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2017年6月3日 星期六

297|一分鐘經理:成為卓越領導者的三種管理法則



共計 3,286 字 | 建議閱讀時間 6 分鐘

人之所以改變,就是因為他的行為得到正確且即時的反饋。這也是《一分鐘經理》所講的核心觀念,這本書幫助領導者,如何透過有效的目標設定、讚美與糾正,來引導員工,創造出高績效組織。

想像一個情況,一個孩子正在學習走路,這時,孩子突然跌倒了,一旁的媽媽衝上去抓住孩子,並且大聲地責罵,你連怎麼走路都不會走。

另一個場情境中,同樣是孩子在學走路,當孩子在一瞬間快要跌倒了,身旁的媽媽快速撐住孩子,並對他說:「你好棒!已經開始會走了。」

兩種教養的方式都會有,同樣,在組織裡面也是,所以《一分鐘經理》就是在探討前者當員工發生錯誤時,我們如何有效,且正確的對事對人;或者達成任務時,怎麼鼓勵、該怎麼讚美都是有它的內在邏輯。

拉姆·查蘭在《領導梯隊》裡提到,一位領導者到執行長的過程中,各階層的領導所需要的知識、心態與時間管理都會有所不同。

但事實上,很少有人會意識到或者去學習這件事情,好像被任命成為經理人後,就馬上擁有相對應的能力。

這就是這本書要解決的問題,因而研究出這一分鐘管理法。

首先,我們要先定義什麼是管理,其實,所謂的管理並不意味著,給員工安排命令、任務操縱員工的感覺。

因為這種認知是有偏見的,管理是要通過自己的真誠,以及高效率的方法,幫助員工獲得良好的感受,讓人們獲得自我管理。

理解了管理的核心要點,賦予員工自我管理的能力,管理者則是創造環境的人。接下來就針對,《一分鐘經理》中所提到三個部分:一分鐘目標、一分鐘讚美、一分鐘糾正。


01一分鐘目標


說道目標,其實每個經理人,每天都在不斷設定目標,例如,告知誰做這個任務,誰做那個專案。

我們目標每天都在制定,但是成效卻有所不同,因為我們在設定目標的時候,對方的期望,跟我們我設想的期望目標,有時是天差地遠的。

有時交了工作成果後,才發現根本不是自己想要的,實際上經理人在設定目標的時候,沒有和員工之間達成目標一致。

所以,制定目標雖看似小事,但卻隱含了非常大的秘訣。

一開始,我們要先知道,制定目標不是一個單方面的交流,它是一種雙方理解對目標的清楚定義。

一個有效的目標,是領導者和同事一起制定完成的,在制定的過程中,能否達成一致性的共識就非常重要

這時領導者可以試著詢問,你還有什麼其他的想法?或者讓對方重新陳述我們共同的期望,確保認知有一致的共識。



一個好的目標還包含三的要素:目標本身、衡量標準、完成期限

很多人在設定目標的時候,只說明你把這件事情完成,但那種事非常抽象的目標定義,因為你所說的達到,究竟是做到60分就算達到,還是100分算達到。

所以完整的目標,必須要包含目標本身的定義,如何來衡量,以及完成的期限是在什麼時候。

然而,有時我們所設定的目標更龐大,更複雜,很難透過這種方式來定義。書中作者就提到,我們把這些複雜、又重要的事情,單獨拿出來寫在一張白紙,把目標是什麼、衡量的標準、以及完成期限有幾個階段。

另一方面,如果出現太多目標該怎麼辦,這時候就要使用二八原則身為一位經理人,就有責任和部屬一起找出那關鍵的二十成因,把精力專注於此。

所以,一分鐘目標的核心,就是通過一張紙,用一分鐘的時間,讓部屬與領導者都能對接下來的工作、期望有一致性的共識。

一分鐘的目標,不再於用什麼樣的形式呈現,而是我們能不能對接下來彼此要執行的事情,擁有共同、明確的期望。

當我們有了一個明確深度的討論,有衡量標準,以及期限的目標時候,就可以根據這些標準來判斷怎麼改進或完善。並且讓員工擁清晰、明確的目標,就是幫助員工管理自己。


02一分鐘讚美


目標設好了,開始執行就會出現兩種情況,第一,員工如如期完成;第二,員工沒有準時完成。

這兩種情況怎麼處理呢?

這就是接下來的一分鐘讚美,以及一分鐘糾正。

有時團隊表現不錯,但我們卻不知道怎麼表揚,以及不習慣,但這對員工的成長是一種阻礙。因為員工的成長,就像一個孩子,從小長到大的過程。

如果我們通過批評和指責的方式管理員工,這對員工的成長是非常不利的。


所以,經理人在工作中,就應該主動去找尋那些員工做對的事情,可能在一開始,員工在方向上做對了,這時候找出他們做對的地方,給予他們鼓勵。

這種過程中,鼓勵一點,進步一點,關鍵在於員工作出正確的事情後,即時的給出反饋。

這時會有一個疑問,一點點的成績就表揚,不就會讓對方獲得太多的自信嗎?
不是還有很多做得不好的地方,或者別人會覺得你做得太假了,會認為你的表揚會沒有意義了。

這種擔心是有道理的,不過這些問題並不是表揚所帶來的,而是表揚的方法有問題。


這就牽涉到,如何有技巧的表揚,一分鐘讚美,就是解決這個問題。我們平時的表揚就直接說:「你做得真棒!」

可是,一分鐘讚美,分為三個過程:前半分鐘、中間幾秒鐘、後半分鐘,三個階段所使用的策略是不一樣的。

一開始前半分鐘,當員工做對事情時,要即時的讚美,讚美時要掌握三個關鍵點:

