身專業以外的其他工作,這就意味著他們必須懂得專業以外的工作,而且還必須評估它的價值。

所以,他們必須具備兩項新的技能:一方面是與其他部門團結協作,另一方面是基於工作的需要與其他部門爭奪資源。與此同時,他們還必須擅長制定戰略。

領導力發展的第三階段要求管理者更加成熟。一方面,成熟意味著他們的思考和行動像事業部副總經理,而不是部門總監。另一方面,也要求他們有開闊的、長期的展略眼光,並且也要有前瞻性、準確的戰略考慮,這常常給他們帶來巨大的挑戰。

在這管理層級,他們的領導能力主要體現在制定職能戰略,以確保業務領先競爭對手,或者開拓新的管道來實現部門最大價值。並創造出持續發展的競爭優勢。


04第四階段:從管理職能部門到事業部總經理

這個領導階段通常帶給管理者最大滿足感,同時也最具挑戰性,這廂工作對公司至關重要。

具有領導天賦的領導者常常感到如魚得水。他們清楚知道自己管理工作與市場結果之間的關係。同時,這也是一個職業的巨大跨越,主要體現在領導技能、時間管理和工作理念的不同。

在新職位上,有更多新的、不熟悉的工作,以及從未接觸過的新領域,也承擔著前所未有的責任。不僅需要考量個不同部門的利益點,更具挑戰性的是如何兼顧長遠目標與短期目標,已取得恰當的平衡點。

同時兼顧未來3-5年目標的實現。這種平衡持續困擾、考驗著我們,並要求他們投入更多時間思考,並成為善於思考的領導只。


05第五階段:從事業部總經理到集團高管

這階段要求領導者在四項關鍵技能方面進一步提升。

第一項技能是集團高管必須擅長評估資金調動和人員配置的戰略規劃。這是一項複雜的商業技能,包括學會正確的提問,有效地分析數據,以及公司的角度取理解那些戰略規畫最有成功可能,最應該得到支持。

第二項技能是培養事業部總經理。它需要清楚那些事業部副總經理的能力最適合擔任事業總經理,並提升自己的教練輔導能力。

第三技能是評估業務的組合投資策略。這與事業部的戰略有很大不同。他第一次需要問以下幾個問題:

  • 我們有合適的業務群嗎?
  • 為確保當前和未來盈利,需要增加什麼業務?
  • 削減哪項業務?
  • 調整哪項業務?


第四項技能是集團高管必須精於評估自己的核心能力,採取冷靜客觀的態度,評估手中的資源,基於分析和經驗做出判斷,而不是盲目樂觀。

這個階段,領導技能獲得全面的發展。必須要處理多項業務帶來的複雜性,考慮社區、行業、政府和各種禮儀活動。他們必須做出重大決策承擔更大的風險和不確定性。


06第六階段:從集團高管到首席執行官

當公司高層領導出現問題時,就會影響全公司。一位首席執行官,如果沒有完整地經歷所有發展階段,他的工作可能不僅影響直接部屬的工作績效,而且會影響全公司的業績表現。

作為一位組織的最高領導,他必須是一位有著遠大抱負的思想者,同時善於建立公司的運行機制,推動公司實現每個季度的業績目標,並確保公司長期戰略目標的實現。

首席官必須清楚知道,他們的年度業績通常取決於三四個關鍵決策,他們必須把這些決策放在優先位置,並持續以它們為中心開展工作。

從戰略到公司願景的思考,從公司運作到全球業務發展,這些視角轉變看起來不大,實際上卻大相逕庭。

首席執行官必須學會「抓大放小」,聚焦於公司全局性事物,例如,如何更好地構思、開發、生產和銷售客戶真正需要的產品,而不是具體的產品開發細節。

首席執行官領導力出現問題,通常會有兩方面原因:
1.沒有意識到這是一個淤要轉變工作理念的重要階段
2.沒有意識到,培養一個能夠成功實現角色轉型的首席執行官不是一件容易的事情。

對於最關鍵的轉型成敗就取決於意識上,如果沿用過去擔任高管的工作理念、時間管理和工作方法,沒有能夠適應首席執行官的職務需求,他們仍然在管理業務部門,而不是整個公司。


結語


從員工變成領導者,最主要的認知轉變就是,你必須從做事的職責,轉變為指導的角色。換句話說,領導者在不斷成長的過程中,所投入在做事的時間相對變少,另一方面,思考與戰略規劃的時間變長了。

這種角色的變化,不僅體現在你與員工之間的關係,更也是視野與思考的層面將變得大不相同。只有清楚知道在領導各階段所需的認知,才能有效的對應到該職位的職責。

領導力發展的關鍵,就是需要讓每個領導者具備這樣的認知,如果培育領導者的領導者沒有這種認知時,那麼會使整個組織在領導力發展的過程無法被呈現出來。



未來預告|

155【危機管理】組織在面對危機時的狀態與應對
面對訊息快速傳播的時代,對於危機應該擁有什麼樣的思維,以及怎麼預防危機。

2016年8月1日 星期一

91【領導管理】讚美的力量:讚美時的三種認知



讚美是成長中最重要的力量,因為一句話,而有不一樣的結果。
如同孩童在學說話時,假設你想要教小孩說出「請給我一杯水。」並等到他自己完整地說出這句話時才打算給他喝水,那麼小孩很有可能會渴死。

所以你應該先指著水說:「水!水!」然後,小孩也會牙牙學語地模仿你說:「誰!誰!」之後你在跑到他旁邊,給他擁抱並親吻鼓勵。雖然小孩的發音不準,無法正確說出「水」這個字,但我們在這過程中所做的鼓勵將對小孩有著深遠的影響。

同樣的道理,在指導員工的過程中,如果只是一直指出對方的錯,我們所傳遞出來的訊息就無法使員工更進一步成長,也就是說,斥責有其力量但如果沒有相對應的技巧,就容易淪為個人的情緒表現。然而,在讚美中所傳遞的訊息將會使員工知道領導的支持與重視,以及所散發的力量將遠勝於斥責好幾倍。

接下來將講述有關在讚美的過程中,有哪些細節需要注意,如何讓讚美不僅是一句「加油!」「你做的很好!」更重要的是如何打動對方,讓人清楚知道讚美背後更深層的含意。


在員工了解你對他們的期待,以及何謂好的績效表現後,就可以運用讚美來獲得想要的績效。

事實上,讚美不僅是訓練員工最有效的工具之一,期更重要的用意是為了強化某種行為,讓員工朝目標邁進。觀察你的組織,看看是否「有員工做對的事情」。一旦發現,就給予他們一分鐘讚美,並立即明確說出你的感受。

在所有一分鐘經理人的關鍵技巧中,一分鐘讚美所發揮的力量最大。


1
立即明確的讚美

能充分發揮效用的讚美,必須是立即且明確的。儘快告訴你的員工,他們有哪一項做得很好。

如果讚美只是泛泛之論,例如:「很感謝你的努力。」「非常感謝。」「繼續加油。」等,聽起來不僅欠缺誠意,實際上也無法發揮效力。因此不要隨便稱讚他人,反而應該在讚美前找出被值得稱讚的地方。同時,經理人也應該花時間觀察部屬的行為,特別針對他們進步的部分來誇獎,而且這類非正式的互動應在進度檢視會議之外,另外找時間進行。

2
說出你的感受

稱讚員工之後,你還要告訴他們,自己對他們所作所為的感受。說的時候千萬不要像發表大道理一樣,而是應該發自肺腑地說出你的感覺。讚美所耗費的時間不長,但效果卻可以持續很久。

3
大致做就算數

這部分的討論是要提醒大家,對部屬讚美時有一點很重要:不要等到別人將事情完全做對了才讚美他。隨時注意員工的狀況,在員工大約將事情做好時,就給予讚美。若你希望別人完全做對事情,在過程中卻又不注意他們,我們可能擁有無法得到期待中的結果。畢竟,一件事情要完全做對,是由一連串大約做好的片段事情所組成。



挪出時間讚美他人

我們有多長的時間沒有讚美他人了,為什麼我們會把幾年前別人讚美我們的小指留在身邊,可見大多數的人對於讚美個人的話相對重視也是一種自我肯定。

團隊中如果要打破過往的習慣,我們就必須在讚美這件事情上多花費心血。
試著讚美他人,你將能看出別人值得讚美的地方。


2016年7月13日 星期三

88【領導管理】一分鐘經理人:目標設定


在《一分鐘經理人》中提出三項祕訣:一分鐘目標、一分鐘讚美,與一分鐘斥責或糾正。這些技巧只是經理人能參與的工作中的20%,但如果發揮功效,將能達成80%的經理人想要達成的結果,因此這三項祕訣就是合力追求工作績效的核心內容。

1
一分鐘目標設定


有效利用目標設定是達成高效能、高工作滿意度與高自我價值的基礎。事實上,研究顯示,目標設定是最強而有力、最能誘導動機的工具。目標設定不僅能提供目標、挑戰與意義,而且各項目標就如同馬路上的路標,讓具有說服力的願景能活躍起來激勵員工。

因此具體、清楚、且具挑戰性的目標能激發員工投入強大的心力,獲得的成就遠比輕鬆、模糊不清的目標強太多。

在此之前,員工必須具備達成目標所需的知識、技巧與承諾力,這也是情境領導關注的部分。對熱忱的初始者和夢醒的學習者而言,為他們設定學習目標,會比他們設定結果來得重要。

如果在開始設定明確的目標才能帶來良好的績效,那麼要如何得知目前的目標是否明確?要設定明確的目標,人們必須知道自己的責任範圍為何,以及何謂良好的績效表現?

2
責任範圍


如果希望員工能有組織期待的績效表現,那麼組織的首要任務就是明訂責任範圍。 一般來說,如果詢問員工與主管同一個問題:「員工的職責是什麼?」雙方答案往往南轅北轍,如果在組織進一步要求他們將各自的工作責任依重要程度排序,得到的結果必然是不同的,也因此員工常常不知道該怎麼才能符合組織要求,或是在瞎忙一場後,還是落到被懲處的境地。

所有造成組織生產力無法提升的最大障礙之一,就是組織並未向員工明確說明組織的期待與責任。有時候員工根本不明瞭自己在某項特定活動中應該扮演的角色。


3
績效評定標準


員工必須知道何謂優良的績效,而績效評定標準正好可以提供相關資訊,幫助主管與直屬員工清楚監督績效進度。為了瞭解組織是否清楚績效評定的標準,我們可以試著諮詢員工:「你覺得自己的表現如何?」通常多數人的回答不是「不知道」,就是「應該還可以」。如果員工明確回答:「是的,我表現不錯。」我們就可以接著再問:「為什麼你會這麼認為?」最常出現的回答大概是:「最近老闆沒找我麻煩。」或是:「沒看到批評,應該就是做得不錯吧。」類似的回答反應出一種情況,通常只有在員工犯錯的時候,才會獲得與自己績效有關的回饋,這是很可悲的狀況。

管理者最習以為常的慣性領導風格是:直到火燒屁股才大呼小叫。這樣的管理風格被稱為「海鷗式管理」管理者只有在錯誤出現時才會出現,像海鷗一樣亂叫,責備每個人之後又飛走了。

要改善組織風格避免成為組織中最大的問題,就是必須想盡辦法提升員工的工作動機。


4
目標設定必須清楚


組織內的員工無法興奮地大叫,部分原因就在於,他們並不清楚他人對他們的期待。就如同在打保齡球拾,前方沒有出現任何的保齡球瓶,也就是沒有任何目標的時候,他們便顯得沒什麼活力。沒有保齡球瓶的情況下工作,也就是說,大家都不知道自己的目標。管理者知道他希望員工做什麼,但是為了不打擾或麻煩部屬,他們選擇不找部屬討論,並且以為員工應該知道。然而,在需要清楚的目標設定時,請別以為大家都知道。

