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2017年6月3日 星期六

297|一分鐘經理:成為卓越領導者的三種管理法則



共計 3,286 字 | 建議閱讀時間 6 分鐘

人之所以改變,就是因為他的行為得到正確且即時的反饋。這也是《一分鐘經理》所講的核心觀念,這本書幫助領導者,如何透過有效的目標設定、讚美與糾正,來引導員工,創造出高績效組織。

想像一個情況,一個孩子正在學習走路,這時,孩子突然跌倒了,一旁的媽媽衝上去抓住孩子,並且大聲地責罵,你連怎麼走路都不會走。

另一個場情境中,同樣是孩子在學走路,當孩子在一瞬間快要跌倒了,身旁的媽媽快速撐住孩子,並對他說:「你好棒!已經開始會走了。」

兩種教養的方式都會有,同樣,在組織裡面也是,所以《一分鐘經理》就是在探討前者當員工發生錯誤時,我們如何有效,且正確的對事對人;或者達成任務時,怎麼鼓勵、該怎麼讚美都是有它的內在邏輯。

拉姆·查蘭在《領導梯隊》裡提到,一位領導者到執行長的過程中,各階層的領導所需要的知識、心態與時間管理都會有所不同。

但事實上,很少有人會意識到或者去學習這件事情,好像被任命成為經理人後,就馬上擁有相對應的能力。

這就是這本書要解決的問題,因而研究出這一分鐘管理法。

首先,我們要先定義什麼是管理,其實,所謂的管理並不意味著,給員工安排命令、任務操縱員工的感覺。

因為這種認知是有偏見的,管理是要通過自己的真誠,以及高效率的方法,幫助員工獲得良好的感受,讓人們獲得自我管理。

理解了管理的核心要點,賦予員工自我管理的能力,管理者則是創造環境的人。接下來就針對,《一分鐘經理》中所提到三個部分:一分鐘目標、一分鐘讚美、一分鐘糾正。


01一分鐘目標


說道目標,其實每個經理人,每天都在不斷設定目標,例如,告知誰做這個任務,誰做那個專案。

我們目標每天都在制定,但是成效卻有所不同,因為我們在設定目標的時候,對方的期望,跟我們我設想的期望目標,有時是天差地遠的。

有時交了工作成果後,才發現根本不是自己想要的,實際上經理人在設定目標的時候,沒有和員工之間達成目標一致。

所以,制定目標雖看似小事,但卻隱含了非常大的秘訣。

一開始,我們要先知道,制定目標不是一個單方面的交流,它是一種雙方理解對目標的清楚定義。

一個有效的目標,是領導者和同事一起制定完成的,在制定的過程中,能否達成一致性的共識就非常重要

這時領導者可以試著詢問,你還有什麼其他的想法?或者讓對方重新陳述我們共同的期望,確保認知有一致的共識。



一個好的目標還包含三的要素:目標本身、衡量標準、完成期限

很多人在設定目標的時候,只說明你把這件事情完成,但那種事非常抽象的目標定義,因為你所說的達到,究竟是做到60分就算達到,還是100分算達到。

所以完整的目標,必須要包含目標本身的定義,如何來衡量,以及完成的期限是在什麼時候。

然而,有時我們所設定的目標更龐大,更複雜,很難透過這種方式來定義。書中作者就提到,我們把這些複雜、又重要的事情,單獨拿出來寫在一張白紙,把目標是什麼、衡量的標準、以及完成期限有幾個階段。

另一方面,如果出現太多目標該怎麼辦,這時候就要使用二八原則身為一位經理人,就有責任和部屬一起找出那關鍵的二十成因,把精力專注於此。

所以,一分鐘目標的核心,就是通過一張紙,用一分鐘的時間,讓部屬與領導者都能對接下來的工作、期望有一致性的共識。

一分鐘的目標,不再於用什麼樣的形式呈現,而是我們能不能對接下來彼此要執行的事情,擁有共同、明確的期望。

當我們有了一個明確深度的討論,有衡量標準,以及期限的目標時候,就可以根據這些標準來判斷怎麼改進或完善。並且讓員工擁清晰、明確的目標,就是幫助員工管理自己。


02一分鐘讚美


目標設好了,開始執行就會出現兩種情況,第一,員工如如期完成;第二,員工沒有準時完成。

這兩種情況怎麼處理呢?