第一,表達具體的事實
第二,你的感受
第三,他做了這件事對團隊帶來積極的影響事情

前半分鐘讚美,你要停留幾秒鐘,讓員工享受你給他帶來的喜悅,接下來進入第三階段,你要說明,希望他接下來做得更好。


03一分鐘糾正


當員工沒有完成任務,這時我們就要用一分鐘糾正,例如員工沒有完成任務目標,我們要給他即時的反饋,有時候,就需要批評。

然而,怎麼批評,如同稱讚一樣,他都是有技巧的,批評人方面,有很多人存有三種錯誤的見解:

第一,覺得不好意思批評,總覺得批評很沒有面子,所以在批評時特別婉轉,含糊,不明確的表出真正的想法。但是,當員工沒有得到清楚的反饋,這樣他下次的改進就無法在正確的點上面。

第二,那就是沒有再發生問題的第一時間給予反饋。總是會找時間秋後算帳,隔一段時間後,把前半年所犯的錯誤,一起搬出來講。這種一次性給予反饋,對於員工而言,是一種非常糟糕的感受,

第三方種錯誤的見解是,經理人不知道怎麼去批評,只知道用批評對方的方式就代表完成糾正。


事實上,一分鐘糾正,同樣分成三個部分,前半分鐘,中間幾秒,後半分鐘。

前半分鐘,這時候要做到「對事不對人」。也就是說,你需要針對員工做錯的事情上是什麼,把溝通的重點放在錯誤的事情上,讓對方理解,什麼是錯誤。
並且要非常具體的告知,是在那些地方哪裡,以及錯了之後,你的感受是什麼,還有你犯了錯誤對他人所造成的影響。

接下來,幾秒鐘的沉默,這個沉默的時間,讓員工理解到感受到所犯的錯,讓員工自己去自省。

最後進入批評的第三部分「後半分鐘」這時候的策略就要轉向「對人不對事」
這時你要告訴他,他的能力比這次的犯錯還要來的好,即使犯了錯,你還是對他有信心的,你仍然相信他有能力去改正做得更好。

一分鐘糾正的核心,你必須把這個人的價值,跟這件事情區分開來,區分行為,跟員工本身是不一樣的,你把事情做錯了是行為的問題。
然而,你個人的價值是好的,如果你因為員工做錯事情,就去否定這個人的價值,這種打擊個人的方式只會讓對方懷恨在心。


總結


不管是目標設定、讚美或者是糾正,其中都牽涉到一個核心的概念,那就是「即時反饋」不管是在目標溝通時,即時確保雙方的認知與共識是否一致,還是讚美或糾正的時候,能否看到對方的行為給予相對應的回饋。

一個人成長得快慢,有一個關鍵性因素,那就是反饋的作用,例如,當我們要知道一件商品在市場中賣得好不好,直接丟到市場上,市場會給我們最即時的反饋。

所以,回到個人方面來看,不管是經理人、領導者,或者是自我成長方面,我們從哪邊獲得反饋,以及反饋的品質將決定自身的成長速率。

怎麼擁有好的回饋,《好好學習》或《與時間做朋友》中都提到一個簡單的方式,那就是透過寫日記來做自我反饋。

這種寫日記並不是寫說我今天做了什麼,感覺怎麼樣,而是更有系統的去思考,假設今天這件事情用另一種角度去看事情,會不會有另一種解決方是,以及當我們認知到情緒的出現時,開始思考,究竟是什麼點讓我這樣,找出最根本的原因。這種方式的自我反饋,一開始會難,但隨著時間不斷撰寫,就會開始擁有獨立思考的能力,例如,當碰到一件事情時,從時間緊急性以及各種層面的可能性來找出最合適解決方案。

就如同八十二十法則,人一生的成就,其實就在於那少數幾個選擇上。只是,當我們碰到的時候,是否擁有足夠的心智來面對這些選擇。


2017年2月27日 星期一

226【領導階層】職位愈高,愈需要反思的3問題


前通用電器執行長傑克威爾許曾說:「什麼是CEO?就是最後一個知道公司要倒的人。」這一句話也點出鄧八定律裡的概念,就是指能與某個人維持緊密人際關係的人數上限為一百五十個人,超過這個數字就很難做有效的溝通與連結。

同樣,當我們的職位愈升愈高的時候,在同樣位置的領導者,或更往上的領導層則愈來愈少,相對於在給予反饋的可能性大幅度的降低。也就是很難在獲取到真誠對自己的反饋

因為這時你的領導不再留意你每天的行事作為,等大家注意到你犯了錯誤,恐怕會為時已晚,也就是說,等到管理上的失誤對業績造負面影響時,通常都已經來不及矯正,難以重回正軌了。

