顯示具有 系統 標籤的文章。 顯示所有文章
顯示具有 系統 標籤的文章。 顯示所有文章

2017年3月11日 星期六

237【商業生態】適者生存,順應複雜系統的生態思維


你現在擁有一百個億,必須把這筆財富交給一個人,並且這人要在10年後創造出一千個億。這時,你面前有兩個人選,一個是在底層人民生活的人;另一個是在菁英階層生活的人,你會選擇哪一個?

《窮查理的普通常識》裡面就講到一個概念:「如果你想要獲得你要的東西,那就讓自己配得上它。信任、成功和欽佩都是靠努力獲得的。」就像是,一個人不是先有錢,才會變成有錢人;而是要先有有錢人的思維,才會變得有錢。

其中一個例子就是便宜的心態,如果有一個夏令營需要價值五千元,這時短視的家長只會看到可見的價格;相對於有遠見的家長則是會看到背後無形的價值,例如所認識的人、對孩子的見識增長等。

配得上,不是因為外在擁有什麼,而是內在本質上的富足。這次在商周看到何飛鵬寫的專欄中就提到這點。

當時他看到一個經營團隊面臨困後,經過一段時間的調整,卻還是未見起色,於是去檢視他們過去一年的工作,發現到問題點並不是他們不努力,而是因為太努力,反而努力錯了方向。

如彼得杜拉克所說:「把事情做對,比把事情做好來得重要。」

欠缺思考成了我們必須要面對的問題,也就是說,當我們碰到問題時,最重要的不是解決問題,而是先釐清,問題的事實以及因果關係,並且提出解決方法和兼具長期與策略思考。即使是面臨緊急狀態,也要先有足夠的事實依據,才能做出相對準確的判斷,不然就會像打地鼠,哪裡有地鼠出來,就往哪打,變成治標不治本。

同樣企業在日趨複雜的環境中運作,商業環境比以往變得更多樣化、變動更大。也導致更難以預測。

但是許多企業仍採取適用於較穩定時期的傳統策略,強調分析與規劃,把重點放在追求短期績效極大化,而不是長期的穩健發展。

這些企業會比過去更早結束,是因為無法順應日益複雜的環境而調整。許多公司錯誤解讀環境、選擇錯誤的策略,或是未具備正確的行為與能力,來支援可行的策略做法。

那麼,究竟企業該怎麼做,才能長久發展?

其中,最關鍵的就是,企業要像生物界的物種,嘗試從生物系統中保持活力。







複雜順應系統讓企業生態系統置身在更廣的社會環境。因此,複雜性存在數個層次,不僅存在於組織內;而在每個層次,對個別組成分子有利的事物,以及對大系統有利的事物,兩者之間處於緊張狀態。

這對企業領導人有什麼含意?

首先,他們必須非常實際地面對那些是可預測和可控制的、那些事可共同塑造的、那些是超出管理層的影響範圍。

尤其是管理層必須要有心理準備,較低階員工的行動可會串聯發展,而導致無法預測或突然出現的結果。

其次,他們不僅要關注自己企業擁有與控制的東西,也必須監控與應付公司外的複雜性。執行長必須確認他們的企業對整個系統有正面貢獻,同時,他們得到的利益也必須夠多,才值得參與這個系統。

無法為大系統中主要利害關係人創造價值的企業,終將被邊緣化。

第三,領導人也必須接受一個難以面對的真相:嘗試直接控制系統中較低層次的組成分子,往往會在較高層中引法違反直覺的後果,比方說,策略延宕或生態系統瓦解。

應該避免採用過於簡單的因果模式,只是嘗試直接管理個人行為,相反的,他們應該努力塑造那個行為發生時所處的「背景環境」。

接下來從六個原則,讓企業的複雜順應系統成長茁壯;前三項原則屬於結構性的,內容是有關系統的設計,常見於自然界。後三項原則屬於管理性的,內容是有關人類智慧與意象的運用。

原則一:維持異質性

複雜順應系統里各單位的多樣化,讓系統能順應斷改變的環境而調整。以生物學觀點來說,這樣的異質性,解釋了為何有許多我們再怎麼費盡心力想消滅,卻依然存在的疾病。

在企業界的複雜順應系統中,領導人必須確定公司在三個面向上購多樣化;人員、構想、努力。這或許會犧牲短期效率,但對企業的強健體質是不可或缺的。最明顯的起點,是雇用不同個性、教育背景、工作風格的人。

