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2016年12月2日 星期五

155【危機管理】組織在面對危機時的狀態與應對


平静的湖面造就不出精悍的水手,安逸的生活造不出時代的偉人。

從企業到個人,任何危機都可能是讓我們更理解自己有什麼、要什麼、以及該放棄什麼。因為在危機當下你脫離了原有的舒適圈,進入到了恐慌區,這時你不知道做什麼是對的事、什麼是該避免。

此時,你只能從新審視自己,在你的內心中,什麼是你真正想要以及在乎的。

《斷捨離》這本書中有提到個概念,就是所謂的斷捨離,就是通過收拾物品的過程漸漸地來了解自己。

首先,我們先基本解釋所斷捨離的解釋:
斷,就是絕對不要的東西
捨,捨棄多餘的東西
離,慢慢地擺脫對物品的迷戀

整個循環下來就是從斷的地方開始,就如同入口,知道什麼物品是自己真正需要的,什麼是不必要的,從源頭開始以對個人的用處來檢視。

捨就如同是出口,不管是房間、手機程式、書桌等,清楚找出那些東西是當下與未來都不再需要的就必須捨棄,有時我們會因為時間久了對物品產生情感,但這也是在檢視對於那些東西值得留下,但如果所有的留下只會讓你的生活愈積累愈多不必要的事物。

離則是達到一個理想狀態,讓自己從入口與出口達到平衡點。要達到這種狀態,就是要不斷檢視我們自己,該物品對於當下是否有用,把不需要、不適合、不舒服的捨棄,這種通過向外整理最終會對我們內在開始產生轉變。

知道我們什麼是自己要的這件事情非常重要,就如同一句話所說:「當你不知道要航向哪裡,任何方向所吹過來的風,都是逆風。」。

同理,不只對於個人的斷捨離來釐清自我,在企業中,如何知道組織的使命、價值與願景,就非常重要。沒有行動的驅動力,將使整個企業最多只能求生不能求好。

另一種理解企業的方式也就是來自於危機。通常在安逸狀態下很難判別誰在裸泳,只有當危機出現時,我們才能知道什麼是對我們最重要的。

在此,針對危機的發生與意義,以及怎麼預防來做分析,幫助我們不只是在面對危機時才能理解我們的價值,而是能藉由什麼方式來在日常產生價值。

THE REAL LIFE MBA
領導 經營 組織
危機 準備 環境
共計 1,846 字 | 建議閱讀時間 3 分鐘

當組織處於逆境時,當下的行銷,就是所謂的危機管理。

01危機的真相


隨著社群媒體的出現,危機時期在企業或個人發生的事,都將比現在更快發生,並且將以你想像不到的速度在發展。

首先,我們必須先理解,在面對危機時,必須要理解的要素有哪些:

第一,不管怎麼控制,危機都會比你想像的更嚴重,影響也更深遠。壞消息會一直到所有細節都被曝光為止。

第二,世上沒有所謂的秘密。因為講道壞消息,最後每件事都會浮出檯面。

第三,危機將使企業的流程和人員出現改變。危機需要新的掌控,讓殘破不堪的企業文化進入修補。這過程中有人因此付出代價而離開,有的則是受到懲罰,只有這樣才能讓眾人的喧嚷罷休。

第四,經歷危機後,存活下來的公司,會變得更好更強壯。

社群媒體的破壞力,會讓整個企業或個人受到重創,都需要經歷很長的時間才能東山再起。


02替危機做好準備


最有效的解決方式,就是設法預防危機,那就需要領導者利用價值觀提倡正直和坦誠,建立健全的企業文化時,就需要從基層團隊領導者開始。以及平時就需要做好一套有效的溝通模式。

第一,平時累積商譽,以備不時之需。在順境時以真誠贏得友誼與支持,就能讓你在逆境時獲得助力的可能性大增。

人們會忘記你說過的話,做過的事,但絕不會忘記你讓他們做何感受。

第二,即使沒有什麼緊急的事情要說,也要持續在不同管道發表公正的言論。發生危機時,要透過不同管道,確保自己能在各平台進行溝通,才能保障不會因為忽視的平台攻擊你。

儘管社群媒體有它的效用,但在危機時,他也能成為你的助力,讓你直接傳遞訊息,你為自己發聲。

第三,堅信一件事,事情總會過去的。在危機最嚴重的時候,那種憎恨感會變得相當可怕。周遭的雜音會大到無法忍受,讓你感覺情況好像會持續下去。但是,那是不可能的,因為況狀到最後總會解除。

當然,不是什麼都不做,事情就會好轉,你必須做一切必要的事情來挽救情勢。必要的話,就進行反擊。

別讓社群媒體影響你的心情。危機會發生,你可以預做準備。

結語


有人說「危機」就是「轉機」,這是因為它能夠幫助我們看到什麼是重要的、什麼是不重要的,該斷的斷、該捨的就必須要捨掉,不然只會擴大危機的延伸。

在上述就提到預防就是在各種時刻,傳達出企業的理念與價值,並從平時不斷來積累信譽,才能建構出一道堅實的壁壘。其實,這就是在無形之中不斷的創造環境,就如斷捨離創造出最適合的環境,當環境對了,人自然就會對了。


未來預告|

156【情報網絡】連結組織內外的情報效益
內部情報的價值與效益,讓組織能先行察覺市場聲音。

2016年3月26日 星期六

【領導管理】如何增進員工動能?領導者創造環境的3要素



「鳥在鳥籠待久了,也會忘記自己可以飛。」在同樣環境待久了,漸漸地對所熟悉的事物感到厭煩,甚至不想再做下去,我們面對這樣的情況,最重要的關鍵就是如何創造出讓人不斷進步的環境。

