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2016年12月2日 星期五

155【危機管理】組織在面對危機時的狀態與應對


平静的湖面造就不出精悍的水手,安逸的生活造不出時代的偉人。

從企業到個人,任何危機都可能是讓我們更理解自己有什麼、要什麼、以及該放棄什麼。因為在危機當下你脫離了原有的舒適圈,進入到了恐慌區,這時你不知道做什麼是對的事、什麼是該避免。

此時,你只能從新審視自己,在你的內心中,什麼是你真正想要以及在乎的。

《斷捨離》這本書中有提到個概念,就是所謂的斷捨離,就是通過收拾物品的過程漸漸地來了解自己。

首先,我們先基本解釋所斷捨離的解釋:
斷,就是絕對不要的東西
捨,捨棄多餘的東西
離,慢慢地擺脫對物品的迷戀

整個循環下來就是從斷的地方開始,就如同入口,知道什麼物品是自己真正需要的,什麼是不必要的,從源頭開始以對個人的用處來檢視。

捨就如同是出口,不管是房間、手機程式、書桌等,清楚找出那些東西是當下與未來都不再需要的就必須捨棄,有時我們會因為時間久了對物品產生情感,但這也是在檢視對於那些東西值得留下,但如果所有的留下只會讓你的生活愈積累愈多不必要的事物。

離則是達到一個理想狀態,讓自己從入口與出口達到平衡點。要達到這種狀態,就是要不斷檢視我們自己,該物品對於當下是否有用,把不需要、不適合、不舒服的捨棄,這種通過向外整理最終會對我們內在開始產生轉變。

知道我們什麼是自己要的這件事情非常重要,就如同一句話所說:「當你不知道要航向哪裡,任何方向所吹過來的風,都是逆風。」。

同理,不只對於個人的斷捨離來釐清自我,在企業中,如何知道組織的使命、價值與願景,就非常重要。沒有行動的驅動力,將使整個企業最多只能求生不能求好。

另一種理解企業的方式也就是來自於危機。通常在安逸狀態下很難判別誰在裸泳,只有當危機出現時,我們才能知道什麼是對我們最重要的。

在此,針對危機的發生與意義,以及怎麼預防來做分析,幫助我們不只是在面對危機時才能理解我們的價值,而是能藉由什麼方式來在日常產生價值。

THE REAL LIFE MBA
領導 經營 組織
危機 準備 環境
共計 1,846 字 | 建議閱讀時間 3 分鐘

當組織處於逆境時,當下的行銷,就是所謂的危機管理。

01危機的真相


隨著社群媒體的出現,危機時期在企業或個人發生的事,都將比現在更快發生,並且將以你想像不到的速度在發展。

首先,我們必須先理解,在面對危機時,必須要理解的要素有哪些:

第一,不管怎麼控制,危機都會比你想像的更嚴重,影響也更深遠。壞消息會一直到所有細節都被曝光為止。

第二,世上沒有所謂的秘密。因為講道壞消息,最後每件事都會浮出檯面。

第三,危機將使企業的流程和人員出現改變。危機需要新的掌控,讓殘破不堪的企業文化進入修補。這過程中有人因此付出代價而離開,有的則是受到懲罰,只有這樣才能讓眾人的喧嚷罷休。

第四,經歷危機後,存活下來的公司,會變得更好更強壯。

社群媒體的破壞力,會讓整個企業或個人受到重創,都需要經歷很長的時間才能東山再起。


02替危機做好準備


最有效的解決方式,就是設法預防危機,那就需要領導者利用價值觀提倡正直和坦誠,建立健全的企業文化時,就需要從基層團隊領導者開始。以及平時就需要做好一套有效的溝通模式。

第一,平時累積商譽,以備不時之需。在順境時以真誠贏得友誼與支持,就能讓你在逆境時獲得助力的可能性大增。

人們會忘記你說過的話,做過的事,但絕不會忘記你讓他們做何感受。

第二,即使沒有什麼緊急的事情要說,也要持續在不同管道發表公正的言論。發生危機時,要透過不同管道,確保自己能在各平台進行溝通,才能保障不會因為忽視的平台攻擊你。

儘管社群媒體有它的效用,但在危機時,他也能成為你的助力,讓你直接傳遞訊息,你為自己發聲。

第三,堅信一件事,事情總會過去的。在危機最嚴重的時候,那種憎恨感會變得相當可怕。周遭的雜音會大到無法忍受,讓你感覺情況好像會持續下去。但是,那是不可能的,因為況狀到最後總會解除。

當然,不是什麼都不做,事情就會好轉,你必須做一切必要的事情來挽救情勢。必要的話,就進行反擊。

別讓社群媒體影響你的心情。危機會發生,你可以預做準備。

結語


有人說「危機」就是「轉機」,這是因為它能夠幫助我們看到什麼是重要的、什麼是不重要的,該斷的斷、該捨的就必須要捨掉,不然只會擴大危機的延伸。

在上述就提到預防就是在各種時刻,傳達出企業的理念與價值,並從平時不斷來積累信譽,才能建構出一道堅實的壁壘。其實,這就是在無形之中不斷的創造環境,就如斷捨離創造出最適合的環境,當環境對了,人自然就會對了。