不管是環境、競爭對手,甚至是個人處境的變化,都可能悄悄引領你走上歧途。可惜當局者迷,身在其中很難看清得清楚。

但是,那些頂尖領導人具備的關鍵特質,不是懂得如何時時走在正確的路上,而是學會一些技巧,當情況便遭時就能立即察覺。

接下來針對領導者應該定期問自己的三個問題。這些問題並沒有所謂的「正確」答案,也不見得在任何時間點都會引發高階主管的共鳴。

但這是要藉由這個機會暫停一下,花點時間問問自己一些關鍵性問題,才能定期改善績效,同時防患未然。

第一問
釐清優先要務以及願景的溝通


許多領導人表面上擁有豐富的領導長才,但卻因為陷在日常作業的沉重壓力,往往未能適時向組織宣導願景。

其實員工想知道企業要往哪個方向走,需要把重心放在什麼事情上面。世界不斷在變化,他們想知道公司的願景和優先要務會如何改變。

不論你是否覺得自己常常和部屬討論願景和策略,次數還是可能不夠頻繁,或者內容不夠詳細,無法滿足部屬的需求。

第二問
時間管理


我如何運用時間?時間是你最寶貴的資產,一旦知道自己的優先要務是什麼,就必須很有把握。

像「時間管理」這麼簡單的問題,許多公司領導人卻往往無法準確回答。如何運用時間,不只對你自己很重要,對你的團隊也很重要。

所以,領導人運用時間的方式,當然必須配合企業的需求。重點在於,不管你做什麼決定,時間的分配都必須配合你的願景和組織的優先要務。

面對經營企業的壓力,我們很容易失去焦點,所以務必每隔一段時間就問自己這個問題。


第三問
反饋意見


該如何針對意見回應,你應先問自己這個問題:我能否給部屬適時、直接、有建設性的意見回應?

然後,問第二個問題:我是否可以找到五、六位部屬,願意說出一些我不想聽、卻不得不聽的事情?

如果你的部屬大部分雄心勃勃,他們會希望你有話直說,直接了當指導他們。

不立即直接給部屬意見回應的經理人,往往在平時破受部屬愛戴,年底打考績時卻變得十分討人厭。由於主管沒有適時地給予坦率的意見回應,以致部屬未能達成期望,最後結果則反映在他的獎金、調薪和升遷上面。

許多領導者發現,要給部屬有效和適時的意見回應並不容易,要從部屬那裏得到意見回應則更困難的多。

原因很簡單:這樣做對他沒有什麼好處,壞處卻很大。你的職位和重要性愈高,部屬愈不會告訴你「可怕的真相」,這些真相聽起來刺耳,卻是你需要知道的事情。

你需要花點心思,才能說服部屬給你建議和指導,你也需要保持耐心,鍥而不捨。

別人給你意見回應後,你怎麼處理,攸關重大。如果你採取行動,肯定可以改善自己的績效。同樣重要的是,你和部屬之間的信任因此跨出一大步,從此建立坦承交換意見的管道。

結語


在《領導梯隊》中,就講述到從基層領導到最首席執行官的過程,他所具備的格局、視野與認知都將不斷的轉變,主要從三個面向來探討:

第一,時間管理,如何有效分配你的時間,因為你已經從最基本的執行者,轉變為規劃導航者,必須清楚知道什麼樣的情況,才是最重要的。

第二,領導技能的提升,針對從各項的思維與認知做轉換,提升從一個執行者轉換為策略規劃者,這時必須清楚知道該具備什麼樣的領導方式來引導部屬。以及當面對問題發生時,怎麼透過領導力來喚起每一個人的內在動力。

第三,思維的轉化,這是最關鍵的一部份,如果生了一個職位,卻還是用上一個職位的想法在做事,很容易把部屬的功勞給搶走,這也是為什麼很多業績很好的人生到主管位置後,很快就不行了,這就是因為個人的功勞太大而把其他人成長個機會給奪走。

所以要從帶領團隊的角度來引導團隊,朝向我們的願景前進並在路程中給予支持與鼓勵。


2016年12月21日 星期三

174【學習轉化】人員對學習成效的分層與實行


也許會 有一天 世界真的有終點 也要和你舉起回憶釀的甜 和你再乾一杯《五月天 乾杯》

你希望擁有什麼樣的人生?
如果隨波逐流,那麼時間,就會是從你的朋友變成你的敵人。

站在多長的時間維度考慮問題,將決定了你的人生。例如,對每個家庭來說,培養孩子必然是一個長達二十幾年的過程。最終的目標,就是希望孩子擁有幸福的人生。

可實際上是,在學校裡被無數的考試中,讓孩子的時間被每一次小測驗、大測驗分割成一塊一塊的。就會產生一件事情,那就是孩子和家長,每天只是忙著通過那一道道的關卡,最後喪失了對時間感覺,也就使認知變成了隨波逐流

但是,為什麼還是會有人即使成績平平,表現不怎麼突出,但最後卻能異軍突起。其背後的差異就在於,他們後來的發展,或者是能用更長遠的時間維度來考慮。

換句話說,教育的本質,是一個認知問題。《時間的長河》裡作者克魯澤曾說:「有百分之九十九的人,在離開人世的時候,根本沒有意識到,生命對他們來說是如此珍貴與意義非凡的出現。」

如果你是家長,你要考慮的是,孩子的一生,不應被任何框架所限制住,我們認為的不可能,那是因為我們用我們認知世界的觀點,但對孩子來說,這一切,都還有無限的可能。對於時間的教育是,如何讓它變成孩子的朋友,而不是敵人,幫助孩子能用更長遠的時間來看現在所做的事情。

當孩子,或者是我們自己認知到,時間對我們來講,不再是一種負擔時,那時你才是真正的掌握著你的生命。

就如同,你賺錢是為了花錢,還是花錢為了賺錢,文字一樣,但是,當順序變換的時候,所產生的結果,就是人與人拉開距離的差異點。就像一開始所說的,你的人生,取決於你的認知所產的選擇,時間只是把你選擇的結果放大而已。

孩子對於時間上的認知差距,可以是來自家庭、學校或者所處的環境,就也代表著「人」對於學習有著非常重要的影響。同樣對於培訓的過程,怎麼藉由培訓的相關人員,如者管理層、講師、學習者等,來強化培訓的效果,讓學習轉化可以更加深刻。