5
向目標邁進的過程需要獲得回饋


一旦主管擅自認定員工都知道他們被期待何種作為,主管就會創造第二個在打保齡球時會完全無效的狀況:保齡球瓶放好了,打者也接近發球線了,但卻發現有一張紙隔在跑道上方,當打者把球丟出,滾過紙的下方,也聽到跑道盡頭傳來擊中球瓶的聲音,但卻因為被紙擋住,而不知道到底擊倒多少球瓶。他人詢問他成績如何,他會說:「我不知道,但感覺還蠻不錯的。」

因此,要讓員工往目標邁進,他們需要別人給予他工作表現的意見回饋。

最好的激勵因子,就是針對目標結果給予員工回饋。

6
目標限數


多數研究顯示,設定三至五個目標是處於最佳狀態的員工能同時專注的數目。你可以限制員工專注的目標數目,並設定少數具有高度影響性、能產生最大結果的活動,然後將它們寫下來,並不時以此和員工實際作為與目標進行比較。

通常大家是目標設定是個逃不過的文書作業,所以一旦完成,往往就會束之高閣,所做的仍是自己高興做的事,直到績效考核的時日逼近,晾在一旁許久的目標設定才得以重見天日。然而,一分鐘經理人的哲學卻認為,員工應將目標設定放在隨手可得的地方,以一分鐘的時間隨時瀏覽。

7
目標訂定的細節


多數經理人雖然認同目標設定的重要性,但會花費時間與員工一起設定清楚的工作目標並詳細記錄的經理人卻還是少數。因此更重要的是,你應該為員工設定聰明的目標。接下來的原則將分享如何設定高品質的目標需要包含哪些重要因素。

《明確與可衡量》
當有人說道:「我希望你能改進。」就應該具體說出需要改進的部分,以及優秀的表現應該如何。

具體陳述的必要性,如同一句諺語:「如果你無法測量,你便無法管理。」因此,目標必須是明確、可觀察的,而且是可衡量的。如果有人說:「我的工作就是無法被衡量。」那麼乾脆取消那項工作,看看是否會有任何事情被遺漏。

《激勵性》
員工被要求執行的工作,並非樣樣都非常有趣,但如果工作具有激勵性將會是一大助力。有時候,大家需要知道的是為什麼這份工作很重要,「為什麼」可以說明員工的工作如何與部門所有工作績效及目標相輔相成,甚至包括與不同的單位、部門、組織和顧客相輔相成。

同時,「為什麼」也可以釐清這工作如何支持更高標準的顧客服務。員工需要知道他們的所作所為是與眾不同的,這就是激勵性。


《可達成性》
為了激勵員工,而設定達不到的目標,根本就是錯誤的想法,真正能激發員工動機的是難易度適中,卻仍可以達成的目標。設定太難或太容易達成目標的人,多半是不願意被評斷,或是希望獲得別人信賴的人。設定一個可以幫助他們拓展自己,卻又不至於無法完成的目標。這就是我們所認可的可達成性。

《適切性》
如同先前所提,我們相信80/20法則,認為80%你希望員工達成的績效,來自他們能參與活動的20%。因此,如果這20%活動能為整體績效創造改變,則目標需具有適切性。

《可追蹤性與時間限制性》
身為經理人,你一定希望能讚美員工的進步表現,或糾正員工不適當的行為,為此,你必須能測量並經常計算績效。也就是說,你需要讓紀錄系統來定位,以便隨時追蹤績效表現。此外,你也可以在評量的過程中設定過渡目標,讓你有機會讚賞員工的表現進步。這麼做也算是一種每天的訓練。畢竟,良好的績效必須表現在整個過程中,而非僅在目標終點呈現,目標只是目的地,經理人所要做的與合力追求工作績效想強調的,都是整個過程的管理。



在目標設定的過程中可以總結成三點,首先,是個人責任範圍與組織期待,透過面談過程中達成雙方共識,理解彼此間的責人與雙方期待。

第二,執行過程中的反饋,不管是好是壞,都必須給予回饋,不只是在出錯時,更要讓員工知道我哪裡做得好以及哪裡可以再進一步改善。並檢視與目標方向是否一致。

第三,目標設定細節,目標設定中包含了許多細節,如可否衡量、時效性與激勵性等,幫助員工理解自己為何而做,以及執行的成果到哪個層級。讓執行過程中可以有更清楚的反饋依據與調整的方向。

另外,在指導方面,更如同在情境領導模型中所提及的,須依據個員工在不同任務與階段改與相對應的領導風格,其中更需要知道員工所擁有的知識、技巧與經驗,並以此來為員工訂定個人發展目標,也就是說,設定目標的同時,不僅是達成組織任務,也是在達成個人職涯的目標所努力。

2016年7月4日 星期一

85【領導管理】績效回饋:一對一面談的4大步驟




當個人績效出現衰退的過程中,主要原因會有兩者,其一,因為工作機能的轉變,以現有能力無法勝任;其二,就是對工作已喪失動機或信心。

針對這兩點,我們再進一步深入釐清,當出現這樣的狀況時,該如何解決?我們就可以發現原因在於領導者的領導風格,對於當下員工所需的領導風格產生差異,就如同不是受到太多的監督、缺乏認可或提供回饋,以及績效期待並未明確告知等。

從上述績效衰退的原因中延伸至問題點,到領導風格的配合,來做發展就是在一對一面談的過程中,如何幫助員工與領導者之間達成共識,清楚知道彼此的期望是什麼?在面談過程中就需要通盤審視後,針對喪失承諾力的部分來做聚焦。

接著,透過會議面談,清楚知道績效問題在達到雙方共同的承諾與共識,最後執行共同績效目標與期望和相關問題的面對。

在一對一領導的過程中,領導者要理解,什麼才是員工所重視及在乎的,最怕的就是領導者只用自己主觀的想法來引導,而缺乏員工真正在乎與想要的。

所以,面談中一定要先讓彼此想法都講述出來,並再次確認雙放對彼此的看法是否一致,然後再由績效問題點來做解決與改善,並明確引導各項的指標與期望,才能讓績效衰退的問題點有突破的方式。

步驟一:做好準備


所謂準備,是指選擇一項你相信雙方有可能共同處理、且相當明確的績效或行為。不要認為所有事情可以混雜在一起,同時處理完成。你可以從一個大問題的某部分開始著手,但必須確保一切在可管理的範圍內。

在確定你想聚焦的績效或行為點後,就可以開始蒐集資料,協助說明你對這個績效或行為的看法,證明問題的確存在。例如,績效降低需有量化數據佐證,如果是行為的不當,就只能提出你親眼觀察到的情況。除了是設定任何假設外,也別將別人的觀感作為評價績效或行為的指標,否則,這些資料必定會招致當事人的辯解,反而會徒增困擾。此外,如果可能的話,請盡量使用最近的資訊。

接下來要釐清的是,你或組織能為喪失承諾力這件事做出什麼貢獻。這必須要誠實以對,因為只有坦白才是解決問題最重要的一步。

另一方面,自問自答的過程決定你在處境中扮演的角色相當有益。例如,你對績效的期待相當清楚嗎?你曾和其他人討論這位員工的績效或行為表現嗎?員更知道所謂良好的工作表現應該是如何嗎?績效評估過程有無受其他因素影響?領導風格是否合適?你曾針對員工的績效表現給予回饋嗎?公司政策是否支持你想要的績效表現?

做完以上的準備,你就可以跨出第二步。


步驟二:排定會議


說明會議目的,設定基本規則,以確保雙方都能卸下防衛,傾聽對方。正因為出現績效或行為上的問題,所以喪失承諾的人一遇到別人質疑,便會激烈爭辯或自我防衛。

設定好的基本形勢規則後,你應該開始了解雙方對績效問題的立場與觀點。同時確定你的意見有被聽進去,這是降低對方防衛的好方法,讓大家能順利往解決方向移動。


步驟三:建立雙方對績效問題與起因的共識

接下來要釐清,雙方在績效的問題與起因,究竟在哪些部分看法相同,那些部分看法分歧。此外,身為主管,你還必須找出彼此共同理解的部分,才能往雙方認可的問題解決方法邁進。

在許多衝突情境中,要雙方在每件事情上都達成共識是不可能的,所以,在兩者間求大同、存小異是很重要的任務。如果還是做不到,就應該在事情進行過程中隨時修正,並重申自己的立場,看看能否因此促進雙方達成共識。

當你覺得事情能夠繼續進行時,不妨詢問對方:「你願意繼續和我一起解決這個問題嗎?」

如果你還是無法獲得對方的承諾繼續進行,就需要轉換為指導型領導風格,也就是你要設立清楚地績效期待,訂定達成績效的明確時間表,績效標準必須相當具體明確,並提出追蹤進度的時間表。此外,你還必須說明未達到績效目標的結果與處理方法。這個動作是萬不得已的殺手鐧,或許可以解決績效問題,卻還是無法有效解決承諾力的問題。

如果你或組織也是造成問題的部分因素,那麼按部就班地自我糾正也是很重要的工作,你的任何作為如果會影響到績效表現,都應該清楚說明並解決。有時候,你可能完全無法控制組織的作業或表現,但至少你要承認組織對這件事情的影響,如此才能釋放負面力量,重新獲得大家對組織的認同。


步驟四:合力追求工作績效


現在,你和部屬需要為合力追求工作績效而召開會議,共同討論並決定採用何種領導風格,好讓你提供工作所需的指引或監督。你需要設定目標,建立行動計畫,並擬定召開進度審查會議的時程。這是非常關鍵與重要的一步。

解決喪失承諾力的問題需借助複雜純熟的人際關係與績效管理技巧,不過,第一次將這些技巧運用在上述對話時,結果或許並不如你想像中的有效。如果你滿懷良善信念主導上述的對話,還可能彌補因人際關係技巧不夠完善所造成的影響,


在面談結束後,領導者要針對員工改善的過程給予肯定與支持,並在員工成長的過程中,依據不同能力與承諾程度來做相對應的領導風格轉變,讓員工在執行時,能清楚知道現在的方式與成果和標準的差距在哪,以及哪邊可以改善更好的地方。換句話說,績效衰退會是團隊裡的問題,但是這問題是有辦法解決,關鍵就在於領導者對於團隊中每個人的用心與支持。是否能在員工不知道的地方給予指示,並明確引導方向,透過個人能裡來解決問題,以達到績效的回饋。

2016年6月29日 星期三

83【人力資源】績效價值:KPI活化三關鍵



運營企業的過程常會以KPI作為評核的其中指標,可是很多人都說,KPI是萬惡的,是落伍的。

但是一套制度的會延續就有其價值,也就是說KPI仍然是必要的。只不過公司在用它說話的時候,經常會遇到一些陷阱,只要我們能避開這些陷阱,它仍然是個好用的工具。

為什麼說KPI仍然是必要的呢?很多人都說,它限制了員工的積極性,還會讓業務扭曲,應該取消。但其實,就目前而言,KPI仍然是約束那些不積極員工的有效工具。

拿產品運營舉個例子,運營本身是個典型的目標驅動和結果導向的職位。做運營的人最怕的就是迷茫,忙了半天,結果不知道做的工作有什麼意義。

這個時候,如果回頭看看團隊設定的KPI是什麼,想想自己的工作對這個目標的達成有什麼作用,自然就不會迷茫了。

再比如,其實我們的每個產品也是在給用戶制定KPI。就是說,我們希望用戶完成什麼樣的行為,然後才能獲得我們的反饋和獎勵。如果目標制定得合理,用戶和員工一樣,肯定很樂意完成我們的期望行為,然後拿到一些物質或者精神獎勵。

那麼,設定KPI時有哪些陷阱呢?有這麼三個。

第一,提到KPI就單純地看數字,像我們常聽的一句話就是「數據是永遠不會說謊的」。但其實數字是死的,人是活的。一個數據給不同的人分析,結果就會不一樣。比如,我們在社群裡的一篇文章要達到10萬人的閱讀量,為了達到這個目標,很多內容運營人員就不斷地寫文章,或者寫雞湯做標題。

但是,這樣的方式不管是對公司的品牌,還是對內容價值都沒有太大的幫助。同樣的道理,很多企業喜歡在自己社群都發文,為什麼?因為這樣文章最容易被轉發和評論,KPI一下就完成了,但你說這對企業有什麼幫助呢?