但即使擁有這種多樣性,員工通常還是不願意挑戰公司的主流運作邏輯,尤其是育成功的企業,愈是如此。

想鼓勵員工冒失敗的危險提出新構想,就必須要有明確的文化轉變,以及主管主動提供支援。


原則二:維持模組化

一個模組式的複雜順應系統,是由彼此鬆散連結的組成分子所構成的。高度模組化的系統,可避免衝擊從一個組成分子擴散到另一個,因此讓整個系統變得更強健。

企業界的模組化總會帶來取捨,因為杜絕震盪代表會捨棄更緊密連結帶來的好處。儘管面臨取捨,模組化是穩健系統的重大特徵。為了短期利益而忽略模組化,會帶來長期風險。

原則三:建立重複性

擁有重複性的系統中,許多組成分子扮演同一種角色,即使一個失敗,另一個仍可以發揮同樣的功能。在高度變動的環境裡,重複性尤其重要。

當其中一種停止作用,其他機制仍防止感染,也就是第一道第二道防線,剷除重複性機制,就會具有強大致命性。

原則四:降低不確定性

複雜順應系統的主要特徵之一,是我們無法精確預測未來的狀態。但我們可以蒐集訊號、偵查變化的模式、設想可能的結果,然後採取行動,以盡量減少不樂見的結果。

在企業系統裡,最難預測的恐怕是新技術的發展與影響,但還是值得積極監測及回應那些標新立異競爭者的行動,以避免措手不及。


原則五:建立回饋迴路

異質性提供多樣性,可供系統做選擇,而回饋迴路則確保系統有做選擇,且能改善系統的適合度。

回饋是一種機制,透過這樣的機制,系統可偵測到環境變化,再利用這些變化,去擴大理想的特徵。

選擇往往發生在較低層次,而這個事實很矛盾地暗示著,似乎必須要讓較低層次缺乏某種程度的穩健,才能支持大系統的穩健。換句話說,系統必須摧毀低層次的秩序,才能維持高層次的適合度。

企業如何執行這反覆創新的過程?

首先,企業必須在整個組織當中偵測正確的訊號。通常,員工在基層的行動或一個事業單位的行動,與他們在宏觀層次創造的成果,是有些距離的。

其實,第一線員工擁有許多寶貴的資訊,卻常常為傳遞出去,或是未能放大讓其他人知道。領導人必須多與那些員工接觸,以發掘能強化公司體質的創新。

然而,回饋也未必愈緊密愈好。如果回饋周期待短,或是對變化的反應太強烈,系統可能會衝過目標,反而變得不穩定。

原則六:培養信任與互惠

社會中,複雜順應系統為了維持強健而需要合作;直接控制系統參與者幾乎不可能。個人的利益往往互相衝突,當個人追求本身自私的利益時,整個系統便會轉弱,衝擊到每個人。

結合信任與強制執行互惠,可以提供組織一個機制去克服這種困境。領導人應思考,他們的企業對所屬的生態系統裡的其他利害關係人,是如何做出貢獻的。

他們必須確定在追求獲利極大化的同時,也為系統增加價值。


結語


順應生態的複雜性,這觀點讓我從新思考,究竟是簡單的平行化組織好,還是複雜式生態性的組織發展才好。

其實各有其利弊,重要的是,什麼是我們能掌控的以及可承受的範圍,面對複雜性,是透過生物機制的演化過程,產生一種共生型態的互利共生。彼此獨立卻又不能缺少彼此。

但其實,真正讀懂後才會發現,不管是企業或者是個人,你存在的價值,取決於你在社會網絡中的連結價值。也就是你能為多少個體創造連結互惠的過程,就代表著你在這生態中擁有不可或缺的地位。

2016年12月14日 星期三

167【學習轉化】績效支持的應用層面:材料與系統


如果只專注問題本身,那就只會陷入戰術性思維,無法全面化、系統化的找出最適方案。只有我們釐清現在與未來的認識時,才能知道怎麼達到目標。

在《執行力》這本書中提到斷印象深刻的話是:「有執行力的企業與沒有執行力的企業之間,有個很大的不同;它們不會經歷一再的討論,或是到度假村開多少次,卻依然沒有採取行動。」

不管是在個人或是組織,針對目標擬定的過程中,常會犯的一個誤區就在於,我們以為把目標訂出來就可以達到,但卻忽略去思考怎麼達到目標的方法與途徑。也就是說,空有目標,但沒有實際的具體行動,即使再好的目標都無法達成我們的期待。