The Six Disciplines of Breakthrough Learning
學習 培訓 人資 績效
轉化 設計 反饋 學員
共計 3,122字 | 建議閱讀時間 4 分鐘



這裡所說的人員指的是學員和培訓管理人員以外的第三方人員,他們是支持學習轉化的重要資源。

他們在支持學習轉化過程中扮演著重要角色,是績效支持系統的有力補充。他們能提供任何績效支持系統無法提供的東西,例如情感、智慧、反饋、鼓勵、激勵、協同解決問題等。

所以無論在本階段還是整個學習過程,在人力支持系統上投入時間和精力是重要的。

接下來針對在培訓轉化上幾個重要的關鍵角色。


01管理者


管理者是最具影響力,卻最少得到開發的資源,一旦得到利用,將能極大促進學習的轉化與應用,確保培訓產生結果。

假如經理們願意並有效餐與學習轉化過程,那麼他們將成為整個學習系統中一個重要的部分,就是幫助學員學以致用並轉化為業務成果。

1.管理者參與的程度
一個積極的反應是管理者鼓勵部屬應用新知識。積極的鼓勵將是學習轉化環境的重要指標,它讓組織受益於培訓與發展。

學習發展不是在真空中運作的。學員培訓結束後的工作環境,尤其是上司傳遞的訊息,需要得到積極管理,以支持學習轉化和應用。

2.鼓勵管理者成為教練
很長一段時間,我們對管理者不鼓勵部屬應用新知識的情況感到困惑,如果其他部門員工工作效率提升且能承擔更多的責任,學以致用也是符合管理者的個人利益。

管理者如何支持部屬學以致用,可以從以下四點來著手:


  • 認可輔導的價值
  • 有信心做好輔導
  • 了解學習項目的內容,知道部屬完成的內容
  • 對支持學習轉化負責,明白這屬於自己的工作職責


3.讓管理者看到價值
必須讓經理們相信,通過對部屬提供教練輔導,可以獲得長期的回報。在此我們就必須要問我們自己:「這對我有什麼好處?」

無論培訓項目是否涉及業務部門,培訓人員都應對應經理施家正面影響,向他們展示收益的證據。

4.讓管理者對部屬有信心
管理者必須有信心才能有效輔導部屬。任何經理都不希望自己被部屬認為無知的或沒本事的。如果他們不能確定如何做好最佳輔導,或者不了解項目的內容,簡單的解決辦法就是輔導時避免討論項目內容及其應用。

若經理們有信心做好培訓後的部屬陪輔導,他們就需要知道項目的內容,感覺自己擁有精湛的輔導技巧。

5.讓管理者了解項目目標
應讓部經理們了解項目目標,了解部屬需要完成的具體任務是什麼。鼓勵經理們與部屬提前碰面,以識別最重要的學習機會。給他們簡單有效的行動指南。

在項目結束後,鼓勵學員與主管討論具體的應用目標。通過在線的學習轉化感理系統或其他工具,彙總並向學員直屬主管發布所有的討論目標,增加學習轉化成功的可能性。

6.讓管理者輔導負責
如果管理者看不到價值,他們就不願意把提供反饋當成重要的任務。有足夠的數據表明,培訓後的管理者跟進能為公司和學員創造額外價值。

管理者是推動學習轉化並最終達成學習項目的最有影響力資源,卻未得到充分開發,為了充分利用這一資源,需要讓管理者了解可成內容和部屬的學習目標、掌握輔導技能,了解各階段的工作綱要。


02講師


如果講師能夠持續地支持學習項目,則學員很願意在學習轉化階段與其保持關係。

1.可信賴的資源
他們擁有卓越的知識和授課技能,所以培訓中他們的知識、看法和建議會得到學員的尊重。

講師對內容有著最深刻的理解,他們的觀點最受學生認可。尋找有效的方法讓講師們支持學習轉化,給他們時間明確的責任,最終將形成健康的學習轉化氛圍。

2.講師的新角色
為了解決講師支持學習轉化的問題,必須將講師的職責從以前的課堂拓展到學習轉化。這種重新定義則要求對講師的角色任務和資源的再分配進行更廣闊的構思。

講師將不再侷限於教室或虛擬教室,而是以專家的身分貫穿整個學習階段。因為講師的時間有限,所以使用技術手段提高流程效能也是非常有必要的。電子學習轉化管理系統為講師們提供類似儀表板的功能,他們將能看到學員小組是如何運行的,以及學員能以個性化輔導中獲得那些益處。

03同伴互助:學習社區


通過學員在整個學習階段的相互鼓勵與分享,所有的培訓項目都能充分利用共享的知識和經驗。

1.集體能量
假如培訓是推動變革的一部分,那麼在同事間創造這種集體能量,或讓團體共同接受相同培訓尤其重要。

如果可以,將整個團隊的成員放在一起培訓。鎖定重要部門、業務單位或工作團體,快速培訓主要員工,要比菁英培訓更容易成功。當公司尋求績效穩步上升時,必須讓很多員工同時接受內容相似的培訓。

2.教練
在某些重要的學習與發展項目中,指定高層領導者作為教練的作法有時候會投入太大的成本。如果學習項目的講師來自外部,那麼可以考慮在學習轉化階段讓他們繼續提供支持。

04反饋促進學習轉化


反饋不僅可以促進學習轉化,而且通常可以維持員工的學習熱情和學習投入。

假如員工請求經理為自己的學習轉化提供幫助,而經理也樂於幫助,那麼對於參加培訓的員工,這無疑給了他們一個積極的信號,員工會認為經理重視他們的工作,所以花時間也是值得的。

