對於人員的招聘，最重要的是人要來，如果人不來，我們也沒辦法確認對方是否適合我們。我們招募的過程中都會有過這樣的經歷，那就是費盡心思約了一批人來面試，但到了實際面談的當天，來的人卻寥寥無幾，這種被應徵者爽約的情況經常發生。
然而，要如何降低面試的爽約率，就成了招聘人員最大的問題，因為面試的爽約代表著很多事情都白做了。一邊要安排面試官的時間，一邊要安排面試場地與資料以及應徵者的聯絡。不僅會大大打擊招聘人員的信任度，也會降低了組織的運作效率。
那麼，我們應該如何降低面試的爽約率？又是什麼樣的原因導致的？我們常會把這些問題歸咎在應聘者的身上，但這並不代表全然都是對方的錯，我們還必須深入思考，什麼樣的原因造成對方不會到，接下來針對這樣的情況進行原因分析：
(1) 應聘者同時接到其他公司的面試通知，導致時間上有衝突
(2) 應聘者臨時有其他的重要事情，沒有即時的告知人資單位
(3) 應聘者還有其工作，求職的心態並不強烈
(4) 應聘者了解公司後，對公司或職位不感興趣，主動放棄
(5) 應聘者忘記面試，或是太晚出發導致遲到而中途放棄
(6) 面試地點距離應聘者較遠，時間也很感，讓應聘者到不方便，於是主動放棄
(7) 面試的地點、時間還有路徑，沒有交代清楚，導致應聘者走地方或沒有準時到達
(8) 當天面試遇到暴風雨、交通意外等不可抗拒的因素
這八個原因當中，仔細思考會發現這些都跟HR有關，其實都是可以控制的。因此，我們與其在應聘者的身上挑毛病，還不如從我們HR的身上來找尋原因，只有當我們清楚理解問題的本質後，才能針對這些狀況進行處理與應對。
接下來會針對上述的八項原因進行分析與解決的辦法
1
應聘者同時接到其他公司的面試通知，導致時間上有衝突
分析與解決：最初電話連繫時，可以問一問對方這個時間是否方便，有沒有其他重要事情，如果不方便那就另外約時間。另一種情況就是HR這邊比較難協調，不易變更時間。相對於應聘者來看，我們這時就必須簡單向應聘者介紹公司的基本情況，有哪些能夠吸引應聘者的地方，如果進到這家公司後，會有哪些發展的地方等等。
2
應聘者臨時有其他的重要事情，沒有即時的告知人資單位
分析與解決：對方沒能主動告知，可能原因在於沒有HR的聯繫方式或者不容易聯繫，所以HR就必須把自己的聯繫方式清楚地告訴對方，這個方式不只限於一種，而是可以透過多種聯繫方式，當一種不行時，還有另一種可以聯繫；另一方面就是工具的使用，是能否清楚告訴對方內容，工具就扮演的關鍵角色，例如能否透過通訊軟體、電子郵件等方式來做為訊息的傳播要道。接著從應聘者的角度來看，有可能是應聘者不願意聯繫，這時就是我們HR來主動聯繫，面試前一天再電話確認，通過電話、電子郵件等。總之寧願前面把工作做得仔細一點，也要減少後面的麻煩，這也會讓應聘者感覺這家組織做事謹慎有規範。
3
應聘者還有其工作，求職的心態並不強烈
分析與解決：解決的對策上就是面試之前HR要對應聘者的求職動機有初步的判斷，這可以從對方的履歷工作經驗來了解，並透過初次接觸如電話了解期望做的事情、目前工作滿意度、個人的職涯規劃、家庭方面等等，來判斷對方的求職動機是否強烈，如果不強烈，就要預計對方可能爽約，可以不用做重點考慮。招募也就像談戀愛，你情我願才能求投意合。
4
應聘者了解公司後，對公司或職位不感興趣，主動放棄
分析與解決：應聘者常會投了許多家企業，有時連打過來是誰都不清楚是哪家公司打過來，因此HR可以在電話預約時問對方是否理解，對這個職位的職責與要求是否清楚，從中可以先初步理解求職動機，也可以行銷公司，接著再通過電子郵件等形式，發送一些公司介紹與連結，讓應聘者可以對公司有更清楚的認識。
5
應聘者忘記面試，或是太晚出發導致遲到而中途放棄
分析與解決：這一點就是我們HR能掌握的，但是，對於該在什麼時間點通知就成了一個課題。太早，有可能會忘記，中間可能找了其他的工作，當然也可能會認為對方不夠重視。所以提前一周以上，時間有點太長，最好提前3天左右比較適合。
6
面試地點距離應聘者較遠，時間也很感，讓應聘者到不方便，於是主動放棄
分析與解決：這就是體現HR對人的細心與關懷。HR要能注意到應聘者的住所是否方便來公司，對於較遠距離的應聘者來說，我們就要主動詢問「來的路上是否方便」，這種尊重別的選擇，時間上的安排也必須要有人性化，能符合較遠距離的人擁有緩衝時間。
7
面試的地點、時間還有路徑，沒有交代清楚，導致應聘者走錯地方或沒有準時到達
分析與解決：這問題簡單，卻也是我們常忽略而做不好的地方。有句話說，重要的事情要講三遍，面試時間、地點、路線、聯絡電話都需要一字一句地說清楚，同時避免對方忘記，可以透過不同的方式再次提醒。其中我們對於路線上的用心，可以讓應聘者清楚知道怎麼走，例如在地圖上可以把路線圖放上去，也考慮到應聘者搭乘的交通工具、開車、大眾運輸等路線都會有所不同。最重要的關鍵就是時間、地點與路線不能有錯，一但有錯就會讓應聘者覺得公司對人不重視。
8
當天面試遇到暴風雨、交通意外等不可抗拒的因素
分析與解決：面對這樣突發的狀況，我們能做的還是提醒。例如遇到惡劣的天氣時，面試前一到兩小時通一次電話，確認有哪些人不便前來，這也是給應聘者一個貼心的提醒，告知對方面對這樣的情況，有哪些方式可以抵達。綜合上述的八點來看，就是一種雙向溝通的連結，是否能建立起這樣的管道。我們在從這方面歸納出幾點：
- 了解應聘者的求職動機與意願
- 確認應聘者的時間是否有衝突，合理安排時間地點
- 介紹公司的狀況、優勢、發展空間、職位的特點等
- 詳細告知對方面試時間、地點、路線
- 多次確認是否參與面試
- 透過多種方式工具來進行溝通聯繫
除了基本的溝通，我們還必須注意到自己的態度，聲音是否清楚，說話時是否有禮貌，這些細微處都會影響到應聘者對於這場面試的考量點，因為你的態度就是代表團隊。
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