會造成這樣的情況有一種情形是最常見的,就在於與會者在「正確的廢話」講得太多。在討論目標的過程,指專注在問題本身,而忽略了解決問題的辦法。就好像是聽完了一場非常激勵的課程,但回到工作職位上,卻怎麼也記不得當時為什麼這麼激動。

往往真正有效的學習課程,是能夠讓學習者在參與完培訓後,能夠清楚的知道我接下來可以做哪些行為上的調整,並且能夠明確的知道哪些行為是對的那些是偏離的即時反饋。

前者可藉由外在環境、行為與技能上的調整來影響學習成效;後者則是透過團隊文化、認知等建構,與此同時,管理層隊培訓價值的認同,才能真正落實培訓落地。

可以說,要創造好的培訓效果,不在於單點的效益,而是要串聯起前、中、後的系統化過程來強化學習的轉化。接下來針對環境與系統這兩部分,如何從外部因子來強化學習成效的實質應用。

The Six Disciplines of Breakthrough Learning
學習 培訓 人資 績效
轉化 設計 材料 系統
共計 3,202字 | 建議閱讀時間 4 分鐘



如果學員能夠相學習到的新知識更快更好地應用在工作中,將為企業帶來多大的價值?

為了強化學習轉化上的成果,如何應用在績效上,可以先從三個面向來探討:

01為客戶服務和產品支持類比


客戶滿意之所以是企業未來成功的關鍵指標,是因為滿意的客戶傾向購買更多的產品或服務,他同時也會將品牌推薦給親人和朋友。

但是顧客很少對產品性能失望,當他們不會使用產品或遇到產品質量問題,以及遇到問題時不能得到及時清晰的解答,才會產生失望的情緒。這就是成功的公司一直致力於提供優質客戶服務和產品支持的原因。

因此,在整個學習過程中,尤其在重要的學習轉化階段,提供有效的績效支持符合學員、公司、培訓部門三方的利益。

但是,什麼是有效的績效支持,又該如何操作?

績效支持基本可分為三種類型:材料、系統和人員。最有效的項目通常會有效地組合這三種類型。


02材料


流程步驟表、檢查清單、黏貼海報等各種類型的材料,都可以作為有用的工作輔助形式,支持績效改進。

工作輔助最主要的目的是作為一種外部的記憶儲存形式,幫助使用者在執行工作任務時回憶工作具體的步驟、訊息,從而把無形的訊息都記住。

通常,工作輔住特別適用於以下情況:

  • 嘗試掌握一種新工序或新技能
  • 執行不常用的工序
  • 有太多的執行步驟
  • 不允許錯誤出現


另外,可通過手冊,讓他們回憶起如何運用所學原理,喚起記憶中的所學內容,記得如何核對工序,以及如何解決問題。
教學設計師應該自問:「員工在工作中運用新技能或執行程序時,尤其在最開始,哪些是他們可能忘記的?」
以設計工作輔助材料或其他的支持工作,幫助學員克服困難,完成工作。

有一種是我們在事前必須要釐清的,那就是,學員手冊不是工作輔助材料,它們為課堂培訓提供,而不是學習轉化和應用提供績效支持。通常情況下,學員手冊內容繁多,在想要運用所學時,學員從中找到具體的主題或建議很困難。

一些人可能創造了好用的記憶術,或創建了包含主要訊息的速記表,從而幫助記憶和完成工作。因此,針對有效的工作輔助材料可應用在以下情境中:
寫滿工序步驟或方法的卡便、便利貼等
銷售代表打電話前的計畫清單
簡單但是視覺衝擊強烈的主題海報
幫助員工反思工作的問題清單

精心設計工作輔助材料,幫助員工有效地工作,為他們提供簡單的、與工作有關的、具體指導。任何學習項目對員工所傳遞的期望,都能通過這樣的工作輔助材料得到增強。

03系統


使用技術手段告知和引導員工做為行為。這樣的工具在以下情境尤其適用:

員工績效的提升需要依賴龐大訊息的支撐
訊息或程序即時更新
信息要個性化

在進一步到發展系統的過程,要怎麼知道一個系統是否支持績效,可以從八個標準來檢視:

1.支持重要業務目標的達成

學習項目應該用於滿足業務需求,並按照對業務發展貢獻度的大小進行排序。這樣任務完成後,績效支持系統將能幫助員工完成學習轉化目標,並最終達成組織的業務目標。

只有當員工遇到具體疑問,需要解決問題,或要完成一個相關的工作任務時,他們才會轉向績效支持系統尋求協助。如果不屬於整個學習轉化和應用流程的一部分,這些站點就算再棒,也會無人問津。

成年人學習的一個核心原則是,只有「要求學習者必須知道」的內容,學習者才會願意搜尋相關訊息進行學習。

2.幫助用戶定義、跟蹤、達成目標

學習與發展通過個人改善個人績效從而改善整個組織的績效。因此,為滿足卓越績效支持系統的標準,系統就必須提供更精細的界定,幫助員工界定目標、跟蹤過程、達成目標。

3.聚焦於真正導致高績效的因素

績效支持系統的內容必須與課堂講授的理論、實踐和作業流程等內容保持一致。如果系統的模型複雜、概念衝突,同一事物的名稱不同,學習者就可能會感到迷惑。


4.組織製作並交付輔助材料

參與公司培訓項目的員工認為幫助他們在日常工作中,學以致用更有價值。它們需要一本新產品的功能說明書,關於有效應用課堂內容所學以及何時應用手冊。

為了使用最大化,所有培訓項目的材料都應使用統一術語和理念。顯而易見,在電子績效系統下,這更容易實現。

只有在遇到緊迫性問題,需要立即處理的情況下,人們才會對問題解決方式記得最清楚並對其產生重視,也最認可它們的價值。學習與發展最好的時機,是員工在工作遇到問題時。這也就是為什麼人們更願意使用袖珍型的工作輔助材料,而不是大而複雜的手冊。


5.幫助學員互相協作

優秀的績效系統會幫助學員互相協作,方便他們更多地利用組織的隱性知識。

學習轉化管理系統可以幫助學員在培訓結束後仍保持聯繫,在應用新技能和新知識讓他們更容易聯繫上彼此,分享學習體會。

6.使用業務語言

為了達到該標準,確保詞語話術必須要清晰易懂、易理解,績效支持系統的詞語,還需要相關工作人員的認可。在理想狀況下,績效支持系統應包含反饋機制。就像維基百科,可以允許用戶標示不清楚的、容易誤解的錯誤,以達到持續更新。

7.僅供所需,不多不少

員工放棄應用所學內容最普遍的原因是缺乏足夠的時間。培訓結束後,各種訊息將消耗員工大部分時間。所以速度很關鍵。學習轉化和績效支持的系統應用應簡單、具體、易於使用,且要速度快。

如果花費太長時間才能尋找相關的訊息,員工將不會再次使用它們。
為了使用快速地找到閱讀,重新編排業面文字很重要,主要包含以下幾點:

  • 凸顯關鍵詞
  • 使用有意義的副標題
  • 使用項目列表
  • 一個段落闡明一個主題
  • 使用倒金字塔方式,從結論開始


系統將依據用戶的目標為其選擇相關的建議,並以簡明的列表呈現。這些建議聚焦用戶需要改進的技能和能力。


8.幫助員工更出色地完成工作

最後,優秀的績效支持系統會幫助員工正確一做事情,位用戶提供具體的行動指南,幫助用戶在不完全記得知識的情況下也能完成任務。

系統應提供具體的、可操作性的實踐方式,員工應用這些操作轉變行為,產生更好的績效。



結語


整合連結器材與系統,讓外部的環境因子驅動內在行為的轉變,是一種行為轉化的方式,其功效不能只是單點的應用,還必須藉由內部文化與認知的一致性,才能共同發揮轉化效能。

另一方面在設計相關材料時,我們必須問自己兩個問題:

這項材料是否真的有其必要?
有沒有做得不夠的指導項目?

從需不需要以及夠不夠好的角度來不斷檢視系統與材料的精進問題,另外這個過程是一個不斷循環的過程,從納入新元素時,整個流程必須順暢,才能確保得到得資訊是最新的。



未來預告|


168【轉型反饋】新任領導的提升與評估
怎麼使用指標與評估來引導新任領導的能力提升。

2016年10月29日 星期六

121【可用在培訓設計上】培訓到績效:培訓規劃的5大陷阱


如果你是執行長,你願意停止所有門市運作三小時,關起門來,讓所有夥伴聽一堂課,只為了講述一段理念、價值、精神與我們的存在嗎?