如果培訓部門想看到更多的員工應用新知識,並真正影響業務結果,他們就應該關注反饋與輔導的數量和質量,並尋找合適的方法引導反饋與輔導更多、更有效地發生。



結語


《第五項修練》的作者彼得聖吉,在書中提到學習型組織的概念,就是在不斷強調學習與成長,將會影響組織是否繼續發展的關鍵要素。

同樣對於培訓後管理者與學習者,對於學習後的態度如果是正向的,那麼就會強化成行為,最終使學習達到效益。但如果每個人都對於學習到的事物,沒有發揮的的空間,就容易使得培訓無效化。

另一個學習重要的關鍵,那就是反饋的機制,如果沒有即時知道自己的行為是好還是壞,那就像是頭保齡球時,在球道中間橫放一條黑布幕,你投球後,聽到聲音卻不知道結果,因為被布幕擋住。

管理者的責任就是要把布幕拿掉,讓學習者清楚知道哪邊要調整,才能不斷的修正不斷的進步。



未來預告|

175【領導轉型】部門總監的職責與領導轉型上的思維模式
如何接軌領導類型的轉變與思維模式。



2016年10月23日 星期日

116【可用在人才發展上】培訓後的行動:領導者反饋與指導4方針


有些時候在培訓完的當下,情緒高漲、熱淚盈眶,好像每一句話都說到了自己的心裡,好像知道未來將怎麼走。然後呢?就發現沒有然後了...聽完就也聽完,對自己的生活、工作沒有任何積極的影響。

主要會發生這種情況有兩種原因,第一種是在於內容能否轉化思維,有些學習就純粹只是讓你認同,替你把沒說出的話給講出來,當下會覺得情緒獲得宣洩,但然後就沒有任何更進一步的讓思維轉化。除非能轉化思維的認知,不然看在多的心靈雞湯都不會成長的。

第二種就是課程後的不斷反饋與訊息提取。這就有賴於管理層是否重視培訓後的實際檢視與定期反饋。

第一種就有賴於講者本的引導能力,其中就包含了大量的技巧在裡面,例如,如何從概念化由載體帶入、既有知識的認知水平提升階層、建構系統知識的連結、各工具的模組化套用、解釋呈現的轉化技術、互動條件的應用熟練等等包含了一大套知識轉化的領域。

第二種的解決方式就須由管理者本身的認知升級。

企業是否成長著重點就在於財務發展,就會形成定期的檢視財務狀況;相對於培訓來講,卻是很少有把培訓後的人才發展狀況做定期的理解,也就容易造成培訓當下知道怎麼做,但到了實際工作上漸漸遺忘所學習到的事物。

管理者能否用定期檢視財報的態度來檢視學習成果,將會是決定培訓成效好壞的關鍵。

有效的培訓發展對於企業來說可以留住人才,投入人力資本發展,對於不斷變化的市場中這是企業保持競爭力的決勝點。

當管理者不重視培訓前、中、後的理解與討論反饋,將會嚴重浪費掉績效改進的機會,時間與金錢也就同樣被浪費掉。

所以要讓培訓有超乎期待的成果,管理者所投入的時間和精力就非常重要,將部屬學習的努力轉化成公司成長的動力。隨著員工績效表現的提高,對企業的承諾與忠誠也將有所提升,這也是高績效團隊的基本特質,就是組成學習化組織的基石。
接下來將以培訓後管理者將必須知道與理解的事情,怎麼樣幫助學習者強化課程所學,並將所學的事項轉化為企業的實際成果。

GETTING YOUR MONEY'S WORTH FROM TRAINING & DEVELOPMENT
學習 成果 反饋
結果 績效 轉化
共計 3,443 字 | 建議閱讀時間 7 分鐘


只要沒有執行,再突破性的設想也會瓦解,再好的學習材料也不會產生價值,設置再好的目標也不會實現,即使是革命也會中途夭折

即使是在業務上有著極強的績效推動能力的人,也經常在培訓效果的推動上有盲點。因為他們並沒有把學習的目標當成同重要的目標,或者他們並沒有很嚴謹地認真地對待這些事。這樣的雙重標準對效能和效率沒有幫助,因為培訓和學習的目標是推動你的業務產出。

所以,學習與發展的目標實際上就是業務目標,他們應該被一視同仁通過更管理培訓後的跟進過程,像管理業務目標跟進一樣,妳的回報就會變得更多。沒有跟進執行的目標就沒有價值。


推動學習效果轉化產出結果可分為四大區塊:

  • 共識目標
  • 監督過程
  • 評估成果
  • 計畫未來



1
共識目標


好的管理不會讓他的部屬不和他商量的情況下設定業務目標,否則員工們可能會出現各式各樣的問題,比如太容易達成,與實際的戰略目標脫節,或者把精力花費在不重要的事件上。

在一項研究中,只有百分之四十的管理者知道他的部屬在參加完一個課程後、整整一周的培訓項目後,具體在學習目標上做些什麼。剩下百分之六十的管理者完全搞不清楚狀況。

換個角度說,我們設想一下,哪家公司能夠在百分之六十的管理者搞不清楚目標、不清楚分解給員工的工作目標的情況下取得很好的商業業績?

