當個人績效出現衰退的過程中，主要原因會有兩者，其一，因為工作機能的轉變，以現有能力無法勝任；其二，就是對工作已喪失動機或信心。
針對這兩點，我們再進一步深入釐清，當出現這樣的狀況時，該如何解決？我們就可以發現原因在於領導者的領導風格，對於當下員工所需的領導風格產生差異，就如同不是受到太多的監督、缺乏認可或提供回饋，以及績效期待並未明確告知等。
從上述績效衰退的原因中延伸至問題點，到領導風格的配合，來做發展就是在一對一面談的過程中，如何幫助員工與領導者之間達成共識，清楚知道彼此的期望是什麼？在面談過程中就需要通盤審視後，針對喪失承諾力的部分來做聚焦。
接著，透過會議面談，清楚知道績效問題在達到雙方共同的承諾與共識，最後執行共同績效目標與期望和相關問題的面對。
在一對一領導的過程中，領導者要理解，什麼才是員工所重視及在乎的，最怕的就是領導者只用自己主觀的想法來引導，而缺乏員工真正在乎與想要的。
所以，面談中一定要先讓彼此想法都講述出來，並再次確認雙放對彼此的看法是否一致，然後再由績效問題點來做解決與改善，並明確引導各項的指標與期望，才能讓績效衰退的問題點有突破的方式。
步驟一：做好準備
所謂準備，是指選擇一項你相信雙方有可能共同處理、且相當明確的績效或行為。不要認為所有事情可以混雜在一起，同時處理完成。你可以從一個大問題的某部分開始著手，但必須確保一切在可管理的範圍內。
在確定你想聚焦的績效或行為點後，就可以開始蒐集資料，協助說明你對這個績效或行為的看法，證明問題的確存在。例如，績效降低需有量化數據佐證，如果是行為的不當，就只能提出你親眼觀察到的情況。除了是設定任何假設外，也別將別人的觀感作為評價績效或行為的指標，否則，這些資料必定會招致當事人的辯解，反而會徒增困擾。此外，如果可能的話，請盡量使用最近的資訊。
接下來要釐清的是，你或組織能為喪失承諾力這件事做出什麼貢獻。這必須要誠實以對，因為只有坦白才是解決問題最重要的一步。
另一方面，自問自答的過程決定你在處境中扮演的角色相當有益。例如，你對績效的期待相當清楚嗎？你曾和其他人討論這位員工的績效或行為表現嗎？員更知道所謂良好的工作表現應該是如何嗎？績效評估過程有無受其他因素影響？領導風格是否合適？你曾針對員工的績效表現給予回饋嗎？公司政策是否支持你想要的績效表現？
做完以上的準備，你就可以跨出第二步。
步驟二：排定會議
說明會議目的，設定基本規則，以確保雙方都能卸下防衛，傾聽對方。正因為出現績效或行為上的問題，所以喪失承諾的人一遇到別人質疑，便會激烈爭辯或自我防衛。
設定好的基本形勢規則後，你應該開始了解雙方對績效問題的立場與觀點。同時確定你的意見有被聽進去，這是降低對方防衛的好方法，讓大家能順利往解決方向移動。
步驟三：建立雙方對績效問題與起因的共識
接下來要釐清，雙方在績效的問題與起因，究竟在哪些部分看法相同，那些部分看法分歧。此外，身為主管，你還必須找出彼此共同理解的部分，才能往雙方認可的問題解決方法邁進。在許多衝突情境中，要雙方在每件事情上都達成共識是不可能的，所以，在兩者間求大同、存小異是很重要的任務。如果還是做不到，就應該在事情進行過程中隨時修正，並重申自己的立場，看看能否因此促進雙方達成共識。
當你覺得事情能夠繼續進行時，不妨詢問對方：「你願意繼續和我一起解決這個問題嗎？」
如果你還是無法獲得對方的承諾繼續進行，就需要轉換為指導型領導風格，也就是你要設立清楚地績效期待，訂定達成績效的明確時間表，績效標準必須相當具體明確，並提出追蹤進度的時間表。此外，你還必須說明未達到績效目標的結果與處理方法。這個動作是萬不得已的殺手鐧，或許可以解決績效問題，卻還是無法有效解決承諾力的問題。
如果你或組織也是造成問題的部分因素，那麼按部就班地自我糾正也是很重要的工作，你的任何作為如果會影響到績效表現，都應該清楚說明並解決。有時候，你可能完全無法控制組織的作業或表現，但至少你要承認組織對這件事情的影響，如此才能釋放負面力量，重新獲得大家對組織的認同。
步驟四：合力追求工作績效
現在，你和部屬需要為合力追求工作績效而召開會議，共同討論並決定採用何種領導風格，好讓你提供工作所需的指引或監督。你需要設定目標，建立行動計畫，並擬定召開進度審查會議的時程。這是非常關鍵與重要的一步。
解決喪失承諾力的問題需借助複雜純熟的人際關係與績效管理技巧，不過，第一次將這些技巧運用在上述對話時，結果或許並不如你想像中的有效。如果你滿懷良善信念主導上述的對話，還可能彌補因人際關係技巧不夠完善所造成的影響，
在面談結束後，領導者要針對員工改善的過程給予肯定與支持，並在員工成長的過程中，依據不同能力與承諾程度來做相對應的領導風格轉變，讓員工在執行時，能清楚知道現在的方式與成果和標準的差距在哪，以及哪邊可以改善更好的地方。換句話說，績效衰退會是團隊裡的問題，但是這問題是有辦法解決，關鍵就在於領導者對於團隊中每個人的用心與支持。是否能在員工不知道的地方給予指示，並明確引導方向，透過個人能裡來解決問題，以達到績效的回饋。
沒有留言:
張貼留言