星巴克執行長霍華舒茲(Howard Schultz)在《勇往直前》就提到,2008年2月26日,星巴克採取一項史無前例的行動,同步關閉七千一百家美國門市三小時,目的是為了訓練各家門市夥伴調理濃縮咖啡,期待他們每一次都能做出完滿的飲料。

這如同是場大型的培訓,所要傳遞的,就是回到當年霍華舒茲在義大利的街道裡品嘗到的那杯咖啡,所帶來的感動。

過程中讓所有夥伴再次理解一杯咖啡,不僅僅是杯咖啡,更是為我們客戶不斷創造的感動。

回到培訓的層面來講,對於這種企業文化、精神與價值的培訓,如何轉化為實際的企業利益,從當下的培訓並不能立即見到成效。

但是,拉長時間維度來看,從顧客體驗,回流率、滿意度以及相關人士的評鑑。讓我們用數據化的方式呈現出在此之前與培訓後所產生的變化。這就是把培訓轉化為實際績效的方式。

然而,要使培訓達成業務的實際結果,還必須從一個核心角度出發,那就是,我們為什麼要這樣做?對企業又會帶來什麼樣的影響?

當年霍華舒茲就是看見各門市所製作出來的咖啡逐漸偏離原本的初衷,失去了咖啡應帶來的感動。並在全球不斷擴張下,失去了原有的品牌精神,所以透過重回執行長並未所有夥伴再次認識到什麼是屬於品牌的精神與價值。

換句話說,培訓的設計不只是一個單點的行為,而是一整套系列的過程。從最初期望培訓帶來的成果,與培訓所需要產生出的行為,還有哪些是關鍵行為指標與如何具量化的評核。

另一方面在針對培訓的設計上,我們還必須要具備一種概念,什麼是培訓需要解決什麼不是?只有理解為什麼要培訓?與如何實際轉化為績效,才是好的培訓專員的基礎。

可是,我們常會因為為了培訓而培訓,忽略了真正的效益,或者,只注重單點的流程,忘了整體系列上的連結性。如何避免讓培訓變成一場無效的活動,就需要理解,有哪些因素會讓我們走進這個培訓陷阱的迴圈中。

The Six Disciplines of Breakthrough Learning
學習 培訓 人資 系統
績效 轉化 陷阱 問題
共計 4,689 字 | 建議閱讀時間 6 分鐘

適合對象
培訓專員|人才發展|學習設計|人資經理

在人才發展的領域中,會遇到太多被一個或多個潛在「陷阱」壓垮的培訓部門。下面列出一些常見的陷阱,以及避免這些陷阱的建議。

在沒有比讓設計師、引導師甚至技術人員把他們的能和創意放到無法產生價值的項目上更悲劇。這就如同「偽工作」。因為它需要你付出與正常工作一樣的努力,耗費更多的時間和資源,但即便如此,也沒有真正幫助組織完成使命。

這樣的事是如何發生的?為什麼一些精明的培訓部門也會落入「陷阱」?經驗告訴我們,一定要避免以下5種培訓「陷阱」:


  • 把培訓當成萬能藥
  • 為培訓而培訓
  • 混淆培訓方式與學習結果
  • 僅考慮值得稱頌的意義
  • 投入不足


1
1.把培訓當成萬靈藥


不是所有的績效問題都能靠培訓解決的,造成培訓無法達到滿意結果最為普遍的原因是,培訓並不解決某績效問題的首選方案。

導致績效問題的原因可能是多方面的,而培訓只能解決那些由於缺乏技能或知識所導致的績效問題。

那我們如何知道是這方面的問題,可以透過這樣問:「如果一個人的生命要取決於個人能否做到某件事,你覺得他能做到這件事嗎?」

如果答案是肯定的,那麼不要把培訓作為一個解決方案,畢竟去教人們他們知道應該如何做的事情是不會提升績效的。

如果人們知道如何正確行事但他們沒有做到,那麼他們績效不好的原因便可能是期望不明、反饋不足、激勵不夠、管理有問題或系統流程有問題等。

這樣的話,培訓不會是合適的解決方案。培訓專員首先要做的是通過調查,排除績效不佳的其他因素。培訓的設計與實施是非常昂貴的,應該是人力資源主管及組織為了提升員工績效考慮使用的最後一個解決方案。

