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2018年3月29日 星期四

439|《搞定》(2)清空大腦:讓To-Do List的效率提升


共計 2,104 字 | 建議閱讀時間 2 分

一個人在社會的價值展現,取決於,這個世界有多需要你的存在,這種需要本身就會激起一個人想要的動力。然而,這時你會有一種感覺,時間不夠用。

如果你很忙,但是沒有樂在其中,這就不是怎麼有效利用時間,增加做事效率的問題,而是思維認知的問題,也就是你的「情緒」。

如果這一層關係沒有解決,即便理解再多的工具、概念,還是無法成功的做好效率化人生。因為這種忙,是無法讓你再進步,這種忙只是一種迷途,一種失去方向的船隻。只有懂得真正忙的人,是能夠樂在其中,懂得,這些才是通往財富自由之路的必要基礎。

01忙得樂在其中,是因為看得比別人遠


這些時間你的投入,是為了支持你未來,然而,為什麼有些人會覺得忙得無意義,總是用一種想逃離的眼光來看待現有的忙碌,原因就在於,心態上。

人類智力是否可以經由後天開發,還是先天就已經定型,這兩派都有人支持,於是,上世紀美國有一場實驗,挑選了一百多名高智商的孩童,觀察他們未來的成就是否跟高智商有關,經過一段時間追蹤發現,當初因為條件不符的孩童,被排除在外,反而成為諾貝爾獎得主。

這項實驗,也讓許多人去思考其他的原因,於是就出現了所謂刻意練習模型,這些人的成功,取決於後天不斷自我挑戰的結果。

另一項模型則是,心態模型。因為那些成功人士都具備了成長型心態,讓他們在面對挑戰與挫折時,擁有持續開創的可能性,也就加大的成功的機會;這就加深了人們對於未來的想樣。

從上述就可以看到,一個人對於「忙」的定義,與看法,其實都來自於對人本身的限制。以及目標對於個人的驅使感,目標會加深個人的遠見,即便現在這件事情別人看不出來。

02如果不相信,也就沒有效


忙碌對於個人來說,如果已經讓你不甘負荷,即便覺得樂在其中,你早已分身乏術時,再持續下去,只會讓每件事情看似做好,卻沒有辦法達到完美的境界。如同十個50分的產品,遠遠比不是一個120分的曠世巨作,而那120分的產品反而是奠定你生命價值的產品化展現。

前面所解析的時間管理,是從個人的心態、情緒的角度出發,只有當你理解「忙」這件事情後,增進時間效率的工具,才能真正展現其效果。

如果你想要成就卓越,在訊息複雜的環境中,你會不斷接受到新資訊,接受到新的任務,以至於個人的事務還沒完成,立即接受到新任務,這種不斷被增加事情的時刻。你需要的不是陷入混亂,而是靜下心來,沉著思考這些事情對你來說,「它們代表什麼?」