第二,設定KPI時,只看短期見效快不快,卻損害了產品的長期發展。像是百度貼吧的商業化,本來作為一款社區產品,商業化的方式有很多,但都需要各方面的投入,所以為了盡快完成KPI,賣貼吧就成了最簡單的一種變現方式。但前段時間大家也看到了,魏則西事件被人們不斷抨擊,讓百度每年投入數十億打造出的品牌形像一落千丈。

第三,KPI的設定不符合團隊的整體利益,導致團隊之間各自為政。例如,有的公司在設計師的考核標準裡,有一條是創新性。所以設計師就在產品端做了大量的交互創新,改掉了同行業產品裡默認的一些習慣。

但是創新這個東西有很大的風險,一旦用戶不接受,造成了潛在流失,所有的風險都要產品經理去承擔。所以,產品經理一般不會同意這些創新,這就造成了雙方的衝突。




這三點就是設定KPI時常見的三個陷阱,然後我們來看看,該怎麼避開這些陷阱呢?

第一,設置考核標準的人必須是真正懂業務的人。如果公司設定的KPI太奇怪,那設定標準的人一定不懂業務。例如有的老闆會說「我們也做個社群網站」,或者「我們也做粉絲經濟,先做個一百萬的粉絲」。我們要知道,一個好的考核標準必須要按照業務邏輯來,每個數字指標的背後,都要有完整的邏輯去支撐,可不是拍腦袋拍出來的。

第二,實現KPI的過程裡,要有過程監督和控制。拿用戶運營舉個例子,讓產品的用戶數字增長很容易,但想讓背後的留存率和活躍指數增長可就很難了。如果留存率很低,或者用戶的質量太差,和我們產品的目標用戶不相符,那即使獲得用戶的成本再低、量再大都沒什麼用。

第三,設定的KPI一定要讓團隊之間的分工明確,但利益又是相互捆綁的。我們要記住,一個完整的項目是由產品、運營和技術三個方面共同推進的,在這個過程裡,明確的分工能激發不同員工的積極性。但是為了防止小團隊的利益損害了整體的利益,KPI必須將各個職能通過一個共同的目標聯繫起來。否則就會出現上面的案例中,產品經理和設計師之間的矛盾。


2016年6月13日 星期一

77【領導管理】績效衰退:喪失承諾的對策



面對績效衰退的過程,領導者與部屬間的合作模式中,需要適時因應不同的情況來做調整。這就是在情境領導模型中,沒有一條鐵軌可以讓人從指導型直達授權型,因為速度太快容易發生事故,導致乘客受傷。因此領導者必須注意不能任意跳過其中任一階段,只有待在同一軌道,每站停靠,才能訓練部屬,讓他們漸漸在不必在你監督的情況下,仍有良好的表現。

就如同老子所說的:「功成事遂,百姓皆謂「我自然」。就是指,最好的領導者是在事情成功後,讓人民說:「事情是我們自己完成的。」

然而,這過程中出現的衰退前,要先了解面對這情況我們有那些處理方式,要從事前的理解,或是當下的面對,還是從領導關係中來調整。不同的方式都會有不同的影響效果。當下更應該回歸改善時,我們要如何達到雙方共識的合作方法,以求得精進後的效益。


1
績效衰退


人們多半知道自己該做或不該做的事情:績效的改變多半出現在工作轉變,或是工作所需的技能轉變時,不然就是人們對工作已經喪失承諾。

喪失承諾中,特別是動機或信心的降低,是管理者經常面臨的最大挑戰。

喪失承諾的員工多半沒有獲得符合他們所需的領導風格:不是受到過多的監督,就是監督不足。引發承諾力喪失的原因還包括缺乏他人提供回饋、缺乏認可、未被賦予、不公平的衡量標準、常被指責或咆哮、承諾遭到背棄、工作過於繁重,或壓力不堪負荷等。

通常在講述「處理績效問題」的文獻或訓練課程,焦點都方在第一線領導者身上,並假設第一線員工是問題所在。「處理績效問題」的字面意義暗指有問題的人本身就是問題,所以強調的重點往往是員工那些無法令人接受的績效或行為、證明績效的文件、發展解決問題的組織策略、員工諮詢等。

然而,責怪受害者的方法是一種雙輸策略,會使喪失承諾力的情況變本加厲,除非無計可施,否則不適合採用。如果領導者或組織本身也是引起問題的原因,他們的角色也應該重新被檢討,以作為解決方案的一部分。

2
責怪並非最佳策略


承諾力喪失是高度牽涉情緒的問題,所以處理起來相當棘手。良好的人際關係需要複雜的技巧,而且為了有效處理問題,還得有不將自我意識涉入問題的能力。如果你不願承擔自己或組織在問題中扮演的角色或應該負的責任,問題將很難解決。

3
喪失承諾力的處理方式


喪失承諾力的情況常發生在員工的表現或行為與領導者的期待出現落差之際,主因有兩種:有時候員工之前完成的績效能力或平時態度很好,但現在卻出現負面行為,或績效下降的情況;有時則是員工不願學習增進績效或行為的知識與技巧。

通常在處理喪失承諾力的對策包含有:
●照常運作與應對。
●及早了解問題所在
●以支持型的領導風格應對

第一個方式會讓你繼續得到原有的反應:憤怒與沮喪持續升高,且找不出任何辦法解決。

最有效的方式多半是第二項:及早了解問題所在,也就是在問題失控與惡化前,第一時間就觀察到問題。對你或你的部屬而言,早期察覺有助於找出問題原因,並加以解決。

沿著領導風格曲線來看,如果績效表現進步,則相對應的點就會前移,顯示需要更改領導風格;同樣地,如果績效表現退步,則相對應的點會向後移,警告我們的領導風格需要轉變。

當授權給予部屬的績效出現衰退現象,為了知道原因,你可以改變領導風格,從授權型領導轉為支持型領導,給予更多聆聽,才能獲得相關資訊。不過,如果雙方都認為不屬情況尚佳,績效表現能回歸水準,則主管就可以回歸授權型領導。相反地,如果雙方都認為不屬的狀況需要主管付出心力關照,那麼你甚至應該回歸教練型領導,就近給予更多監督。一般而言,很少會出現需要把領導風格倒轉回最原點的狀況,也就是很少會出現從授權型領導回歸指導型領導。

如果喪失承諾力的情況已經持續一段時間,那麼主管可能必須有所警覺,以支持型領導風格應對。一些缺乏耐性的主管可能乾脆撇開領導曲線不管,直接調回指導型領導風格,但是這樣做並不恰當。

為了解決這樣的問題,必須情事前的準備與目標設定再到雙方的共識,才能達到合力追求績效的目的。


2016年6月6日 星期一

73【領導管理】領導力的最高境界:績效管理三部曲



在有效的績效管理的系統中大致可分為三類:計畫、訓練與檢核。最常有的誤區,認為只要最初目標設定好後等到結束時再來檢視就好,這不僅會導致團隊無法進步,也無法準確達標。這也就是領導者常會忽略自身的責任。

有效領導者在計畫階段,會共同與部屬討論所要達成的目標,接著規劃出達標得系敘述,以及相關步驟行為,還有檢核的時間點。讓計畫階段時雙方都有一致的共識。

另一方面,對於部屬來說,有兩點最為重要,首先,清楚知道自己的職權範圍能做什麼;接著就是明確的期望,了解我們的衡量標準。

在雙方設定完計畫目標後,領導者將與部屬達成另一項共識,那就是來到診斷與配對的階段,透過部屬對專案的認知與能力,來做情境領導的協助與配對。

這一循環的過程中,我們可以發現到,領導者不只是在計畫與檢核出現,而是能在部屬處於不同的情境下給予所需的領導情境。其中我們要能給予部屬明確方向、期望指標、如何達成以及檢核的時間。

從上述關係中我們可以在更上一層看領導力,而要達到領導力的最高境界,就是建立主管與部屬之間相互信任、共同為目標打拼的夥伴關係。一旦進入這種境界,領導者與跟隨者將有機會彼此相互影響,領導力將會在這兩者間反覆地出現。

合力追求工作績效是第三項完成有效情境領導的重點,並可提供領導者創造並肩作戰領導關係的技巧;同時,也是提升主管與部屬間對話質與量的過程。

1
建立有效的績效管理系統

有效的績效管理系統包含三部分:第一部分是績效計劃。當大家了解組織願景與目標之後,部屬就可以評估自己應投入績效計畫的目標項目。

有效的績效管理第二部分就是績效訓練。這時候因為金字塔組織已經上下翻轉,每日例行事務構成組織基礎,領導者的工作就是盡全力協助部屬達成目標,力行僕人領導。管理者在這個階段是為部屬而工作,讚賞他們的進步,並調整不適當的目標。

有效管理的最後一部分就是績效考核,主管與員工一起檢視這段時間的員工工作績效。

現在我們回顧這三個階段,組織花費最多時間處理的是這三部分哪一項?答案就是在績效考核。

通常績效訓練是大家花費最少時間經營的項目,但卻是最重要的一項,因為主管在績效訓練的過程中所給予的回饋,包括讚美、調整不適宜的行為等,都是每天會發生的事情。直接指導部屬是最有效的教育訓練。如果看到他們做了正確的事,你就可以直接給他們「做得好」的評價;但如果他們做錯事了,你可不必把回饋留到績效考核時再提。相反地,你應該說:「這不是正確的答案,你覺得正確答案是什麼?」換句話說,你應該再次直接詢問他們。

最後在績效考核的時候,每個人應該在年初時就知道當年的考試是什麼,然後傾全年的力量獲得必要協助,在各項目標上獲得高分。

領導者所要提供員工所需的方向、支持與鼓勵,並善待他們,幫助大家達到最佳表現。如果你幫助員工在各項順利取得高分,績效管理系統自然會發揮作用,而員工表現必定會好到讓顧客感到驚喜。

2
建立搭檔關係與績效管理系統

績效管理系統第一部分:績效計畫
合力追求工作績效的策略行動計畫中,在前三項分別為目標設定、診斷與配對,這就是績效計畫的一部分。

目標設定適合力追求工作績效的第一個關鍵,因為所有優秀績效都從清楚的目標開始。我們必須確保大家都了解兩件事:一、知道自己被賦予的工作是什麼,也就是工作的責任範圍。二、優秀績效的定義是什麼,也就是衡量績效的標準。

在合力追求工作績效中,目標設定運作最佳的狀態,是主管與直屬部屬坐在會議室中一起發想,並逐一檢視設定的關鍵目標對部屬是否恰當。唯有雙方共同分享彼此建議的目標,才比較容易達成共識。如果部屬是新手或欠缺相關經驗,和難達成共識,這時候主管就應該主動帶頭設定目標;然而,如果部屬的經驗豐富,則目標設定的過程應共同參與。

一旦完成目標設定,對評估績效的標準也達成共識後,合力追求績效及進入第二及第三步驟—診斷與配對。

首先,我們要先詢問幾個問題與能力有關。例如,領導者也許可以捫心自問:「達成這項任務績效的技巧有四項,而這位同仁在這些技巧上的表現程度如何?」同時,部屬也必須以同樣問題詢問自己。另一個問題則在於關注在:「同仁知道如何達成這項任務嗎?」

接著,與承諾力有關的問題焦點,則是部屬對這個領域工作的興奮程度。領導者必須自問:「這項工作能激發同仁的工作動機嗎?」或者部屬也可以自問:「我對這份工作的熱情有多少?」

完成診斷工作後,雙方要一起決定由誰先說出診斷結果。如果是部屬先說,則主管應認真傾聽,並在輪到主管說出自己的診斷前,複述他所聽到的部屬診斷,以確定雙方的陳述與聽見的結果一致。


完成診斷程序之後,雙方應就彼此意見的相似點與歧異點進行討論,試圖達成共識。如果彼此對部屬在工作上的發展程度還無法達成共識,那麼誰的意見才具有最終決定性?