如果盲目地實施培訓項目,但後來發現真正的原因是由管理問題或系統問題等原因而導致的績效不佳,這是一件讓人沮喪的事情。

2
非培訓解決的典型示範


期望不明
如果員工不知道組織對自己的明確期望,那麼要確保制定清晰、明確的績效標準。表現不佳往往是因為自己對期望了解不夠。

反饋不足
如果員工沒有及時了解主管對其績效的明確反饋,那麼,一定要確保及時反饋。有時候經理沒有給予員工的及時反饋,卻以缺乏培訓為藉口。即便員工清晰地了解組對他們的期望,他們也需要及時的反饋,這樣才能改善績效。

激勵不夠
如果員工行為改善後,卻沒有得到主管的認可或獎勵,那麼要如何確保今後要做到。培訓無法解決深層的動機問題。工作出色、上司認可可以說是一種正能量。然而很多員工說,幾個月以來他們沒有得到任何正面回饋。

懲罰不足
如果目前員工績效不佳卻沒有承擔任何後果,要確保今後採取措施。

如果員工績效不佳卻沒有用恰當的方式懲罰,那麼員工將會更加消極,如果因此給予提供培訓將無法達到任何成效。例如有公司要求講述建築工人安全意識的培訓,原因是工人們工作期間不戴安全帽。但繼續追問說道:如果工人在工地上不戴安全帽,公司會採取什麼懲罰措施?回答是:不會怎麼樣。這就是問題所在,問題並不是由工人缺乏知識或技術所引起的。

缺乏工具、信息不足、流程複雜等
如果還有其他妨礙實現令人滿意的績效因素,諸如缺乏工具、信息不足、流程複雜等,那麼這些問題應該直接解決,也無法用培訓解決這些問題。培訓只用來處理那些由於缺乏知識或技能引起的,簡單工具輔助或其他績效支持方式無法解決的問題。

當有人向你提出培訓需求,而你知道培訓不是解決問題的最佳方式時,你會怎麼做?

如果你能夠功過有技巧的提問與分析讓對方明白問題不是由缺乏技能和知識導致的,可以通過非培訓的方法解決,你就已經幫助了你的客戶、企業及培訓部門。


3
2.為培訓而培訓


這意味著培訓一開始就會有麻煩。特別容易由某位高層管理者命令培訓部門組織一次培訓來解決某個問題時,更容易產生這種麻煩。

若培訓由業務需要所驅動,如果缺乏足夠的市場開拓能力、領導力或銷售能力,這樣的培訓是適合的,能夠解決問題。然而,有些培訓項目目的開展並非因為一定要達到某種結果,如以下情況,開展某種培訓,往往只是為了充數;開會時順帶的培訓等

培訓課程的結束,很容易被看作學習項目的結束點,尤其在大型的企業裡,在這種情況下,項目成功的標準是以參加培訓的人數、培訓的反饋分數衡量的,而不是判斷該項目是否能夠推動組織的發展,也沒有衡量培訓的成本是多少。

為培訓而培訓是註定要失敗的,解決方法就是組織中的培訓部門應詢問「為什麼」或「這對企業有什麼好處」,不論是誰提出的培訓項目,在設有明確業務結果之前,是不應該被執行的。這將有助於在企業內部營造一種氛圍,每個提出的培訓項目都需要證明其業務方面的價值,只有那些令人信服的項目才能夠得到執行。

4
3.混淆培訓方式與學習結果


很多企業仍然以參加培訓的人員數量、教學時數、觀看了多少課程等作為培訓的結果,這些不應是培訓的結果。

學習管理系統的出現,讓信息收集、數據分析、轉化變得容易,但這些數據只是統計了活動的過程,而沒有統計產出。

學習項目真正的目標,是看該項目能為公司的發展,以及競爭優勢的提昇做出多少貢獻,同時這個目標也愈來愈多被用於項目評估。其中涉及的內容包含:課程、時間、講師、輔導等都是通往終點的某些站點,活動本身並非終點。當然,這些活動對於培訓部門來說也是非常重要的,它能夠記錄內部管理的流程,但是這些活動本身很難達成企業願意投資學習項目的理由。

對於學習發展來說,混淆培訓方式與結果並不奇怪。在任何學習活動中,人們都很容易將關注點放在學習活動本身,而忽略了最初的意圖。

學習活動本身是很誘人,因為它們容易被觀察、容易衡量次數、容易做成圖表或報告,但它們不等於增加了價值。

關注學習活動而非業務結果的作法會導致這樣的一種狀況:這類培訓項目對企業績效改善和財務收益的影響微乎其微。

在每個培訓項目中都確定企業收益並記錄結果,培訓部門就能夠避免混淆培訓方式與學習結果的陷阱。

這樣做能夠確保培訓部門和運行良好的業務部門一樣受到嚴格的審查,並且能夠創造企業收益而得到認可和獎勵。如果培訓的評估採取一種相比其他業務而言較低的標準,那這無論對培訓部門還是對投資者都是一種傷害。