03清空你的大腦


為了使一個人的時間可以被有效利用,就須要找出未來感覺。這種未來感,就是你的願景,你未來的模樣,他是一種驅使你邁向實現這種情境的

其實,所謂的忙,就是大腦裡已經超載,也就是想要完成的事情很多,卻又不知該從何開始。

因為這些訊息持續環繞在腦海中,漸漸地讓整個人感覺愈來愈混亂,致使執行效率就開始出現的下降。

所以,在解決忙碌的第二步,就必須先把個人腦海中雜亂的訊息給剃除掉,這不是說全部都不做,而是清空你的大腦。

接下來,就是從怎麼清空大腦的五個方式來解析,讓你的大腦做真正重要,且擅長的事情,而不是把大腦當作訊息負載的儲存器。

04捕捉所要執行事項


捕捉,要有效處理每一件事情,首先要理解「如何真正捕捉到真正重要的事情」,也就是擺脫低效率的捕捉。

要做好時間管理,首先要先理解,現在的身上有哪些事情是你該做的,這種掌握訊息的能力,就已經在決定你的時間效率的第一步。

這就牽涉到,你是否明確知道,你真正要做的事情是什麼。因為當我們在捕捉周遭事物的同時,也要捕捉到「應該」、「必須」、「現在」等事項要完成。

所以捕捉事務的第一要點在於,我們把大腦中的訊息全部給卸下來。這時就需要透過工具的輔助,你可以藉由紙筆,寫下這些事項,讓這些工具來成為你的大腦延伸。

換句話說,時間管理的成效,其實是我們看待工具之間的關係,只有當工具成為大腦延伸的一部分時,你才能夠發揮大腦該做,以及真正擅長做的事情,也就是思考,與快速執行。

05建立行動計畫


當我們把腦海中的事項寫下來後,這時就需要開始整理,這種整體的判斷方式是「是否可以行動」。

換言之,當你寫下這一件事情的時候,如果這件事情可以在兩分鐘內完成,那麼就直接開始做,這種能夠快速完成著事情,能夠現在、立刻、馬上完成就不要拖。

因為一但拖延,等同於你留下了負債,不只是在工具上,也可能成為腦海中的思考阻礙,反而無法把這些精神,投放在更重要的思考上。

另一方面,如果這件事情不能馬上完成,你要思考的是,這件事情的行動計畫,也就是後續還有哪些流程要走,並依據各階段來盤點所需要花費的時間,你就可以描繪出大概的行動時間。


06下一步行動計劃


這時就會延伸到我們日常所寫的「代辦清單」上,這邊就需要說明,每日代辦清單最多三項,這是你今天要完成的事項,因為你永遠無法知道,下一秒會接受到什麼樣的訊息,如果只是把今天的代辦,換成明天的日期,那麼這種代辦就是無效,因為這種只要記下能夠完成著重大結果。

這就會有一個問題,如果是每天都要做的事情,又該怎麼做。所以,書中就提出另一個清單來協助「下一步行動清單」。

前面的代辦清單主要是以核心項目,而這個則是依照重要與時間性來做排列,讓你可以明確知道,到目前還有哪些事項還要完成。

一方面可以總體看出現在的數量,一方面也是在檢視自己,目前的實際產出。




2018年3月4日 星期日

431|《搞定》(1)To-Do List的效率戰:你的野心,是為了與優秀人站在一起


共計 2,324 字 | 建議閱讀時間 2 分

隨著科技把你我的距離拉到沒有距離的時候,連帶讓許多事務被無限擴大。你能夠在隨時隨地接受到處理事情的資訊,這也就代表,過往的責任邊界已經不再是絕對確定,而是一種模糊,甚至是不斷擴大的過程。

有多少人在入職後,所做的事情是原本應聘時所講的事情,只要你有能力負荷,加上距離的已經零時差,就必定會多出比原本所設想的事務多更多。

換句話說,科技的進步不只是讓人的距離消失,也連帶影響了我們對於「界線」了釐清將不再是絕對化,更多的是在模糊事務邊界下,你的「工作效率提升」。

清單,是一個很好的工具,可以讓我們知道,有哪些事情還沒做完,逐一地把它給一條一條的條列式下來。

可是,即便知道清單這項工具,還是會有一項又一項的事情突然穿插,又或者即便畫掉一條事務,這件事物本身又有變數,你不得不再重啟,讓你的清單成為一張無線循環的羅生門。

但是並不是說清單這工具就沒有效果,而是你能否以更好的方式來操作,並且讓自己的效率更為精準。


01心境如水


有一句話說「境由心生」。我們心裡的好壞,會決定我們所看到的事物是好還是壞。如果初始點是好的,你所看到的世界就全然有好的那一面,反之也是。

寫清單的過程中,都會想把所有的事情全部條列在上面,有些則告訴我們在清單上只寫五個清單來完成,有的則說寫六個,有的還說只寫一條要完成的清單。

這些都對,而那只是後面,在條列清單時,還需要掌握一項認知,也就是你的「心思」是否平靜。

這不是直接理解一項工具,就馬上直接應用,更重要的是使用者本身的心境如何。為什麼需要先理解這,如果你很專注在做一件事情,做到渾然忘我的時候,這時你已經進入一種「心流」模式,你會全神貫注在裡面。即便外界發生什麼事情,你也只投入於此。

在描寫你的清單時也是同樣的道理,如果這時心是混亂的,你所想到的都是混亂無章的項目,也就難以準確掌握寫出完成清單時的關鍵行動。

比爾蓋茲會在每年中有幾周的時間,脫離原有的生活,獨自靜靜的思考,或是看全球各領域所發生的事情。他說這種做法是為了讓腦袋清醒,放空,更重要的是「找出真正重要的事情」。