答案就是部屬。

因為主管的工作並不是在歧見上與部屬爭執,反而應該詢問部屬:「你能說出一、兩個實例,證明你對發展階段的診斷正確無誤,但我的診斷錯誤嗎?」這種詢問方式可以獲得部屬的信任。即便無法達成共識,主管的任務還是以輔助部屬為主。我們發現,許多人為了證明自己是正確的,工作反而會比之前更認真賣力。

另一方面,如果清楚發展階段,則雙方即可展開領導風格的選擇,也就是進入全力追求工作績效的第三個階段:配對。

做好配對,就可以確保主管提供的領導風格符合部屬真正所需,幫助他們完成任務,並增強承諾力。

對領導者而言,這是讓他們「使用被允許的領導風格」的機會。

使用「被允許」的領導風格有兩個目的:一、這個步驟可確認建議的領導風格符合部屬所需,讓配對更明確清晰;二、這個舉動可確認部屬「買單」,認可這種領導風格,並增加承諾力。


決定適合的領導風格後,領導者仍須提出工作方向。提出工作方向是指建立清楚的期待指績效、創造具體的行動計劃、擬定檢視進度的程序,並對部屬能完成績效計劃表示信心。

3
績效管理系統的第二部分:績效訓練

一旦決定領導風格後,進度審查會議的次數、頻率與方式也會隨之確定,接下來就要以進度審查會議開啟績效訓練的第一扇窗,會議中,主管可以稱讚部屬的進展,或修正部屬努力的方向。

如果你想節省時間,避免悲劇發生,最好的方式還是要定時間,舉行進度審查會議。如此一來,才能在問題持續擴大或更嚴重之前就予以掌握,幫助部屬成你所期待的績效目標。此外,進度審查會議也可增進你和部屬間的關係。

許多主管根本不會做這些事。他們雇用員工,告訴他們該做什麼事之後便不聞不問,以為績效就會自動達成。換句話說,他們等於放棄權力,也未盡授權的責任,這是「放任不管後才覺事態嚴重」的管理風格。事實上,不舉行進度審查會議室會發生的問題,只有檢查愈多,才能期望愈多。

要讓大家把事情做對,而非做錯。褒獎成就或改變努力方向都要先從正向強調開始。在褒獎之後再來改變努力方向,才能持續有進展。如果沒有任何進展。也就是績效並未改善,則領導者應該直接改變方向,以防止績效持續退卻。

「走動式管理」如傳達出績效訓練的精隨,能在進度審查會議中,提供分享資訊、回饋,以及鼓勵或支持部屬努力成果的額外機會,並且幫助你了解狀況,發掘並解決各種每天出現的問題。

不僅幫助領導者和部屬決定該採用何種領導風格,以及進度審查會議的方式、次數、頻率,並建議雙方應該何時、如何轉變適合的領導風格。

這也讓領導風格可以因需求改變,該怎麼變動,就必須看部屬的能力、承諾與績效而定。


2016年5月30日 星期一

68【領導管理】自我領導:背後的力量


如果一個組織要能發會最大效用,就需要組織內部的每個人,都發揮出各自的能力與潛能,要達到這樣的階段,就需要讓個人從單方向思維,轉換為雙向交流的溝通。

這就是為什麼組織要好就需要從自我領導的角度來審視,當團隊中的每個人都能用各自的思維與認知來創造出對組織有益的環境時,自然而然,團隊的效能就會比以往來的強烈。

過去傳統金字塔階層式的領導正逐漸演進到個人的灌能,也就是讓個人握有提出需求的主動權,而領導者必須積極回應,為部屬服務,促使整個金字塔結構反轉,以展現灌能的力量。

1
創造灌能的人力資源


除了領導者要學習捨棄命令與控制,朝著與員工成為合作夥伴的方向邁進之外,被領導者也必須從「聽命行事」的位置,主動往展開自我領導的方向前進。既然在情境領導中,領導者的關鍵角色是與員工成為合作夥伴,那麼被領導者的新角色就是與主管成為合作夥伴,這也是自我領導的精隨所在。

如果灌能要能在組織中成功實踐,領導者的下一步就是將那些有能力握有主動權及積極進取的人,發展為自我領導者。

自我領導是需要訓練的。許多組織紙著眼在訓練主管學會「放手」,對訓練員工接球、丟球一事卻著墨不多,但是後者的重要性不容小覷。

組織若充滿具有自我領導力的員工,就能擁有灌能的人力資源。

2
藉由個人學習,創造自我領導者


個人學習是自我領導力的核心關鍵之一。不鼓勵員工學習的組織,很難成為高效能組織,因為組織的能力絕不可能大於個人能力的總和。如果組織內的個人不思學習進取,組織也將無法進步。

高效能組織相當重視員工因經驗與知識增加所累積的資產,並透過正式訓練或在職支援來發展他們的技能與能力。然而,自我領導者無法單獨承擔為自己學習負責的重任,管理者也必須提供他們發展知識與技巧的必要支持。最好的狀況應是員工能將學習活動與工作充分結合,並與組織的策略方向一致。

灌能由領導者給予員工,自我領導則是員工為創造灌能的工作結果所做的努力。

3
成為自我領導者的三項技巧


要將金字塔階層的結構反轉,不是直接要大家成為自我領導者、負起應負的責任就算了,而是主動發展大家自我領導的能力,教育他們必要的技巧、思維與態度,才能成功打造灌能。接下來就是在自我領導的過程中所要的三中技巧:挑戰既有束縛、讚揚自己的權力點,以及為成功而合作。


技巧一:挑戰既有的束腹

自我領導的第一個技巧是挑戰既有束縛。但是何謂既有束縛?
既有束縛是指過去經驗為基礎所發展出的信念,而這些過去的經驗會使目前與未來的經驗受限。

那些造成你既定束縛的多半是ㄧ些負面的內在對話、藉口或責備,因為我們假設自己欠缺直接的權力或職位,所以無法成為影響結果的領導者。

束縛並非問題所在,真正的問題是我們將時間、金錢、權力等視為我們想獲得權力的唯一來源。其實,如果詢問那些成功人士,他們幾乎都能清楚指出自己是何時開始掙脫既有束縛。


技巧二:讚揚自己的權力點

「權力的唯一好處,在於它能用來做更多好事。」自我領導者在獲得權力後,反而可以為他們自己、家人、組織或同事做更多有益的事。

權力點大致可分為種:職位權力、個人權力、任務權力、關係權力和知識權力。
職位權力,是伴隨職務權力而來的權力點,通常能獲得最高的認可。
個人權力:來自於個人的態度,如果個性、熱情、智慧與鼓舞人心的力量等。個人權力可以藉由人際溝通技巧的輔助而發揮更大效用:例如,溝通能力強的人在說服上也更具效果。總之,只要大家願意與你相處,你就擁有個人權力的資源。

任務權力:其基礎是某一特定或特殊工作,使你藉由工作流程提供他人所需,或延遲、阻止他人需求的權力。

關係權力:則是與他人交往的權力,包括與人建立友誼、了解同事,經營關係。如果你是握有職位權力、個人權力、任務權力或知識權力的名人,通常也會具備關係權力。

知識權力:來自某一特殊專長或技能,可能是接受某種訓練後持有特殊證照或學位作為證明。知識權力不因你改變工作或更換公司而消失,因為你始終擁有該項。因此每個人都會擁有某項或多項知識能力。

通常每個人都會擁有這五項權力點中的一項或多項權力點,權力點分布不全是典型的況狀。很少人會檢視自己擁有那些權力點,更少人會詢問他人的意見,來了解自己具備那些權力點。

你可以藉由這個機會,從自己的主觀認知或他人的看法中,了解那些權力對你而言實在當之無愧,又有哪些人擁有你所缺乏的權力點,你如果接近他們,將可使權力基礎擴大。

不要被既有束縛所侷限,誤以為只有職位權力才是有用的權力。


技巧三:為成功而合作

診斷自己的發展階段與決定每個階段最適合的領導風格上扮演積極的角色,而非只是等待主管決定一切,那麼他與其他人將可以為成功而合作。這麼做不僅可以增加個人自信、加速灌能的過程,還能減輕管理者的工作量,讓管理者較能輕易地翻轉金字塔階層,扮演啦啦隊長的角色。

為成功而合作的對象不只限於主管。你可以自行診斷所處的發展階段,向各個主管要求適合你的領導風格。切記:在你達成目標的過程中,任何能提供你所需的方向或支持的人就是你的領導者。

2016年5月24日 星期二

63【領導管理】情境領導:領導方式與發展階段的配對



什麼是正確的領導風格以及策略?

長久以來,領導風格只有:獨裁與民主兩類。很多人也為了這兩種風格何種較佳,彼此爭論不休。民主式領導被嫌太軟弱、過於簡單,而獨裁式的領導則被指為太強悍或跋扈。

如果領導者把自己侷限為其中一種風格,所能發揮的空間也將大受影響,充其量只能算是「半個領導者」。其實領導者應該充滿彈性,能因應不同的情境而改變領導風格。

如果你對手變的工作感到陌生,那麼就需要更多的指引與方向;相反地,如果你對某項工作相當熟悉,那麼便需要適時的放手,克制自己想要管理與監督的慾望,因為每個人都處於不同的發展階段。

所以,想要激勵他人達到最佳狀態,領導者必須為被領導者的不同階段找出合適的發展方式。

過度管理與管理不足(也就是給予太多或太少指示)都會對員工的發展造成負面的影響。因此找出適合不同發展階段的領導方式顯得相當重要,而要如何配對不同的領導風格,就是情境領導的重點。

就如一句話所說:不同的人,有不同的喜好。

情境領導的基本概念是:人們願意也能夠尋求發展,但卻沒有一種最好的領導風格可以鼓勵這些發展。你必須因材施教,視情境不同而改變領導風格。


1
領導方式與發展階段的配對


情境領導模式中有四種領導風格:指導型、教練型、支持型、授權型;相對應的四項發展階段為:熱忱的初始者(低能力、高承諾)、夢醒的學習者(部分能力不足、低承諾)、勉強的貢獻者(能力中等或高能力、承諾多變)、自發的成就(高能力、高承諾)。