這就是接下來的一分鐘讚美,以及一分鐘糾正。

有時團隊表現不錯,但我們卻不知道怎麼表揚,以及不習慣,但這對員工的成長是一種阻礙。因為員工的成長,就像一個孩子,從小長到大的過程。

如果我們通過批評和指責的方式管理員工,這對員工的成長是非常不利的。


所以,經理人在工作中,就應該主動去找尋那些員工做對的事情,可能在一開始,員工在方向上做對了,這時候找出他們做對的地方,給予他們鼓勵。

這種過程中,鼓勵一點,進步一點,關鍵在於員工作出正確的事情後,即時的給出反饋。

這時會有一個疑問,一點點的成績就表揚,不就會讓對方獲得太多的自信嗎?
不是還有很多做得不好的地方,或者別人會覺得你做得太假了,會認為你的表揚會沒有意義了。

這種擔心是有道理的,不過這些問題並不是表揚所帶來的,而是表揚的方法有問題。


這就牽涉到,如何有技巧的表揚,一分鐘讚美,就是解決這個問題。我們平時的表揚就直接說:「你做得真棒!」

可是,一分鐘讚美,分為三個過程:前半分鐘、中間幾秒鐘、後半分鐘,三個階段所使用的策略是不一樣的。

一開始前半分鐘,當員工做對事情時,要即時的讚美,讚美時要掌握三個關鍵點:

第一,表達具體的事實
第二,你的感受
第三,他做了這件事對團隊帶來積極的影響事情

前半分鐘讚美,你要停留幾秒鐘,讓員工享受你給他帶來的喜悅,接下來進入第三階段,你要說明,希望他接下來做得更好。


03一分鐘糾正


當員工沒有完成任務,這時我們就要用一分鐘糾正,例如員工沒有完成任務目標,我們要給他即時的反饋,有時候,就需要批評。

然而,怎麼批評,如同稱讚一樣,他都是有技巧的,批評人方面,有很多人存有三種錯誤的見解:

第一,覺得不好意思批評,總覺得批評很沒有面子,所以在批評時特別婉轉,含糊,不明確的表出真正的想法。但是,當員工沒有得到清楚的反饋,這樣他下次的改進就無法在正確的點上面。

第二,那就是沒有再發生問題的第一時間給予反饋。總是會找時間秋後算帳,隔一段時間後,把前半年所犯的錯誤,一起搬出來講。這種一次性給予反饋,對於員工而言,是一種非常糟糕的感受,

第三方種錯誤的見解是,經理人不知道怎麼去批評,只知道用批評對方的方式就代表完成糾正。


事實上,一分鐘糾正,同樣分成三個部分,前半分鐘,中間幾秒,後半分鐘。

前半分鐘,這時候要做到「對事不對人」。也就是說,你需要針對員工做錯的事情上是什麼,把溝通的重點放在錯誤的事情上,讓對方理解,什麼是錯誤。
並且要非常具體的告知,是在那些地方哪裡,以及錯了之後,你的感受是什麼,還有你犯了錯誤對他人所造成的影響。

接下來,幾秒鐘的沉默,這個沉默的時間,讓員工理解到感受到所犯的錯,讓員工自己去自省。

最後進入批評的第三部分「後半分鐘」這時候的策略就要轉向「對人不對事」
這時你要告訴他,他的能力比這次的犯錯還要來的好,即使犯了錯,你還是對他有信心的,你仍然相信他有能力去改正做得更好。

一分鐘糾正的核心,你必須把這個人的價值,跟這件事情區分開來,區分行為,跟員工本身是不一樣的,你把事情做錯了是行為的問題。
然而,你個人的價值是好的,如果你因為員工做錯事情,就去否定這個人的價值,這種打擊個人的方式只會讓對方懷恨在心。