5
4.僅考慮值得稱頌的意義


培訓部門面臨的第四個陷阱是培訓項目被放到了道德高度。如果有人挑戰多元化培訓、安全培訓或領導力發展項目,提出項對應的質疑。

然而,出於良好意圖的培訓項目中,也需要有公正的討論,這種討論不探討理念的價值,而是嚴格地探究培訓項目如何幫助組織,以及培訓這種方式是否能夠產生所需要的結果。

如果培訓項目不能產生業務上的結果,那麼不論它的政治方向如何正確,或者看起來多了值得稱讚,它都應該終止並被取代。

讓培訓部門關注培訓帶來的業務結果,並且鼓勵大家討論每一個培訓項目所能為組織實現的目標,以及實現目標的最佳方式。


6
5.投入不足


很多培訓項目是在投入不足的情況下啟動的。一些培訓項目完全只由人力資源部門或培訓部門實施,而經理很少甚至沒有參與其中。也就缺少業務的觀點,在管理複雜的業務指標方面也缺乏實際經驗。

如果只以績效差距及其形成原因這樣的單一指標作為需求的來源,也存在著同樣的風險。透過詢問,探討理解經理引導和探討真實的業務需求和期望的結果。

我們的資訊來源可以透過多方面來做探詢,例如:員工、經理、客戶、業務文檔或營運數據。

因此,培訓經理需要去收集數據、界定業務受益、了解員工為實現業務收益所表現出的行為。

當你的培訓項目與業務戰略產生清晰的相關性時,培訓項目就能夠得到經理的積極支持,並且為培訓部門贏得「一席之地。」

為了確保對學習項目的足夠投入,需要成立一個由業務負責人和學習發展部門負責人共同組成的決策委員會,該委員會提供監督和建議。

接著透過三個面向來做審視:


  • 關注結果
  • 對需求或機會進行系統的評估
  • 為識別影響績效的因素,需要對工作及工作環境進行系統分析


人力績效技術首先確認員工與組織當前的績效與期望績效之間的差距,確認存在的差距,然後進行原因分析,確定是什麼影響了工作環境(信息、資源、激勵措施),以及是什麼影響了員工績效。一旦績效差距和原因確定下來,就可以設計及開發適合的解決方案。


7
培訓的價值


學習與發展的出資人是根據學習所能提供的價值台決定投資多少的,投入的時間和資金愈多,期望也會愈高,培訓部門就需要為出資人提供更有說服力的證據,來證明他們花的錢是值得的。

就像銷售其他產品和服務一樣,學習與發展項目面臨的挑戰是要拿到「訂單」而做出充分的承諾,但是承諾有可能做不到。唯一能找到的平衡方式是事先對業務結果及成功的標準達成共識。


培訓項目有總比沒有好。這是因為企業可以選擇不作為不投資於培訓,或許因為解決問題的成本超出了期望的收益,或者是對培訓能夠解決業務問題沒有信心。培訓部門必須證明培訓產生的價值肯定會比不提供培訓產生的價值大。

如果不能證明價值,那麼,在企業財政緊縮的時期,不需要做任何培訓,就會成為老伴減少培訓投資的選擇之一。

所以,如果想讓管理層明白投資於培訓與發展,有總比沒有好那就清晰地界定培訓所能帶來的企業收益。


結語


當我們看到問題時,必須要停下來思考,究竟這是對的問題,還是錯的問題。一旦找錯問題點,將會產生出不同的行為與影響。

我們是否會因為只看到表面的現象,就認定說我們缺少了那個,於是就想培訓的解決方式。但實際上可能是系統、流程或是反饋機制的問題。

一個培訓部門判斷是否做得好不好,關鍵就在於是否有跟管理層、員工、客戶等相關聯的人做深度的探訪,理解我們真實面對道的問題是什麼?針對這些問題找出哪些是培訓能解決的地方,並以實際業務價值的數據幫助用戶,看到他們所投資的每一筆錢都是在為組織創造績效,也曾能提升單位在組織的戰略性地位。