未來預告|

156【情報網絡】連結組織內外的情報效益
內部情報的價值與效益,讓組織能先行察覺市場聲音。

2016年10月30日 星期日

122【可用在組織復原上】危機變轉機:企業復甦6步驟


當危機發生時,領導者的反應、行為,與傳遞出來的精神,將決定這得組織的命運。可以說,一個人怎麼面對危機,就可以判對出這個人的層次。

如果我們判斷一個國家是否不斷在成長,可以從運輸的發展來看。如同當年的十大建設就是奠定了交通網路運輸的基礎;美國西部開發時鐵路同樣扮演重要的角色。這也是為什麼中國會在2013年提出一帶一路戰略規劃,從珠港澳大橋、上海洋山港的自動化運輸以及自主研發的高速鐵路,還有西部高速的發展。

這些建設的背後都需要有強力的技術才能克服。但是,30年前中國改革開放當時的企業沒有任何技術背景,全需要由國外進口設備與技術,因為關鍵技術被國外掌握,就形成一道壁壘障礙。

當企業無法有效、及時的因應現有的問題處理,將會造成巨大的損失或者被迫關門。為了解決這樣的問題,許多企業投入自主生產研發,一步步地實現技術自主的。

另一個例子是英特爾公司(Intel)當年從DRAM開始起家,直到1976年整個市場開始下降,於是兩位創始人葛洛夫和摩爾就提出一個問題:「假設今天我們被開除後,請來一位新的執行長,他還會繼續發展原有的市場嗎?」

就因為這個問題讓他們開始轉向與IBM合作生產中央處器,讓英特爾轉向新的發展領域。

從國家、企業到部門組織,都有可能會因為市場因素影響,不得不面臨挑戰,如何在面對挑戰來臨時,有組織、系統化的因應與解決,就成了是否能夠不斷邁向下一個成長高峰。

面對危機發生時,領導層是否願意面對、人才的取捨以及到如何找出關鍵指標,並相對應的解決措施,就是至關重要的思維。另一方面這六步驟還有一個關鍵心法,缺少了其中一項,都將無法發揮其效果。

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危機 數據 流程 結構
共計 4,015 字 | 建議閱讀時間 7 分鐘

適合對象
經營管理|組織運籌|策略規劃|領導階層


災難性和突發的「破壞」,是每天在商業中司空見慣的事行。

比較常見的情況是,我們因為組織沒有準備好而受到重創,我們沒有發現有大事將至。競爭威脅、文化變革、新技術,這種事情多到不勝枚舉。

就像Google執行長賴瑞佩吉在2014年的TED演講所言:「依我看來,造成企業失敗的主要原因就是,他們錯估未來情勢。」

如何解決突發狀況的發生,好讓組織快速振作起來。最好的情況是,組織能以一種新的方式運作,讓本身不再受到重創。

接下來以六個項目來解析,企業重創時如何復原:


  • 為本身遭受重創負責
  • 全力堅持下去
  • 利用數據指引,狂熱地探討成本、績效和成長的動因
  • 重新設計你的策略流程
  • 實際檢查你的社群結構
  • 擔心你該擔心的事情


為了重新振作企業,就需要用到它們。而且,甚至可以說,所有企業不管是否受到重創,都適用這些戰術。任何教練都會跟你說,進攻就是最好的防禦,商業競爭也是一樣。


1
為本身遭受重創負責


如果你待過的組織受過重創,你就知道組織受到重創時馬上會出現的所有行為人們會關起門來竊竊私語,討論「誰會走人」;主管拿著一疊卷宗在不同的會議間疲於奔命,還滿臉愁容,不看任何人;公司餐廳裡一片愁雲慘霧。

在這種情況下,企業內部呈現癱瘓狀態,人們的主要工作就是忙著傳播八卦,大家紛紛寄履歷找新工作。

遇到麻煩有這種反應是很自然的,因為人們有自衛的本能。但是,這種反應也變成自我應驗的預言。工作不專心、既害怕又沮喪的人們,根本什麼也解決不了。

要阻止這種情況的蔓延,公司不僅不否認受到重創,而且也同樣重要的事,不責怪員工或以受害者自居。

領導階層更應該採取一種令人印象深刻、「我們即將解決這個難題」的心態,並且獎勵這樣做的人。

另一方面,持續喚醒大家對企業使命與行為的重視,讓大家抱持著這種解決難題的心態。同時跟大家溝通公司需要怎麼樣的行為,並且利用立即發放小額獎金的方式,獎勵展現這些行為的員工。重要的是,在這種戰場上,有什麼佳績都要公開表揚。

企業遭遇重創時,可以找一些地方好好振作起來。你可以慎選為組織活力的最佳做法。例如,辦一個團隊建立的外訓活動,找一位勵志演說家來演講等等,方法不計其數,你可以盡量發揮創意。


2
全力堅持下去


企業遇到困難時常見的狀況是,領導階層不經思考地反應,不考慮績效好壞地開除員工。因為企業本來就沒有建立績效評估制度,又急於向董事會展現自己在困境時能多快反應,在人事上能多麼大刀闊斧地改革。

然而,常見的情況是,薪資最高、能力最好的人才通常會抓住這個機會走人,因為其他企業提供了更好的條件和機會。

老實說,這種行為就是管理層膽小無能且士氣低落的縮影。你怎麼會想刺激自家最優秀的人才離開,還冒險讓大批人才出走?