從企業經營面來看,各大企業在培訓的過程中,很多領導者都會有個問題:員工工作不積極,精神狀態不好。

為此,要能有效讓員工每天充電,有精力去工作,就必須要有方法。在實現自己的人生價值就包含了三個要素:

意義:做有益於他人的事情
互動:創造更多積極面時刻
能量:做更多能改善你精神和身體健康的事情

針對團隊管理,進行分析其中方式

1
意義:讓員工知道工作的意義


如果每個人能把一天裡的時間都花在有意義的工作上,那對人全心投入到工作的機率將增加到250%以上。

哈佛商學院分析七家公司的兩百多名員工的工作日誌和六千多項工作事務,他們發現能夠讓人們投入工作的因素,最重要的就在於能否在有意義的工作上進得到進展。「如何讓員工全心投入在工作,這是很多管理者頭痛的事情。

身為領導者,我們需要幫助員工找到工作中的意義。

回歸到驅動面來看,要能有效驅動人進行有意義的工作,就是在內在的動機,而非外在的動機。

美國研究團隊西點軍校進行調查,分析進入西點軍校的動機,追蹤了一萬多名的學員,最後得到一個驚人的結論:與出於外在動機進入西點軍校動機的學員相比,出於內在動機的學員更容易畢業,成為軍官留在部隊。

這樣的結論有相當重要的意義:幫助人們將注意力集中在他們的工作意義和影響力上,而不是工作能帶來的金錢回報,才是改善人們工作質量的方式。

但是意義不會主動出現,需要我們和員工一起創造。對於領導者來說:幫助員工發現工作意義就成了一項重要的技能,它包含了許多技巧:


1.啟發員工思考
現在的工作或在工作中的角色為什麼存在?在大多數的情況下,每一份工作都有意義,但都有可能被員工忽略掉了。例如,客服中心工作,如果員工只是把這當作一份差事,工作的投入就無法發揮效益。但如果能夠啟發員工理解這份工作的意義,幫助客戶解決問題,讓客戶因為有我們的服務而不再焦慮。大家的投入度才會高。

2.建立共同目標的共識
2013年一份研究分析來自全球一萬多名的工作者。研究發現:在工作中找到意義,知道工作重要性,並認同目標的員工,他們的留職意願會是其他員工的三倍高,而且這些員工的敬業度也會提高。

3.通過工作的受益者來加深員工對於工作意義的意識
在華頓商學院進行了一項研究,發現了一個非常有效的方法,就是來自於受益於他們工作過程中的內部客戶的鼓勵所提到的激勵效果遠大於執行長對於他們的鼓勵。

2
互動:創造更積極正面的互動時刻


社會學家研究在人際網絡中如何影響環境,研究耗費大量時間繪製出詳細的關係和行為圖,讓我們知道:我們不僅會受到朋友的影響,也會受到朋友的朋友,甚至朋友的朋友的朋友影響。

所以,我們和別人互動的過程,都會在人際網絡中激起一片漣漪,而不僅僅是影響雙方的互動。這一點對於領導者來說非常重要:作為一位領導者,你和每一位員團隊人員的互動,不僅是影響你和這位員工,而可能影響你的團隊。所以,領導者們要特別重視自己與團隊每一次互動。


1.讓每一次互動都有意義
那些每天都和別人有很好互動的人,他們擁有高度幸福感的機率是其他人的四倍。可想而知,一個有高度幸福感的員工自然擁有更高的投入度。

這是非常重要的啟示:和員工進行交流而且擁有意義的互動,是領導團隊的重要方式,即使領導者通過和員工進行積極的互動,就能大幅度驅動員工的幸福感和工作投入度。然而,往往很多領導者認為與員工互動,就是冰冷冷的工作、反饋問題、檢查結果。但真正重要的是在每一次的互動過程,讓我們建立起高度的互動連結。

2.百分之八十的積極
我們在積極互動的過程中至少需要有三至五個互動才能抵銷一個消極互動所帶來的影響。所以,在你和別人互動的過程中,你們的互動過程的內容,至少要有百分之八十的積極,才能給你們雙方帶來積極的結果。這也是很多領導者忽略的部分。例如,很多領導者在和員工進行績效面談時,常把80%的時間花在員工的弱勢點、差距和需要改進的方面,可能只有不到20%的時間來談員工的優勢和積極面。這樣的做法讓員工在面談後,更加沒有積極性。如何與別人進行積極互動,也就是我們要處理的事情。

3.領導者要學會善意推斷
很多領導者和部屬互動的過程中經常犯下「錯誤隱藏的錯誤」,就是當部屬的工作出了問題時,很多領導者會自然地把原因歸為員工的工作態度或意願不高所引起的。這種歸納錯誤的影響下,領導者就很容易對部屬發脾氣,這樣的做法既無法解決問題,也會形成領導者和部屬之間的消極互動。其實管理者在對部屬工作問題歸納,不能老是往壞的方面,這樣就是幫助領導者控制好情緒,更容易和部屬形成積極的互動。

3能量:改善員工的積極和身體健康


很多領導者都無休止地讓員工不斷加班,到最後員工抱怨精神狀態不佳,導致無法提升能量。長期來看,就會形成一種惡性循環,自然精神不佳,這時領導者要反思自己給了多少員工消極影響。所以,領導者應該要做的是改善員工的精神和身體健康選擇,幫助員工在生活中有正向的循環。

透過協助,改善效率,從中提高員工的做事效率與準確度,藉由一次又一次的正向循環,來幫助員工作出好的執行判斷與身體健康。


從上述三點:意義、互動、能量。回歸最根本,就是創造環境,讓員工在這知道工作價值與不斷成長,領導者的責任也就在此。