●熱忱的初始者需要指導型的領導風格
對於熱忱初始者而言,教導他們並親自示範所有的過程,讓他們在技巧上仍不熟練的情況下上場練習,就是他們最需要的方式。


●夢醒的學習者需要教練型的領導風格
常常感覺缺乏某些能力,這些情況讓他們不只覺得喪氣,也影響對工作上的承諾,這就是夢醒的學習者常會發生的情況。

這時候,他們最需要教練型的領導風格,提供強烈的指引與支持。你必須持續指導並監督他在做工作上的努力,但差別在於你們之間有更多的雙向對話與經驗交流,在他提出的問題與你的建議之間相互切磋。你還要適時提出讚美與支持,協助他在這個階段建立自信心,鼓勵不斷嘗試新事物。


●勉強的貢獻者需要支持型的領導風格
這時對工作的承諾擺盪在時而興奮、時而不安之間,這時候他最需要的是支持型領導者。他需要的指導不多,但你必須給予大量的支持讓他更具信心。傾聽他在意或建議的事,並支持他與客戶、同事間的各種互動。這時候你的回饋是一種雙向相互遷就學習的過程。你可以提出各種問題,幫助他更深入地思考,並鼓勵他承擔更多風險。

●自發的成就者需要授權型的領導
自發成就者,最需要的是授權型的領導風格。你可以將日常決定或問題解決方案授權給他處理,展現對他獨立工作能力的信任。你需要做的事認可他傑出的表現,必要時提供他適當的資源,讓他達成工作目標。這個階段的最大挑戰是幫助他維持工作上的高度成長,甚至再創佳績。

2
發展階段隨目標或任務不同也各有差異


如前面所述,各個發展階段是特定任務導向,而非一體適用。換句話說,各階段的發展是從這個目標到另一個目標、這個任務到另一個任務,而每個可同時在不同的任務上處於不同階段。

除了「不同的人,有不同的喜好」外,有時,「不同的人也有相同的需要」,完全視被派遣任務的時間,以及不同的目標或工作需求而定。

將學習階段與領導風格配對的過程中應謹記:領導者在各個階段所需要做的,是為督導的對象做一些他們做不到的事。

3
瞭解人們的潛能極限


某些人會覺得因材施教的管理方式很麻煩,但我認為,「一致」的定義並非「用同一套方式對待每個人」的意思,而是指「為類似情境的人提供相同的領導風格」。有些人認為以不同的方式對待所有的部屬並不公平,但到最後會發現「以公平的方式對待不公平,就是最不公平的事。」

所有人都擁有登峰造極的表現潛能,你只需要知道如何產生與可以發揮的極限。


4
情境領導的三種技巧


通常在應用情境領導的過程中常會使用到三種技巧:診斷、靈活性及合力追求工作績效。這三項技巧都不難,但都需要時間練習。

●技巧一:診斷

能力指的是一個人用在達成工作或目標的所有知識與技巧的總和,而判定一個人能力的最佳方法,就是看他的表現,觀察他對特定任務是否有周全的計畫、組織、解決問題與溝通的能力;或者他能否說到做到,準時且精準地達成目標?一般而言,能力藉由培訓來或各種經驗獲得,並隨著時間增長,在獲得適當的指導與支持下繼續發展。

●技巧二:靈活性

如果你能自然地運用各種領導風格,那麼你就具備情境領導所需的第二項技巧:靈活性,意即領導技巧須適時隨不同的發展階段而調整。

●技巧三:合力追求工作績效

搭檔間的關係能使你與部屬間的溝通更良好,增進對談的質與量。

領導力不只是你對他人做了什麼,還包括你如何與他人一起完成這些事。
這也就是工作搭檔的精隨。


5
有效的領導是一趟轉型之旅


領導力是四種階段的轉型過程,包括自我領導、一對一領導、團隊領導,與組織領導。

將自我領導放在首位是因為有效的領導力都從內在開始。在你希望領導他人之前,必須先瞭解自己,知道你對成功的定義,因為自己所擁有的知識永遠是發展個人觀點的基石。

領導者只有在能夠領導自己時,才算做好領導他人的準備,而一對一領導的關鍵則是與他人建立信任的關係。如果不了解自己(包括自己的優缺點),也不願意示弱,那麼一段信任的關係便無從產生。沒有信任,組織也無法有效運作,因為信任是你與員工一起工作的核心精神。

轉型領導的下一步是團隊領導。一旦領導者與領導對象發展出一對一領導的關係,彼此就成為值得對方信任的對象,這也是發展團隊與建立社群必備預作的準備。高效能的領導者瞭解,如果要好好管理團隊成員的經歷與努力,就必須尊重多元化,並認可團隊力量。如此一來,領導力才能因應更複雜任務的挑戰,創造讓大家滿意的結果。

組織領導則是轉型領導的最後一階段。領導者是否能扮演好層級比團隊領導更高的組織角色,可以從她在前三個階段所累積的觀點、信賴與社群力量是否足夠,關鍵在於:發展有效的組織,就是要創造既重視關係價值,也重視結果價值的環境。

現在的領導者所面臨的最大問題就是,一旦他們獲得成為領導者的機會,在適度博取大家對他們的信賴前,就將大部分的時間與精力花費在推動組織層級的工作上。




2016年5月18日 星期三

58【思維認知】為什麼越是有能力過悠閒生活的人,越是選擇忙


我們常會因為要處理多事情,從而讓我們感覺很忙。
而我們必須思考,究竟「忙」所產生出來的結果,是由什麼樣的因素所產生的,以及這件事情的背後又代表什麼樣的意涵。

其實,愈有能力的人愈忙;愈沒能力的人反而愈閒。
首先,愈忙的人表示他所參與的社會協作體系更為龐大,從工作中會延伸出個工作領域的人來做相關連結,也就是說,連結多寡取決於個人能為他人創造價值的能力,也就相對更忙。

另一部分,就在於愈是閒的人,就代表著你對他人沒有什麼用。

從心態面來看,忙,並不代表事情多,而是我們在同一時間軸上同時處理多項事務的心理感受。

另一種關點來說,有一種人會認為忙,其實是代表這個人根本就不清楚自己要什麼,所以透過讓自己忙碌讓人感覺自己有價值。於是就常把自己忙碌掛在嘴邊的人。

這也表示,忙,其實可以被化解,以及可以透過不同的方式來解決。首先要忙得好,有兩種方式:第一,就是選擇把事務委外給其他人來做;第二就是不要無限制地在同一時間軸上呈現多線工程的工作。

所以,真正有能力的成功者會知道,忙背後所代表的意涵,另一方面,會因為忙而產生更高效能,以利達成目標。

這種思維認知的轉變,就是為什麼同樣都是很忙的人,卻會在時間的影響下,產生出不一樣的結局。


如果你想找人幫你辦事,一定要找那些本來就很忙碌的人,而不是那些看起來很閒有很多時間的。那些原本就很忙的人才能幫你完成任務。 ”



1
我們為什麼越來越忙?


近幾年來,每次和朋友聯絡時,大家描述自己的狀態都是一個字:「忙」。我們忙著工作,忙著度假,忙著度假歸來又繼續工作。

1928 年,著名的經濟學家凱恩斯認為,在不惜一切進行原始積累的階段過去後,人們終將從瘋狂的工作中擺脫出來,獲得自由。

「隨著科技的發展進步,到 2028 年,人們每天只需工作 3 小時左右,其餘時間用來休閒。」——他曾經這樣預言。

21 世紀以來,媒體總是愛嘲笑當年凱恩斯的預言,很顯然它已經很難實現了。相反,比起幾十年前,我們好像越來越忙碌,總是覺得時間不夠用。

為什麼經濟的發展沒有帶來經濟學家想像中的閒暇?我們到底是比以前更忙了,還是更閒?忙碌會給我們帶來好處嗎?



2
相對精英的階層正在變得更忙


其實,從所有人的平均數上看,我們的閒暇時間確實增加了。

即便是在經濟發展水平最高、生活節奏最快的美國,根據1965年以來的調查數據,比起 40 年前,美國人平均每週的工作時間減少了 12 個小時。

但事實並不是所有人都更閒了。真正出現的情況是:忙的人更忙了,閒的人更閒了。

在閒暇這件事上,就像「知識鴻溝」、「收入鴻溝」一樣,出現了「休閒鴻溝」。



在休閒時間上的不平等,是和經濟基礎、教育水平成反比的。

從地區上來說,經濟發展速度越快的地區,人們越是忙碌;貧窮的、或者經濟增速緩慢的地區則節奏更慢(比如歐洲)。

從人群上來說,學歷低的人群會擁有更多的休息時間,而學歷高的人則非常忙碌。

哈佛大學商學院對職場精英人士的調查顯示,有 94% 的人每週工作 50 小時以上,一半的人每週的工作時間是 65 小時。在所有人當中,最忙碌的人是受過良好教育的已婚職業女性,以及單身父母。

蓋洛普在 2011 年針對美國人的數據調查顯示,越是收入高的人,越是感覺到時間不夠用。

瑞典經濟學家斯塔凡 · 林德為此創造了一個概念——「受折磨的有閒階級」。

在經濟學家的預言裡,他們本來可以是最該擁有閒暇的人,但卻養成了最忙碌的生活習慣。他們漸漸取消了午休,也取消了專門的吃飯時間,習慣一邊吃飯一邊談事、處理工作,或者乾脆在車上、在電腦前吃外帶食品。

於是,這些在社會中有著更高收入的人,並沒有享受更多的閒暇時間。他們選擇忙碌的原因可能是,這些人能夠感受到時間的經濟價值。他們的時間更「值錢」,因而「捨不得浪費」。


3
休閒與工作時間的界限變得模糊



我們很少再有完全不工作的時間。

忙碌或許只是人們在多線程工作時,產生的一種主觀感受——你可能只是感覺自己更忙了。

如今的人們在單位時間裡,會盡可能多的進行消耗,比如,一個人會一邊發訊息,一邊回工作郵件,一邊做表格。

「他們在同一時間段裡做著不同的事情,獲得不同程度的成就感。」

這種多線程工作的習慣會使我們覺得自己更忙——研究顯示,一個每天只是在做單一工種的人,和一個總是在同時段做很多件事情的人比起來,後者會感覺自己比前者更忙碌。

當我們習慣同時處理多項任務時(即便是休閒和工作同時進行),都會讓我們感到時間更緊迫, 又被稱之為「精神的無盡循環現象」,它使我們不斷地、永無止境地耗費著精力。

在多線程的工作和生活習慣影響下,我們的工作和休息越來越缺乏清晰的界限。

在上班時我們可能會傳私人訊息,回家後有可能邊吃晚餐邊回電子郵件,在我們的感受中,完全不工作的時間其實已經幾乎不存在了。就算在旅行,社群裡還是會有工作消息響起來。

因此,我們會覺得好似每時每刻都在忙碌,喘不過氣。


4
「選擇做什麼」本身需要大量時間和精力


另一個讓我們感覺更忙的原因在於,互聯網提供便捷的同時,也提供了過多的選擇。

當我們需要在很多種選擇中決定吃什麼、買什麼、做什麼的時候,就已經給自己增加了額外的壓力;

我們總覺得有很多書沒有讀,很多地方沒有去,很多事情沒有體驗;

一個 APP 斷線一次,或者加載 2 秒以上都會讓我們不耐煩,想要換一個選擇;

我們焦慮於不能好好利用時間,結果卻是把很多時間花在了思考「該做什麼」上面。

2008 年,數名經濟學家合作了《Revisiting Keynes》一書。

書中,有一部分經濟學家認為,凱恩斯的錯誤在於他誤解了人的本性,他認為人們只要收入增長到一定程度,能夠在較短的時間內賺到足夠用來買必需物品的錢,就可以拉長休閒時間。

然而,人們並不會因為已有的需求得到滿足,就真的停下腳步。

我們永遠是欲求不滿的,永遠在發掘出源源不斷的新需求——無論是物質還是精神上的。隨著科技的發展、環境的進步,我們的需求和標準也會不斷改變。

5
忙有什麼好處?