理解部屬的學習目標,並和他們達成共識,像對待工作業務目標一樣對待這些非常重要的目標。確保這些學習目標對他們的工作成果有幫助,並與你創造學以致用的機會相連接。

針對目標評估的轉化上,可以藉由幾個標準來做建置。

標準類別

  • 清晰
  • 重要性
  • 時間性
  • 相關性
  • 可衡量性
  • 現實性


依照建議的做法劃分為符合標準與不符合標準的兩類來做檢視

2
監督過程


好的管理者對部屬們進展情況的關鍵指標必需敏感,比如執行任務的關鍵點、營收、客戶滿意度等。不斷確保組織達成期望的目標。

同樣的,學習與發展計畫的實施也需要管理過程。對於業務結果來說,我們已經具備規劃好的匯報週期,你可以在時間點看到具體情況、理解過程、認可成績或者做出必要的修正。

週期性的進展情況更新可以藉由學習的間隔效應發揮很大的作用。
近五十年來有關學習的研究表明,間隔性、週期性地回顧所學知識,對學習效果的持續有很大幫助。

間隔學習的效果在於,當你把學習效果的持久性當作目標時,間隔就變得格外有效。管理者們可以利用這種間隔效應,週期性、間斷性的詢問部屬的進展情況,讓他們結合實際工作。每次進展情況須更新時,學習者就必須回想那些內容,這可以幫助他們長久記憶。

間斷性的重複回想所學內容,比反覆展示培訓材料的效果好很多,如果這種回想能夠伴隨著反饋,效果就會更好。間隔期愈長,對學習者的記憶刺激也愈大。

如何達成學習的跟進計畫,這個跟進過程的監督比跟進中使用的材料本身更重要,所以,要照的時間表前進。

每2-4周檢查一次,持續3-6月為佳。必要時,根據不同的培訓項目、學習目標來調整這個時間計畫,比如提高人際互動另可能要比學習一個操作技術需要更長的時間。你要保持這個節奏,直到部屬的行為固化成習慣。如果這個跟進計畫已經變得沒有意義的行動,就可以停止,或者重新定義目標。

如果週期性提交學習與發展目標的進展情況報告是一種麻煩事那麼可能只有兩種可能:

1.在你的公司,財務報告、項目里程碑階段性報告、策略行動報告都是麻煩事
2.報告被當作麻煩事

人的學習與發展目標也需要匯報系統,這和業務目標沒有區別。兩者都是對公司極其重要的投資。因為公司花錢栽培和發展人才,是為了提升未來的績效,所以學習與發展目標應該像業務目標一樣管理。

週期性的財務匯報迫使管理者們專注於達成財務目標,同樣,有意義的學習與發展目標進展狀況匯報能起到讓人們專注的作用。如果不想白花培訓錢,如果想要提升團隊和自己,就不要把這當成一堆麻煩事。

如果你已經要求你的部屬定期向你匯報他們的業務目標達成情況,那麼你只要讓他們把學習與發展目標也包括在內就好。如果想要達成這些目標發揮作用,你就需要拿出正確的態度對待它們,像對待業務目標一樣認可和重視這些目標。

3
評估成果


每場賽跑都有終點線,每個財務在年度都有結算日。雖然學習與發展就像無盡的任務永遠不會停止,但也會有週期性的終點,在每次評估和總結後。

培訓結束後,必須盡快找你的部屬聊一聊,你的目標是什麼、怎樣進行、考些什麼。確定一個期限,並且約定下次面談的時間。下次你們的面談中,你需要部屬做的是:

  • 評估他自己的能力改變情況。
  • 給出已經獲得進步成果的具體案例
  • 反思目前的情況:有什麼用、什麼不行、什麼幫到了他、什麼妨礙了他、接下來怎樣做更有效。


如果確實取得實質性的進步,一定要肯定和讚揚他。如果什麼都沒有,你也要告訴他你很失望。問問他到底發生了什麼,你才會理解沒有進步的原因,也可以避免下次再發生這樣讓人失望的事情。

如果沒有進步的原因是因為培訓課程不足、選錯培訓課程(而不是後續跟進轉化過程的問題),你需要讓培訓部門知道,這樣他們才能發現問題並改進。如果問題實在是出現在部屬自己不努力、不認真對待這樣的發展機會的話,告訴他們「我在慎重考慮下次是不是還要把這些培訓投資花在你身上」

如果問題的實質原因是因為你沒有真正安排出時間提供後續的輔導和反饋,那麼問題就只能從管理者本身來做問題的解決。

4
計畫未來


人才發展是一個不斷持續的過程,所以你要對部屬的持續進步有所期待,這樣他才會真得保持這個狀態,並且真的不斷進步。

藉由討論準備未來關於部屬進步、最重要的計畫時,如何以書面形成的結果呈現。就會很關鍵,因為:
1.這將會鼓勵和表彰那些認真對待培訓機會、確實改進了自己表現的部屬。
2.證明你對人才發展是認真,證明你對培訓之後需要學以致用是認真的,證明給那些沒有好好做的人看。

結語

當培訓結束後領導者必須盡快安排時間與學習者會談,理解學習者學習的狀況,並共同檢視現在與未來如何把所學應用在工作上,並且討論如何達成產出的結果共識。

另一方面,領導者須從各面向來講解彼此期待的是什麼,從個人到團隊,產出的結果如何檢視,以及檢視的週期是什麼時候。

在會談結束後領導者需要定期的檢視學習者的課程所學,透過引導、提問、放大學習者學習的事項,並連結應用到各層面。還有對於學習者當下的成果做當下的成果回饋,以及未來的期望。

當檢視時,如果沒達到目標領導者必須檢視原因,並理解核心問題是否為培訓問題還是領導者的問題回饋,不同面向都有著不同解決方。而最重要的核心思維是,我們是否知道每次培訓後的檢視能否符合企業的實際成果。