很多時候,當我們身處在混亂的時刻,更該做的不是做事情,而是先把自己的心給清空。


02行動力始於想像力


《人類大歷史》中寫到,人與其他生物最大的差異在於,人善於想像,能夠把未來沒有發生過的事情給想像出來。如同「沒有做不到的事情,只有想像不到。」想像力也是人與人之間的程度差異。

頂尖人士的想像清單中,只有幾個衡量方向:

這件事完成時的模樣
為達成想像,需要哪些行為

如果清單上只是寫「今天要完成吃飯」,這等於是一項無效的清單,它只會變成腦中一項暫緩存的記憶體,一但這種清單寫得愈多,你的大腦就會被這些瑣碎無意義的清單給搞得很煩。

結合上述兩的面向來描繪就會是:

今天晚餐吃便利商店的海鮮口味泡麵,需再2300時出發

這種具體化描述出行為的方式,才能將大腦裡要做的事情透過外掛工具來協助我們分擔腦力,當你清得愈多,才會有足夠的腦力進入到「心流」狀態。

換句話說,工具本身是協助我們的外掛式工具,並且讓我們大腦發揮它真正要做的事情。


03看得見與看不見


進入到知識經濟時代,「專業化分工」才能發揮一個人做不到的事情,如果你吃一個便當,你需要從種菜開始,無形間是把你的生命給分散在完成一件事情上,導致毫無效益。

專業化分工就是讓每個人各執其職,讓我們能夠以最低的成本獲得到你所想要的成果。換句話說,你所付出的不僅是那些「看得見」的成本,無形之中你還付出「看不見」的經濟效益。

把不必要做的事情,外包、委派,就是為了要發揮效益最大化,你的清單就是在扮演這樣的角色。

所以那些會使用工具的人,往往都是先看到工具本身所帶來「看不見」的價值,而並非是我們「看得見」效益。

這之間的差異就來自於格局與視野,只看得見今天的人,很少會想像十年後的模樣;相對的,看得見十年後的人,才更知道「看不見」的效益在未來是什麼。


04清單後的自我升級


《刻意練習》的核心在於:一萬次在舒適圈裡的練習,永遠比不上一百次在學習區裡的練習,這之間的差異在於「行為改變」。

如果只是做to do list的事情,做十遍、一千遍後,還是無法成為領域中的傑出,因為只是把事情一遍又一遍的再重複。而忽略了解構,找出是事件的組成。

就如同有的人工作二十年,但實際上只有一年的工作經驗,因為十九年的時間都在做第一年的事情。

菁英與一般人的區別就在於此,即便是一件簡單的事情,也可以拆解成好幾的部分,針對不同環節還做強化,甚至是淘汰。

這種思維就是「解構化」,例如,你在吃麵的同時,會先從麵的外觀、色澤、溫度來初步辨識,接著在品嘗的同時,階段性的感受麵的品味,以及到最後的回甘感覺,這就是把一件看似平常不過的事情不斷的拆解,成為一個又一個的元素。

其中判斷「解構化」能力的關鍵在於:「有沒有能力做出可交付的產品。」

所謂「可交付」是你所做出的成品,能夠被人們給使用,好比你能夠把你的經驗彙整,撰寫出標準作業流程,或是產品控管手冊,這都是把經驗與能力,統整、歸納與邏輯設計後的產品。

05你的野心,是為了與優秀人站在一起


人一生中最寶貴的就是你自己的時間,如果優秀的人不願跟你合群,也許是圈子裡不需要你,因為優秀的人不會浪費無效的時間在停止的時間上。

做好清單只是開始,最終拚的都是效率戰,能夠更快、更準確的達成目標,才是工作清單的基礎。

如果你沒有同對能力,只會被更好的人給替代,有句話說,今天你能做的實情,別人能夠做得比你好,為什麼還需要你。

清單的效率化,是為了讓我們拆解達成目標的方式,最終都是要能夠做出可交付的產品,只有這樣你才會知道每個環節需要多少時間,以及可能對應解決的方式。

清單為你省下的時間,是為了幫助你,把時間投入在更重要的時間上。
這就是「你是誰?」的問題。