有一句話是這樣說的,「如果你想找人幫你辦事,一定要找那些本來就很忙碌的人,而不是那些看起來很閒有很多時間的。那些原本就很忙的人才能幫你完成任務。」

哥倫比亞大學的基思 · 威爾科克斯等人的研究證明的確如此:那些總是忙碌的人,不僅完成任務的效率更高,也更容易對抗拖延症。

研究者分析了一款任務管理APP的2 萬8 千名用戶,他們在538 天的時間裡,共記錄了58 萬項完成的任務,這些任務涉及工作和生活的各個方面,從項目進度到看醫生的安排。

他們將這個APP的用戶分為兩組:較忙碌的人(在同一時間段有多個需要完成的任務),和較悠閒的人(在同一時間段只有一項需要完成的任務)。



分析顯示,忙碌的人完成任務的速度更快、效率更高:

那些較忙碌的人,正常完成一項任務平均耗時 13 天,而較悠閒的人平均正常完成一項任務的時間是 19.4 天。

而對於那些錯過截止時間的任務,兩類人群也存在差異:

那些更忙碌的人,會比有閒的人更可能完成被延期的任務(已經錯過截止日期的任務)。而且,忙碌的人完成任務所用的時間更短,他們完成一項被延遲任務平均耗時 25.5 天,較悠閒的人完成一項被延遲的任務的平均時間是 37.6 天。



研究者還做了另外一項實驗,來解釋上述情況產生的原因。

他們讓亞馬遜旗下網站的用戶描述他們近期未能按時完成的任務,結果發現,更忙碌的人在報告自己近期的失敗經歷(沒有能夠在規定的時間內完成任務)時,情緒更積極,他們會更好地調整狀態,做出彌補。相反,更閒的人們則在偶爾錯過截止日期時更多地表現出了沮喪的情緒。

即便有些人只是「認為自己很忙」,實際上並沒有那麼多事情,他們仍然會以更積極的態度面對失敗和拖延。



研究者認為,錯過截止時間,沒有能夠成功完成任務,是一件會激發拖延症的事。

由於錯過了一個小截止日期,而遲遲無法趕上進度,乃至徹底放棄一個任務的情況在生活中屢見不鮮。

「已經錯過截止日期了,不如放棄吧」。然後這樣的拖延症會進一步影響一個人的自我評價。然而,錯過截止日期這樣的事總是不可避免的。研究發現,忙碌的人更少受到這樣錯過截止日期的影響。

忙碌的人總體上,會認為自己在有效地利用時間,沒有在虛度人生。

當他們在有些事情上錯過了截止時間,他們會覺得,這只是一個小失敗,在總體的時間利用上自己還是成功的。因而不太會被消極情緒激發拖延,而是會更快地做出彌補;而那些更悠閒(無所事事)的人,反而會更容易將任務一拖再拖。

因此,如果你覺得拖延症很重,可能你還是不夠忙;讓自己忙起來或許會是解決拖延症的好方法。

6
將工作與休閒劃清界限


如今,我們總能看到各種宣揚「慢活」的言論。它鼓勵人們放棄無用的社交,逃離俗世生活,讓生活變得更簡單和悠閒。

但對絕大多數人來說,逃離都只能是短暫的。慢生活,對大多數人來說,都只是一個「生活在別處」的永恆幻想。

在日常生活中,只要你還有責任與期許,你就不得不接受一種永遠在奔波忙碌的狀態。


好消息是,實驗發現,儘管人類的本性是選擇無所事事,但忙碌卻會提高人的幸福感。即便是被迫做任務,多做了任務的人也比選擇什麼都沒有做的人快樂程度更高。

因此,如果你收入水平較高、生活在經濟較發達地區、擁有較高的學歷,你基本上就只有很小的概率能擺脫忙碌的狀態。

如果你覺得自己太忙,檢查一下自己是否過度把休閒和工作混在一起,是否同時開啟了太多線程的任務模式。

在工作時段和休閒時間之間建立清晰的界限,工作時不看私人消息,休息時不做工作回复,一定能夠緩解你「喘不過氣」的感覺。


2016年5月3日 星期二

52【領導管理】灌能文化:打破舊有金字塔階層發揮個人自主團隊化





「什麼是CEO?就是公司裡最後一個知道公司要破產的人。」這是被稱為20世紀最偉大的經理Jack Welch(傑克‧威爾許)曾提到的一句話。

這句話也讓我們反思過去的金字塔階層組織在面對快速變遷環境時,往往需要一層又一層回報,再一層又一層回到第一線來執行,雖然解決了卻也失去了客戶,因為在資訊發達的時代,你沒有辦法服務好客戶,會有別人取代,也就是說,客戶會透過身邊資訊來判斷你值不值得繼續做交易。

所以,判斷一間企業是否傑出,可以從第一線人員就可以判斷出來,面對問題時,能用自身知識、能力與技術馬上替客戶解決當下問題;如果解決不了,也能做好問題的疏通方式。藉由問題解決的能力,就可判斷出來企業是否發揮出每個人的能力。

管理大師彼得‧杜拉克就曾說到:「團隊的價值,就是發揮每個人的能力。」每個人都有他的見識、認知與思維。一般組織只會讓員工知道什麼不能做;相對於傑出組織反而是告知員工責任與範圍,認知上的差異,就可以區別普通企業與傑出企業間的差距。

接著,我們要如何發揮每位部屬的能力,其中一項關鍵就是創造灌能文化。灌能指的是讓員工能在工作中發揮腦力,運用知識、經驗與動機,創造三項基本效能。

人們具備的知識與動機已為個人蓄積相當力量,灌能的關鍵即是釋放這些力量。

理想的狀況是,員工的力量將不只展現在組織的外部效果(如傑出的顧客服務與財務目標)中,還會表現在造福人群的公益成果上。

如果組織中的個人能主動發現問題轉變為主動解決問題,組織將可從這些個人的貢獻朱,獲得最大利益。

1
何謂灌能?


灌能是一種了解個人能力—包括個人知識、經驗與動機—的過程,並將這種能力用於完成各項對組織有益的正面結果。

創造灌能文化需要一些關鍵步驟。這些步驟將挑戰大部分員工原有的想法,因此對管理者而言,通常是一項艱鉅的任務。執行灌能最重要的是態度的轉變;而最艱困的轉變往往出現在每個領導者的心中。


許多人習慣將灌能定義為「賦予員工決定的權力」,但「主管交付權力給員工」的定義仍意味著主管是控制者,而忽略員工本來就已經擁有許多根源於他們的知識、經驗與內在動機的卓越能力。因此我們傾向將灌能定義為:

灌能是組織風氣的創造,目的是為了讓員工釋放原先已具備的知識、經驗與動機。

與金字塔階層的組織文化相比,灌能文化下的直屬制度更需要員工發揮責任感。賦予員工愈多責任,會使他們更有機會投入並獲得成就感。灌能所附帶的機會與風險,更能健全直屬制度,同時培育出好的管理者。

只有積極發展個人或團隊的自我指揮能力,才能取代進字塔階層中管理者自認為被灌能為教練、良師與團隊領導的角色。

2
灌能的三項關鍵


在轉型灌能文化的過程中,領導者的強力支持不可或缺。要過渡到灌能文化,領導者必須力行下述關鍵事項:分享資訊、宣示界線、以自主的個人或團隊取代舊有的金字塔階層結構。

●分享資訊
建立互信賴與責任感的最佳方式之一,就是分享資訊。除了讓大家獲得決策所需的資訊外,有時也必須釋放一些敏感、重要、帶有特權或特殊性質的資訊,如競爭活動、未來的營運計畫與策略、財務數字等。提供給員工的資訊愈完整,愈容易與他們建立信賴感傳達「同舟共濟」的精神。

欠缺正確的資訊,人們便無法盡責地工作;只有獲得正確資訊的人,才能感受到信服的力量,並認真負責。

一旦公司與員工分享重要資訊,員工使命感便會將自己視為公司的所有者,開始以創意解決問題。相反地,不願將資訊公開分享的領導者將永遠無法讓員工成為他們的合夥人,更無法運作成功、灌能的組織。

分享資訊創造信任
分享資訊的好處之一,還包括可提升組織內的相互信任度。很多時候,讓官僚組織走向破產的典型因素,就是信任問題:直屬部屬不信任主管,主管也不信任部屬,導致員工將大部分時間花費在浪費自我保護上,不信任彼此。分享資訊很重要,即便分享的是壞消息。就算沒有做決策的需求,分享消息也可能當作討論話題的依據。透過分享市占率、成本、可能的裁員計畫,以及公司的即時業績,換句話說,就是將資訊公開在所有員工面前,代表管理者讓員工了解他們被信任,而員工也將以信任回報管理者。


分享資訊能推動組織學習
分享資訊的最有力方法之一,就是以組織學習的方式來推動。我們在討論的組織學習並不僅止於資訊獲得,而是指實際從資訊中學習,並將學習的知識應用於新的情境。

高效能組織尋找知識的方式就是不斷檢視所處的環境、顧客反應,並調查市場狀況,了解競爭態勢,持續追蹤國際重大事件。他們不間斷地蒐集各種資料,並運用資料擬定修正方案,發展新方法。

此外,高效能組織也會在組織的內部績效中找尋知識,視錯誤與失敗為帶領下一個突破出現的前車之鑑。

高效能組織轉移知識的方式,就是積極鼓勵對話、提問與討論。高效能組織讓訊的分享更加容易,因為他們了解,資訊的獲得與不易查詢,不僅會增加學習的困難,也容易使機會擦身而過。高效能組織會建立跨功能的團隊,教導大家如何展現他們獲得的知識,因為知識的分享與公司成功與否息息相關。

時至今日,贏得競爭的唯一方式,就是趕在別人淘汰你的智慧資本前,自己先淘汰它。

●在界線中創造自主性
灌能文化的組織沒有金字塔階層組織那種限制性的界線,他們會讓員工知道自主性與責任範圍有多大,而不是一直告誡他們什麼不能做。所謂的界線指的是員工的技能水準。舉例來說,如果某人欠缺編列預算的技能,那麼在賦予他更多責任前,會先給他預算上的界線。但另一方面,灌能文化也會藉由必要的訓練或技能發展,讓員工獲得更大的自主性。

界線可以幫助員工釐清大圖像與小圖像。如同組織需要創造具有說服力的願景,才能驅動並指引員工往前衝。

組織願景是大圖像,而各種接線則幫助大家明瞭,如何將自己的小拼圖放進組織願景的大圖像中。

清楚說明各種界線,等於將大圖像轉譯為各種具體的行動,幫助大家設定目標,協助組織達成大圖像的願景。目標並不是工作的終點,而是大家群策群力,為持續進步所設立的里程碑。

清楚說明界線條件,還需要管理者建立新的、清楚的決策規則,否則,團隊成員會誤認為灌能是指:「我們可以掌握所有的決定。」如此一來,他們會對管理者仍持續掌握策略決定權,只把執行與運作全留給他們的情況感到失望,不然就是因為要擔負決定成敗的責任而馬上退縮。而這兩種結果其實都不是很好。

灌能指得是讓大家擁有更多行動的自由,也意味著讓大家位結果負起責任。

評估員工表現與進步的最佳人選,往往就是員工本人。管理者可能會更換,工作可能會改變,但員工才是真正執行的人。我們要做的,是給予員工足夠的資訊與清楚的架構,好讓他們盡責地評估自己的表現。