2016年9月30日 星期五

107【可用在培訓發展上】學習轉化:管理者的有效轉化三部曲



學習本身就是一種違反人性的過程,但往往愈能克服這種情境,所獲得的將會遠超過所收穫的。

經過反覆研究後發現,一個人進入一段深度學習的過程大約需要15分鐘時間,接下來就會進入有效學習的階段,中間有任何干擾都需要在15分鐘才能進入此狀態。而我們進行培訓的過程中,有任何外在干擾如外部事務的處理、手機訊息的回覆,都會干擾學習,導致學習過程的效能降低。

我們在個人成長的發展途徑上,除了自身環境的改變,還有一像至關重要,就是在環境中的人是否能強化個人發展的過程。換句話說,在一個組織裡,能否辦別人才擁有不斷成長的可能,其中一個視角就是管理者本身,如何透過培訓前為何要參與這場培訓,以及培訓中對個人的期待,還有之後如何達成學習落地,一系列的階段中,管理者對培訓的態度與參與都將遠勝於沒有參與其中的管理者所帶來學習上的成效。

如何讓學習有效轉化不只是學習者本身需要有清楚明確的目標,此外,管理者的認同與參與,都將會影響學習成效是否擴展。接下來,將以管理者的角度,分析三大關鍵來有效使學習能提高工作效能,進而創造企業成為高績效組織。

GETTING YOUR MONEY'S WORTH FROM TRAINING & DEVELOPMENT
培訓 學習 投入
問題 反饋 實踐
共計 4,009 字 | 建議閱讀時間 6 分鐘


當培訓進入真正的收獲階段,你就是組織裡最重要的那位管理者,因為你的部屬參加了培訓,然而,能夠給予輔導與幫助的只有領導者。

「如果你是組織中的管理者,那麼對你的直接部屬來說,你就是組織裡最重要的管理者。相比其他人來說,你絕對是對員工的去留、職業生涯、道德、績效、工作驅動力、滿意度及分享企業願景和價值觀等要素影響最大那個人。」

如果你表現出對部屬培訓和發展的積極興趣,那麼他們對自己的發展也積極多了。他們會投入更大的努力學以致用、勤加練習。因此,他們的績效表現改進會更快、更有效,除了他們自己之外,你和你的團隊就是最大的受益者。

全情投入的三個關鍵點:
多去問問
創造機會
反饋和鼓勵

1
多去問問


每位管理者都有一種很強大卻很經濟實惠的績效管理工具,那就是「表現出你的興趣」,讓別人知道「你在意」。當你開始向部屬們提出培訓的過程怎麼樣?有學習到什麼?有什麼進步等,你無形之中就在傳遞一種訊息:你覺得培訓很重要。當時他們意識到「管理者覺得很重要」,他們也會覺得培訓重要;他們還會因此而在學習和轉化後投入更多的努力。

為什麼在培訓完後要問問對方?因為知識在剛形成的時候非常脆弱,這時候,你去「問問」他們,比如問他們學習到了什麼,會迫使他們重新回想起學習的事項,這個重新加工知識的過程對他們喚起和加強記憶很有幫助、對知識的轉化應用也是如此。

所有對人績效改進的研究都表明,有目的的實踐比「天賦」更重要。想要有所成就,人們需要反覆地練習,並且不斷回顧、反思在輔導之下才有新的突破。

所以為了最大化培訓與發展的價值,你需要找到一種能夠鼓勵部屬並保持對她目標的專注和持續實踐的努力。你可以設定一個正式的過程控制表格,並且記得要時常「過去問問」,關心他們的學習目標和進步情況。


2
創造機會


除了通過培訓後的應用推動績效表現的提升,管理者們還有另外一個好用與重要的方式,那就是創造機會。

作為管理者,你對工作流程、任務和資源都有控制權,好好使用這些權力,為你的部屬在繼續學習與發展過程中,創造實踐的機會。

我們可以為創造一個高質量的機會開始:
●鼓勵員工參與他們適合的、有利於他們發展的培訓。
●把可能的干擾降到最低,這樣可以讓他們全神貫注而不會是「身在培訓心在外」。
●培訓之後,給他們分配特定的項目、任務或其他的工作職責,這些職責應對應他們所學習的新知識、新技能等。


鼓勵適合的培訓

適合的、有利於部屬的發展,結合管理者的後續跟進,會給你的團隊帶來很大的好處。

然而,最關鍵的就是在於「適合的」有利於部屬發展,培訓中包括所有的知識、技能、方法等必須和這個人當前或未來的工作角色相關,並且都是他們尚未掌握的。如果把你的人送去學習那些他已經掌握的東西,並在未來不可能用到的東西或他們還不具備的先決條件(例如經驗、知識基礎)的東西,那毫無疑問就成了一種浪費。
同樣的道理,培訓也有很多解決不了的問題:當問題的根源在於沒有驅動力、期望不清晰、反饋不充分、缺少認可和獎勵機制等,培訓是起不了作用的。

解放學習時的時間

有效的學習需要專注而且部會被分散的注意力。作為管理者,培訓的時候你可以讓部屬從日常職責中解放出來,這樣他們就能更專注於學習而不會三心二意,甚至忐忑不安。
你需要找其他人來協助他們,暫時替代他們來處理他們的電話等各種日常工作。在可行的範圍內,把他們正在做的任務、項目的期限做些微調。最重要的是自己能夠忍住在培訓時間內不主動去打擾他們,除非真的有那麼必要的、緊急的事。
你需要做的事鼓勵他們專注於學習,而不是鼓勵他們在休息時急急忙忙地回來接電話、處理郵件等事情。其實這些行為的成本很高:每次他們被打斷,都要花費寶貴的時間重新聚焦。每次被他們打斷,整個培訓卻不會因此而停下來,無形之中許多重要的學習機會就溜走了。