總結


不管是目標設定、讚美或者是糾正,其中都牽涉到一個核心的概念,那就是「即時反饋」不管是在目標溝通時,即時確保雙方的認知與共識是否一致,還是讚美或糾正的時候,能否看到對方的行為給予相對應的回饋。

一個人成長得快慢,有一個關鍵性因素,那就是反饋的作用,例如,當我們要知道一件商品在市場中賣得好不好,直接丟到市場上,市場會給我們最即時的反饋。

所以,回到個人方面來看,不管是經理人、領導者,或者是自我成長方面,我們從哪邊獲得反饋,以及反饋的品質將決定自身的成長速率。

怎麼擁有好的回饋,《好好學習》或《與時間做朋友》中都提到一個簡單的方式,那就是透過寫日記來做自我反饋。

這種寫日記並不是寫說我今天做了什麼,感覺怎麼樣,而是更有系統的去思考,假設今天這件事情用另一種角度去看事情,會不會有另一種解決方是,以及當我們認知到情緒的出現時,開始思考,究竟是什麼點讓我這樣,找出最根本的原因。這種方式的自我反饋,一開始會難,但隨著時間不斷撰寫,就會開始擁有獨立思考的能力,例如,當碰到一件事情時,從時間緊急性以及各種層面的可能性來找出最合適解決方案。

就如同八十二十法則,人一生的成就,其實就在於那少數幾個選擇上。只是,當我們碰到的時候,是否擁有足夠的心智來面對這些選擇。


2016年8月11日 星期四

94【領導管理】領導者面對部屬犯錯時該怎麼處理?斥責與糾正的要訣



領導是一門技術,不是憑個人感覺,在過程中牽涉包含到許多技巧與相對應的能力,簡單來說,要判別領導者的好壞,就在於他所做的每件事情的出發點,是為了自己的利益,還是為了對方的成長。

好的領導者所帶領出的團隊會讓每個人不斷成長,相對地,無領導技能者,所帶領出來的團隊只會呈現個人主義,也就是自己成長,但團隊的人絲毫無任何進步。

好的領導者要使團隊成員都有所成長,就有賴於平時溝通的過程中,你所做出的反饋,上回從讚美的面向探討,讚美不僅是表面上的鼓勵,更需要透過即時、明確、感受等更多元面相使讚美發揮更大的效益。

一分鐘讚美著眼於發現他人值得讚美之處,並強調發揮正向影響力,然而,無可避免的問題是:「讚美是好事,但總有表現不佳或績效每下愈況的人,該怎麼對這些人?」當人在犯錯的時候,我們就需要使用不同的指導技能,也就是斥責與糾正的技巧。

會使用到這技能就代表對方所做的事情不符合我們所要的期待。為了要讓結果達到我們所希望的標準,於是就會使用斥責或糾正來引導。

但是在使用的過程中,最常犯的錯就是只傳遞情緒,而沒有任何的回饋與對個人的切割。認為只要大吼大叫員工就會自動做改善,這可以說是最差勁的做法,隨便找個人都能做到。

實際上,處理績效差勁員工的策略有兩種;一分鐘斥責和一分鐘糾正。

斥責的最佳效果發生在員工並非故意做某件事,或態度有問題的員工身上。他們多半擁有將事情做好的技能或訣竅,但基於某些原因,他們就是不願將被交代的事情做好。除此之外,面對那些部會做事或經驗不足的員工,由於他們多半仍處在學習階段,不知道如何才能將被交代的事情做好,因此糾正才是比較適合的方法。

既然面對績效表現不佳的人有兩種處理方式,那麼《一分鐘經理人》在一分鐘斥責中所強調的又是什麼?通常我們並不傾向隊表現不錯的的人給予負面回饋,再加上社會快速變化,人們以原有技能足以做好的事情,多半無法維持太久,因此現今社會應強調糾正而非斥責。

為了跟上時代變化,持續學習對大家來說不可或缺,所以一分鐘斥責派得上用場的情況遠比一分鐘糾正來得少。接下來將糾正和斥責的差異來做介紹:



The One Minute Manager
領導  斥責  糾正
團隊成長 重申立場
共計 2,310 字 | 建議閱讀時間 4 分鐘



1
一分鐘斥責


斥責只適用於擁有工作能力,但基於某些原因而欠缺工作承諾力的員工,因此提出斥責時請將以下四個原則謹記在心:

第一:與讚美相同,斥責最好發生在意外出現時,提出的時間距離意外發生「愈近愈好」。千萬不要將感覺積壓在心裏,否則情緒積壓一段時間後,很容易因為某件事成為導火線,一觸即發,使情況或錯誤變得更糟,尤其容易出現管理者喪失理智與冷靜,對員工大吼的狀況。你壓抑負面回饋的時間愈久,爆發的情緒就會愈來愈激烈。因此提出斥責的時間應距離問題發生的時間點愈近愈好,如此引發的問題也會愈少。

第二:請明確告訴員工他們做錯的地方。例如,管理者可以說:「QQ,你沒有在星期五前準時交報告。」或是:「我注意到你在這季的業績下降20%。」

第三:分享對事件的感覺。分享感覺時只需要聚焦在你的感受上,無須頭頭是道地分析員工哪裡做錯,同時,形容情緒應真誠且誠實。

第四,最重要的一步,就是向員工重申你的立場。例如,對於遲交報告,管理者可以向員工說:「我也想告訴你,你是我最好的部屬之一,平常表現十分優異,而且這也是我對你遲交報告感到生氣的原因。遲交並不像是你會做的事情,我也希望你能為其他同事樹立榜樣,因此我不容許遲交的情況再度出現,你要表現得比現在更好。」


2
斥責員工的行為,而非員工本人


許多人無法了解為什麼需要在斥責員工之後,再稱讚他們。其實,這樣做的理由有二。第一,你可以藉此將員工的行為與他的人做切割。因為想留住員工,因此你想改善的是員工的行為,而非員工本人。

斥責員工後,重申立場的重點應該放在被斥責的行為,而非攻擊員工本人。


第二,當你斥責完員工,你希望他們思考自己哪裡做錯了,而非一直回想你對待他們的方式。如果欠缺重申立場這一步,被斥責的員工必定想將情緒與精力丟回給斥責他的人。這也就會產生,只要你一離開現場,被斥責的員工不但不會反省自己的行為不當,反而會馬上轉向其他同事,談論管理者的壞脾氣與剛才意外事件的八卦。他們會怒罵主管是神經病,突然發飆罵人,而主管在大家心目中也將成為十惡不赦的惡棍。

相反地,如果你能在斥責部屬之後給予適度的讚美,他們比較不可能在你轉身離開之後,向其他同事嚼舌根,因為你已經說出他們做得很好的部分。他們會思考自己是否有不周延或不足之處,而不是一昧地挑剔你的領導風格。

生活上有許多問題並非來自各種錯誤,而是因為未能從錯誤中學習。
所以,人們多半沒有問題,有時候,有問題的是他們的行為。

適當地斥責將有助溝通重要資訊,並糾正負面行為,使其回歸正軌。

3
糾正的引導


當員工還處在學習階段,表現未達水準時,糾正遠比斥責來得有效。

有效的糾正包含以下幾個關鍵:

第一,正值學習階段的員工如果做錯事,身為主管的第一要務,是要確認他們已知道自己犯下錯誤,或知道某個問題存在。請盡量明確、清楚地分享看法,但不要動怒。

第二,被糾正的員工需要知道錯誤會造成那些負面影響。

第三,如果情況適合,主管可適度將錯誤歸責為自己並未清楚說明任務,或者是命令未下達清楚。

第四,再重新詳細地說明工作內容,並確保大家已清楚了解。

第五,糾正的過程中還必須傳達出你持續的信任與對員工的信心。

這些步驟與斥責有許多相似處,但最大的差異在於,糾正關注的是教導正處於學習階段的員工,而斥責則是要求員工善用已知的技能,讓工作表現重新回到正軌。兩種情況的目的都不是為了打垮員工,而是要協助他們建立方法,不論是透過斥責或是糾正,都能達到頂尖的績效水準。