宣示界線需要領導者提供大量該做什麼的訓練。大家需要接受定期的訓練,才能學會灌能的新技巧:協商績效計劃、決策過程、解決衝突、領導力、預算能力,以及各項專業技術。如果欠缺持續的學習,組織內所有人將無法在不斷演進的灌能團隊中運作上述的技巧。


●自主的個人和團隊取代舊有階層組織
一旦員工用新分享到的資訊與界線去學習創造自主性,他們能轉移對金字塔階層組織的依賴,而代之的是自主個人與更高水準的團隊。


3
處理領導力真空的現象


隨著大家都變成獲得灌能的自主個人,組織水準提高,包括管理者和團隊成員在內都從幻滅到醒悟,共渡欠缺的難關。在這段期間裡,團隊成員常覺得自己欠缺能力,管理者則覺得他們迷失方向,不知道下一步何去何從,即便啟動這個灌能計畫的高層管理者也常常覺得不知道還能做什麼,我們稱這樣的現象為「領導力真空」。

一旦管理者承認自己的困惑,自認管理知識不足,但仍堅持清楚的願景與灌能方向,並持續進行開放的溝通與資訊流,所有事情便會開始轉變,組織也將邁入轉型過程。

企業在轉型為灌能的歷程,需要管理者與直屬之度同時挑戰大家對組織該如何運作的基本假設,因此如果僅僅宣布灌能為組織目標,是不夠的。灌能的目標需要組織內的每個人實際演練各種技巧,並學習個人或團隊決策能力才能達成。


2016年4月26日 星期二

48【領導管理】選定正確目標與願景:願景的力量



領導者對於願景的堅持與執著,曾在《大夢想家》中看到,迪士尼先生為了實踐迪士尼的願景創造歡樂,不斷辛苦努力的經歷後最終成功地將家喻戶曉的經典作品《歡樂滿人間》推上了大螢幕。

從過程中體現出領導者的責任就如同華特‧迪士尼(Walt Disney)曾說的「我們的夢想都能夠被實現,只要我們有勇氣去追求它。」(All our dreams can come true if we have the courage to pursue them.)

什麼是領導者?就是在大家都認為會不支持的時候,願意承擔責任支持向前邁進的人;以及在大家猶豫不前的時候,第一個往前走的人。

沒有一個組織可以保證它可以活多久,但有一項是能確定的,那就是領導人對組織的發展會產生至關重要的決定性。

然而,優秀領導者需要具備什麼樣的思維與認知,能進一步地提高組織的成長與延續性呢?

其中一個關鍵就在於願景的力量,接下來針對願景的面向來一一探討,一個好的願景是如何創建、以及如何延續,並且在維護願景的過程中對於願景的基本認知。

1
願景的重要性


領導力攸關未來的走向。如果你和員工不知道公司前往的方向將會通往哪裡,你的領導力也將變得可有可無。

願景可以建立通往成功所需的信賴、合作、相互依存、幹勁及相互責任感,並清楚描繪出最終結果的圖像,讓大家在過程中可以作出聰明的選擇。一旦現階段目標完成,「下一步該做什麼?」的答案又會馬上清楚浮現。

願景幫助我們以積極的態度朝向想要的目標邁進,而非只是消極地避開不想要的結果。更重要的是,願景能賦予我們能力,並激勵我們追求真正想要的結果。如同管理大師彼得‧杜拉克說:「預測未來的最佳方式,就是去創造未來。」

2
具說服力的願景,能創造偉大的未來


具有說服力的願景能創造強烈的文化,促使組織內每個人都為一致的目標而展現活力,進而促進彼此信任、增加顧客滿意度,並產生具有幹勁與承諾的工作士氣及獲利能力。

文化就像一個組織的個性,由組織內成員的各種價值觀、態度、信念、行為與運作組合而成,可用來說明「這裡做事的方式」。

組織追求卓越的第一步,通常是找出組織文化中需要改進的部分,所以任何想專注改變組織文化的人,必須先提出具說服力的願景,並提供所有支持此願景的配套因素。

3
一切從願景開始


時間與優秀領導者是兩項驅使人們為共同願景效力的重要因素。

領導者如果能釐清組織願景,並樂於與員工分享,就能專心致力於服務他人,回應員工與顧客的需要,並了解領導者的角色是幫助員工移除障礙,而順利達成願景所設定的目標。

願景能激發大量的活力與熱情,因為人們感覺自己正在創造不凡,並且了解這樣做的目的何在。

4
願景無處不在


組織內每個階層的領導者都負有提出願景的責任。部門領導者或是工作團隊的領導者在組織欠缺願景的情況下,還是可能提出共同的願景。

5
有效與無效的願景陳述


願景為每天須作出的各種決定提供指引,讓人們能瞄準靶心,避免人心殊異卻還必須一起工作的情況發生。

如果願景常被人們主動引用,每天都可成為作決定的指引,這就是有效的願景。


6
創造真正可用的願景


定義一個說服力的願景應包含下列三個關鍵因素:

●有意義的目標:你所在的產業為何?
●未來的圖像:成功的樣貌為何?未來的圖像為何?
●清楚的價值觀:引導你每天行為與決定的標準是什麼?

●有意義的目標
要創造具有說服力的願景,當務之急就是提出有意義的目標,也就是組織存續的理由。它可以幫你回答為什麼要這麼做的問題,而不是解釋你所做的事情,並從顧客的觀點來看,釐清組織所在產業的真實情況。

卓越的組織都擁有一個高貴、具有深度的目標,也就是一個有意義的目標,好激勵員工士氣與向心力。

只要大家認為工作是有意義的,且符合他們真正的渴望,他們所釋放的生產力與創造力將遠遠超出我們的想像。


●未來的圖像
具有說服力的願景的第二的要素是未來的圖像。這個與組織最終結果有關的圖像不能太抽象,應該是一個能讓你清楚看到的心理意象(mental image) 。

未來的圖像應該專注在組織想創造的最終結果,而不是達到結果的過程。未來圖像的力量很大,但是只有單獨存在,還是無法創造出長久的願景。

●清楚的價值觀

價值觀可以定義何謂領導力,也可以作為員工每日工作的基礎。

價值觀可以為你持續進行的工作提供判斷準則。「我想要用什麼方式做事」以及「如何做到」等問題,都有賴價值觀提供解答。價值觀需要被清楚描述,好讓大家確實知道各種行為究竟展現什麼價值。價值觀也需要被持續、一致地實踐,否則將只是良善的美意。組織的價值觀最好能與組織內部成員的個人價值觀產生共鳴,成為人人真心選擇的工作準則。

而價值觀必須加以排序才能顯現效果,因為生活上的各種價值會彼此衝突,一旦出現價值衝突,人們需要知道什麼價值才是應該最先被奉行的。


7
實現你的願景


只有單獨的願景存在並不夠。對領導者而言,他還必須確保願景有朝一日能夠實現,成為事實。因此將整理歸納出願景三個產出的步驟:如何創造願景、如何傳播與溝通願景,以及願景如何續存。

●如何創造願景

創造願景的過程與訴說願景等同重要。與其把高階經理人全部聚集在某個地方,共同討論願景後再向其他人宣布,不如鼓勵大家對話,談論什麼是大家認為的願景,即使組織將起草願景的責任落在高階主管身上,也應該同時設立一個機制,讓其他人有機會參與願景的形塑過程,並認同這個結果。

領導人應該信任並藉由員工的知識與技能,讓團隊一起找出最佳的願景。所以對於部門或團隊而言,由大家共同起草願景是相當可行的事。

在草圖底定前,很重要的是要確定已經充分考量所有可能影響願景的因素。你不妨試著詢問其他人這些問題:你想為擁有這種願景的組織工作嗎?你能在願景中看出自己扮演的角色嗎?這個願景能幫助你設定工作的優先順序嗎?我們還有沒有遺漏什麼?我們需要刪除什麼?讓大家一同參與,更能加深他們的認知與向心力,以創造更好的願景。


●如何傳播與溝通願景?

實現願景是一段持續的過程,你必須想辦法不斷讓這個過程不斷充滿活力。所以應該時常談論或提到願景不僅重要,而且還要多多益善。

要把事情做對,當你愈專注在願景,願景就會變得愈清楚,你也將更透徹地了解願景。你滿腦子想的願景可能隨著時間而改變,但最主要的特質卻不會消失不見,而會繼續存在。


●願景如何存在

讓所有行動與願景一致。一旦別人看到你將願景融入生活,他們就會相信你是認真的,而且加強對願景的了解與信任。以下就是幫助你將願景融入生活的策略:

◆永遠專注在願景上
你應該將願景視為組織基礎。一旦出現意料之外的事件或阻礙,讓你偏離既定的軌道,或許可以考慮改變短期目標,但不宜改變願景,反而應該讓願景長久存在。改變時常發生,預料之外的事件更是層出不窮。你需要隨時找出新方式,重新審視在生活中運用願景真正的挑戰與機會。

◆展現出承諾的勇氣
真正的承諾開始於你採取的第一個行動。創造願景需要勇氣,以行動實踐更需要勇氣。哥德(Goethe)曾這樣闡述:「不論你能做什麼,或你夢想要做什麼,現在就開始吧!才華、力量與神奇的魔力都蘊藏在膽量中。」

8
願景與領導力


人們總是在領導者身上尋找願景與方向。就算領導者讓大家共同參與形塑方向的工程,但確保願景與維持願景的最終責任,仍落在領導者的肩上,無法轉嫁他人。

創造願景不是一項活動,也沒有工作清單可以提供審核。對成功的領導者而言,這個角色他們應該當仁不讓。不論是組織、部門或團隊,差別只在於領導者想將這個角色扮演得平庸或卓越。

一旦願景獲得共識,領導者的責任就是要確認組織裡的所有人,都能會因願景,並提供適當的支持,協助大家移除障礙,達成願景設定的目標,還要確保所做的決策與設定的系統,都能幫助大家更輕鬆地實踐願景。此外,領導者還需要穩住自己、同儕與其他擁有和願景目標一致的所有關係人。之後,人們服務的對象自然從領導者轉變為願景本身的領導者。

願景能讓組織跳脫「擊敗競爭同業」的巢臼,使組織得以展現真正的卓越,不再整天只會在數字上錙銖必較。卓越的願景能建構人們的希望與夢想,觸動他們的心靈,幫助他們看見可以作出的貢獻,並在正確的方向上展開各種可能。




2016年4月13日 星期三

【領導管理】創造團隊熱情的動力:非物質激勵的6種方式


一般團隊激勵可以分為物質與非物質激勵,而我們每月領的薪酬就是屬於物質激勵的部分。然而,物質激勵的作用可以維持多久呢?具依統計來看,薪資上升所產生的激勵效果最多達到3個月左右;相對於非物質上的激勵卻可以創造一年以上的激勵動能,這是為什麼?