布置學習任務

在創造學習機會時,你要做的第三項工作是佈置一些特定的任務:這些任務需要你的部屬應用所學才能做好,這樣才能讓他們真的去實踐所學並轉化應用。

舉例來說,如果你的部屬參加的是「專案管理」課程,你要確保他們最好有機會在接下來的時間裡被安排去管理一個專案,這個專案的規模、複雜程度不會太高,也不會太缺乏挑戰性,最好適合應用他們學習到的新知識與技能。

如果培訓項目是「演講技巧」,盡快安排一次重要的工作演講讓他們去做。這個時間把握是非常關鍵的,培訓項目結束後,應用實踐開始得愈早,他們記憶和應用德就會愈好。反過來,拖得愈久,他們忘記的也愈多。

3
反饋和鼓勵


最後一個,也是最重要的讓你全情投入的方法,就是在培訓之後提供適時的反饋、鼓勵、建議。

當兩個人參與同一個培訓項目時,如果其中一個人的管理者比另一個人的管理者更積極地給予輔導和反饋,他的表現進步速度會明顯快過另一個人。

這種差異是由你來決定的。各個領域的高績效者都有一個共識,那就是「導師」或者「教練」對於他們充分發揮才能式至關重要的。運動員們需要教練,否則他們無法獲得獎牌;管理者人也需要導師幫助他們一起實現成功。提供反饋和輔導,是管理者們能夠為部屬改進績效所做的最重要的事情之一。

要讓輔導和反饋有效,需要滿足四種條件:

●高頻率
●平衡性
●具體性
●對話式



高頻率

員工大多會覺得管理者給他們績效表現的反饋是不夠的。大多研究表明管理者們在「給予員工反饋」方面得分比較低。可以理解,在現在的商業節奏下,很容易就會變得太忙,以至於沒有時間激勵和輔導員工。但是,可以理解不代表可以容忍,缺少反饋,對於員工的敬業度有很大影響,間接造成對績效表現的巨大影響。

如果覺得自己太忙,總是不記得給員工反饋,那不如把這件事情備註在你的日曆上。提前做好計畫,到時提醒你日曆上的其他事情不會比這件事更重要,至多是同樣重要,因為你是一位管理者。對於管理者來說,輔導室發展團隊的重要方法,也是重要職責。

也許只是抽出幾分鐘,給你的員工反饋和鼓勵,但你必須記得保持頻率與節奏,這樣你會在員工承諾度和績效表現上都獲得持續的收獲。

平衡性

平衡性的反饋意味著你既要給出積極的反饋(表揚),也要給出發展性的修正性反饋。這些反饋本身不用很難,辦法也很簡單,比如當你不再習慣性地使用一個「但是」,就可以不令人們在情緒積極的時刻被你打擊到了。

你可以先給積極的反饋,認可他們的進步和努力,然後你只需要停頓一下,再給他們一些修正性的反饋就好。要記得,反面的或修正性的反饋要找非公眾場合和你的部屬單獨聊。

具體性

對你的員工說一句「很好」,比什麼都不說好;輔導和反饋具體些會更好。人們擅長在你不具體的反饋中看不出真誠的感覺,並且很快就會對你的反饋免疫了。

在這推薦一種使用方式「情境、行為、影響」的反饋模式:

情境:描述一個特定的工作環境,碧如一次會議、一份報告。
行為:具體描述行為,說說你觀察到的事情,比你處理客戶異議的對話等
影響:你需要指出這個行為對你、對其他人的影響,比如能夠讓我感覺到你對待學習真的非常認真


對話式

輔導可以幫助人們解決他們自己的問題、發現自己的觀點,並生成他們自己的計劃。這些都是他們自己的,所以輔導的過程中最好是對話式的,而不是你的宣講。

你要激發部屬讓他們自己思考,鼓勵他們把現在的事情連接到他們過往的經驗和其他的知識上,激勵他們自己參與找到解決方案。多花點時間提問,而不是直接告訴。在對話中,一定要注意誰在說、誰在觀察分析、誰在總結和提出解決方案。你和你的部屬都應該作出貢獻一起探索。


有效的輔導不是一場演講,而是一場對話。

輔導和反饋對於培訓的投資報酬來說是非常重要的,幾乎處於核心的地位。因此,輔導和反饋的活動需要一種更好的紀錄和提醒的方式,就像其他項目活動。如果組織沒有使用學習跟進系統,那麼請你自己製作一張記錄表,控制自己的輔導等行為。並把這個紀錄表現貼在你的辦公桌上,時時提醒你。



評語


人在學習未知過程可以分為三個層級,第一層就是你都會的,也就是所謂的「舒適圈」;第三層就是你完全不會並且也不知道怎麼做,稱為「恐慌區」;架在這兩者之間的就是「學習區」。

優秀的人才在學習的過程,不會一直停留在已經知道的事情上,而是會不斷地去嘗試不同的新事物,並且去理解從新把這些所學與過往認知結構連結在一起。在時間的加持下,將會使一滴一點的積累推疊出不同的結果。

所以,優秀人才如何辦別其中一項就是這個人是否持續做他所不會做的事情。
當有優秀的人才與傑出的管理者結合時,學習成效將會放大到既有的成長框架。傑出管理者如何做到認其人、觀其行,並依據個人來做相對應的提問與實踐,以及不斷的點出哪邊可以在做得更好進而完善優秀人才的學習效能。

可以說,優秀績效的團隊,往往裡面都會有知道部屬學習的過程中,是怎麼樣協助這些人才一步步走向他們學習到轉化過程的構建者。