馬斯洛把人類需求區分為五種層次從下而上依序為:「生理需求」、「安全需求」、「情感需求」、「尊重需要」、「自我實現」。人類最高層次為自我實現。也就是說,物質激勵的層級與創造的激勵效果,最多只滿足基本的生理需求,所以很難創造強大的動力;相對於非物質的激勵,就可以達到自我實現的價值,從而讓人發自內心的動力。

當我們了解到非物質激勵的價值與影響時,就開始來探討,究竟用什麼樣的方式,從非物質激勵創造出高效動能。接下來為大家分享6種方式,協助我們喚起自我實現的激勵價值。

1
每周一次公司內部的溝通

讓員工知道公司在這一周的銷售情況、重要的交易、經營業績和重大的事項,這可以讓員工即時了解到公司的情況,尤其是那些振奮人心的業績、人物和事件能夠產生很大程度的鼓勵與刺激員工,激發大家的榮譽感和歸屬感。

建議可以由總經理辦公室等名義通知,如果是大中型企業,可以透過區域網電子郵件的形式,如果是小型企業,則可以在每周的例行會議上敘述問題進行布達。

在20年前,迪士尼公司就開始實行內部的員工協調會議,每月舉行一次,公司管理人員和員工一起開誠布公地討論彼此關心的問題,甚至是很尖銳的問題,必須由高層領導者做出解答。

員工協調會議是標準的雙向意見溝通系統,雖然有些複雜,但是卻可以在短時間內增進高層管理者與員工的溝通,解決一些棘手的問題,提高高層領導者的威信,並可以大大提高管理的透明度和員工的滿意度,對管理者來說,會是一個巨大的挑戰。

2
每周一次的上下溝通

每周一次的上下溝通,這不僅可以及時處理工作中所發現的問題,還可以增進雙方的情感與關係。溝通並非獨角戲,而是雙人舞,需要雙方密切的合作。一方面要求主管能夠循循善誘,讓員工打開心扉,暢談工作中和思想上的問題及建議,另一方面,也要求員工能開誠佈公,暢所欲言。

不少經理因為不善於溝通或不屑溝通,其實有效和即時的溝通不僅能解決工作上許多存在和潛在的問題,更能激發員工的工作熱情,形成和諧的團隊。

3
讓工作更有挑戰

沒有人喜歡平庸,尤其對於那些年紀年輕、幹勁十足的員工來說,富有挑戰性的工作和成功的滿足感,比實際拿到多少薪水更有激勵作用。

因此,領導者要根據員工的要求,適當地進行授權,讓員工參與更複雜、難度更大的工作,一方面是對員工的培養及鍛鍊,另一方面也提高了員工滿意度。

4
「導師」制度

對於新進員工來說,熟悉企業各種制度、掌握工作坊法和認同企業文化的速度,主要取決於資深員工對於新成員的接納程度。

這種情況可以藉由「導師」制度:由一名資深員工帶領一名新員工。這種做法一方面可以讓新員工盡快熟悉職務和技能操作,另一方面,也是對資深員工的激勵。因為從心理學的角度來看,人都有幫助別人的意願和要求,讓資深員工做新員工的「導師」,反映了企業對資深員工的重視與尊重,讓資深員工在心理上有一種滿足感和榮譽感。

5
讓員工制定彈性的工作計畫

傳統的目標管理就是從上而下進行的,優點是可以將公司目標進行層層的分解,落實到部門和職務上,缺點是缺乏靈活性,目標相對是固定的,但外在環境的變化容易導致目標變成不可行或者無法完成,從而引起考核者與被考核者的矛盾。

為了解決這樣的矛盾,領導者要充分授權,給予員工更大的權力和自主空間,可以讓員工制定彈性的工作計畫,自己來安排完成目標的時間與方式,並可以在一定程度內進行目標調整,從而充分調動員工的積極性,激發員工的工作熱情和創造性。

6
建立員工興趣小組

可以由公司組建各種興趣小組,比如讀書小組、牌藝小組、文藝小組等等,並組織大家定期舉辦活動,公司給予一定的經費支持,這樣的興趣小組可以增進各部門之間員工的交流,提高組織和諧和凝聚力。

公司可以定期舉辦各種比賽,例如籃球、排球、乒乓球等,對於小企業來講,可以藉由在周末舉辦這樣的比賽,或者跟自己的客戶一同舉辦,不僅可以提高員工之間的交流與合作,還可以增進與客戶的關係。

另外,由部門組織的郊遊、聚餐,不僅可以增進溝通,激勵員工士氣,提高員工滿意度,而且可以培養團隊精神,塑造團隊文化。所以公司應該有一定的預算,鼓勵員工結團出遊。




非物質激勵對於團隊來說是很大的助力,然而,要能創造出好的成效,還需要領導團隊的共識,如果缺少了一方的共識承諾,就容易在執行時碰到很多問題。

除此之外,要能創造好的環境,不是由領導團隊就可以達成的,而是需要整體組織一起共同努力才達到的目標,在這樣的過程中缺一不可,其中,最大的責任還是在領導者,是否能承擔起這樣的責任以身作則,來創造出這樣的環境。


2016年2月21日 星期日

【領導管理】十倍勝領導力

在快速變動的時代下,變化成了新常態。相對於企業領導者而言,又要具備什麼樣的思維,幫助我們理解在這時代裡的問題如何因應。《十倍勝》書中就提到說,對高績效企業面對這樣的變化時如何調整自身,一開始針對領導者的思維模式來探討,究竟這些高績效組織的領導人,擁有什麼樣的思維與能力,幫助企業走過一次又一次的危機中。


一九一一年十月,兩支探險隊同樣做好了最後的準備,都希望自己能成為現代史上最先抵達南極點的隊伍。結果在這場競賽中,一支隊伍贏得最後的勝利,平安回家;另一支隊伍則慘遭敗北,抵達南極點的時候,只看到對手的旗子在風中擺盪,接著他們就開始為自己的生命展開辛苦搏鬥,最後慘遭風暴吞噬。

兩支探險隊的隊長贏家亞孟森及輸家史考特,不但年齡相近,經歷也相當。但究竟有什麼不同之處?為什麼其中一人在極端嚴苛的條件下成功了,另外一人卻甚至連性命都不保?

兩位領導人都在極端的環境下追求極致的成就。就也像十倍勝公司的領導人的行為模式很像亞孟森,而對照企業領導人則比較像史考特。

書中就提到兩位團隊領導人對於行前準備上的差異。

亞孟森的哲學是:你不能等到暴風突然席捲而至,才發現自己不夠強壯,缺乏耐力。所以做好充分的準備,面對環境惡化時,平時深藏不露的一身功夫就派上用場。同樣的,如果你隨時都做好充分準備,一旦情勢轉變,轉為對你有利,你就可以奮力出擊。

史考特則恰好相反,在南極探險之前幾年,他原本可以參加滑雪競賽,遠赴極地和愛斯基摩人一起生活等事前準備,然而他都沒有這樣做。

十倍勝企業和對照企業正如同亞孟森和史考特,都在相同的時間面對相同的環境考驗。然而有些領導人證明了自己可以創造出十倍勝的績效,對照企業的領導人卻辦不到。

十倍勝領導人究竟有什麼特殊的本事?

十倍勝領導人一方面了解他們面對的是持續的不確定狀況,他們無法控制、也無法準確預測周遭世界的重大變化。另一方面,十倍勝領導人拒絕讓無法掌控的外在力量或偶發事件決定結果;他們決心為自己的命運擔當全部的責任。

十倍勝領導人透過三個核心模式來落實這樣的觀念:狂熱的紀律、以實證為依據的創造力,以及建設性的偏執。而這三個核心行為背後的驅動力則是第五級企圖心。他們之所以能在高度不確定的混亂環境中獲得十倍勝的成果,和這些特質有明顯關連。

1
狂熱的紀律


紀律代表行動的一致性和價值觀一致,和長期目標一致,和做事方式一致,而且經歷時間考驗,仍然前後一致。紀律不是嚴密管制,紀律也不是等同於衡量標準,紀律更不是代表服從上級或遵守官僚制度。

要建立真正的紀律,你必須具備獨立思考能力,不願在壓力下採取和價值觀、績效標準及長期目標不一致的做法。對十倍勝領導人而言,唯一合理的紀律是自我紀律,是個人發自內心的自我意願,無論碰到多大困難,都要盡一切辦法,創造出卓越的成果。

十倍勝領導人不屈不撓,他們會近乎偏執的一心一意追求目標;他們不會對突發事件盡過度反應,也不會盲目從眾,或看到吸引人的機會就一頭栽進去。他們既有堅忍不拔的毅力,能堅持標準,不輕易妥協,但又有充分的紀律,不會走過頭。

所有十倍勝領導人,都特立獨行、不肯墨守成規的人。他們重視價值、目的、長期目標和嚴格的績效標準;同時以狂熱的紀律堅持這些價值、目的。如果因此必須偏離常軌,採取與眾不同的做法,也在所不惜。他們不會受外在壓力、甚至社會規範的影響。在不確定且冷酷無情的環境中,盲目從眾不啻死路一條。

2
以實證為依據的創造力


為什麼他們能具備這樣的獨立思考和判斷能力呢?

因為他們重視實證

社會心理學研究指出,在不確定的時代,大多數人都會仰仗他人—權威人士、同儕、團體規範—來指點迷津。相反的,十倍勝領導人面對不確定的狀況時,不會依賴傳統智慧來扮演指路明燈,也不會一昧仿效其他人的做法,或聽從權威人士和專家的建議,他們會以實證為判斷的基礎。

重點不在於純粹為了與眾不同而不同,為了不要人云亦云而獨立思考。重點在於要以實證來支持精神上的獨立和檢驗創造性的本能。在這所謂的「實證」仍是指靠直接觀察實際做實驗、並直接訴諸證據為判斷基準,而不是仰賴別人的意見、一時心血來潮、傳統智慧、權威人士的看法、或未經檢驗的想法。有了實證基礎後,十倍勝領導人才可以大膽創新,並控制可能的風險。

十倍勝領導人在採取行動時通常不會比對照企業領導人更大膽;兩組領導人都勇於豪賭,能在必要的時候,採取戲劇性的行動。十倍勝領導人並不會比對照企業領導人更加自信滿滿,但十倍勝領導人的決策和行動都更根植於實證基礎,他們的自信乃是充分的證據為依據,所以風險也十分有限。

那麼,十倍勝領導人會不會因為太過強調實證,而變得猶豫不決呢?
儘管他們透過實證而建立信心,十倍勝領導人決不會輕易就感到安逸;他們仍然戒慎恐懼,擔心眼前不知還會出現什麼樣的危險。事實上,他們隨時準備好正面迎戰自己最害怕的危機。


3
建設性的偏執


十倍勝公司和其他較不成功的對照公司不同之處在於,無論身處於順境或逆境,他們始終戒慎恐懼,保持高度警覺。即使萬里無雲、一切順利,他們仍然認為情勢隨時可能逆轉,變得對他們不利。的確,他們有百分之百的把握,在某個無法預測的意外時刻,在某個極端困難的時候,情勢絕對會毫無預警地急轉直下,因此最好事先做法充分準備。

十倍勝領導人與眾不同之處不是表面上的偏執,而是採取有效的行動。如果能把憂慮不安的情緒導向充分的準備和冷靜的行動,那麼偏執的行為就能發揮莫大的效用,這就是我們所謂的「建設性偏執」,能將戒慎恐懼導向未雨綢繆與建設性行動的十倍勝行為模式。


4
第五級企圖心



十倍勝領導人能將自我意識和強烈熱情貫注於超越小我的更遠大、更持久的目標上,這樣的雄心壯志產生了深度的吸引力。當然他們同樣野心勃勃,但他們強烈的企圖心不是為了自己,而是為了更遠大的目的,可能是建立卓越的公司,改造世界,或實現某個偉大的目標,總而言之,都不是為了自己。

《從A到A+》中討論第五級領導人,能融合專業堅持和謙沖為懷兩種特質的領導人。每一位從優秀到躍升到卓越境界的公司都會先出現一位低調且不喜受人矚目的第五級領導人,他們著重建立標準,而不是告鼓舞人心的人格特質來領導。乍看之下,某些十倍勝領導人似乎不怎麼像第五級領導人。

追求超越小我的目標
十倍勝領導人具備了第五級領導人最重要的特質:他們雖然擁有不可思議的強烈企圖心,但他們的萬丈雄心不是為了自己,而是為了目標,為了整體的成功。