脫離困境本來就很難。但是,如果你連最優秀的人才都留不住,就絕對不可能脫離困境。所以,在艱困時期,你必須做一些違反直覺,甚至大膽的事情,那就是幫自家最優秀的員工加薪,長遠的做法就是依據績效發放股權,要說到做到。寧可讓更多人參與,而不是只讓少數人參與。

但是,膽量是必要的。而且老實說,這時候不只需要膽量。在最艱困的時期,最優秀的人才會成為幫助公司做保證的最佳榜樣。

換句話說,最優秀的員工就是你存活和成功的最佳希望,你要不計代價地留住他們。


3
狂熱地探討績效動因


在適才適所的情況下,你就能專心解決問題,也就是非常仔細地想方設法,改善事業的各個部分。

藉由取得市場和消費者有關的龐大現有資訊。分辨出什麼資訊對組織是重要的,並分析這些資訊以決定成本和成長的真正動因。最後,只有可以落實為行動方案的數據才重要。

在檢視的時候必須思考:


  • 什麼是我們該擺脫的事業?
  • 我們在哪些領域具有領導地位?
  • 我們檢視每個外部市場,確認我們有辦法在哪裡賺錢嗎?
  • 顧客需求為何?
  • 顧客需求中哪一項最重要?
  • 我們如何跟對手一較高下?


4
重新設計你的策略流程


公司在重創後處理策略的做法,就是策略與戰術該如何進行整合。

因為事實是,制定策略過時又無關緊要。制定策略是跟「趨勢」和「核心能力」這類事項有關,每半年舉辦一次精心製作簡報的大型會議?跟「內部成員」建立共識的會前會?

其實在市場瞬息萬變,那種老舊慣例根本無所適從。市場變動太快,也改變太快。

現在必須用更簡單、更有彈性的做法來處理策略。
可分為五種架構:

第一:競爭現況
我們的競爭對手是誰?他們的市場占有率如何?他們有什麼優勢和劣勢?他們組織內部狀況如何?

為了讓流程奏效,請明白這些問題不能像某種打高空的知性討論。你必須從細節著手嚴格要求自己並養成紀律,才能真正探查對手在想什麼。

不過在制定的過程中一定會有一種現象,就是都低估對手目前的實力。更糟糕的情況是,企業在預測未來時,也想像競爭態勢就跟現在一樣不變。

第二:改變態勢
依據改變競爭態勢的產品、技術和人員調動,整理你對競爭者近期活動的評估。

第三:說明概要
講述你在同時期內做了什麼。

第四:未來可能
確認不久的將來會發生什麼事情,尤其是你最該擔心什麼,像是對手的新產品、可能動搖情勢的併購案,或是從他產業來的破壞者,卻在所屬市場佔有一席之地。

第五:致勝優勢
找出你認為自己能充斥新舊對手的市場中,改變競爭態勢並占據主導地位的主要致勝招數。

策略並不是高智商者的努力,而是仰賴企業產生「重大頓悟」,讓人員適才適所,促使企業進步,同時還要持續努力追求最佳實務,以努力達成這種頓悟。

制定流程已逐漸採用講究靈活應變、更彈性敏捷的做法。因為真正重要的是,能在商業中靈活應變。

有效的策略制定是跟未來有關,而且是跟市場有關,也跟現在、明天和一年後的顧客對手有關,當然還跟即將出現的技術、尚未發明的產品、隱約浮現的社會與政治事件都有關。

5
實際檢查你的社群結構


社群結構描述企業如何配置人員,以及藉由傳達對組織來說,什麼人和什麼事情是重要的。簡單講,我們討論的就是「組織圖」。

一般來說,企業人士總是避談組織圖,因為組織圖很無趣,尤其是講到矩陣組織中那些交錯的虛線和實現。組織圖也會讓某些人有點抓狂,特別是很在意自己的組織圖上的小格子,比別人小格子高出多少的那些人。

但我們要討論的重點是,有太多企業仍舊因為本身社群結構沒有與時俱進而遭遇重創。而且更確切地說,企業因為本身的社群結構仍是過往遺跡,反而讓資訊科技和風險管理等重要功能,向錯誤層級呈報,不然就是跟錯誤的功能部門呈報。

要是企業好好審視組織內部跟誰報告、多常報告,災難就不會發生了。當然「理想的」社群結構不存在,只有對個別企業以及其市場而言,最理想的社群結構。也就是說,就需要聘用優秀人才,理解企業眼前進行的業務,也清楚整體事業策略,並且跟領導高層密切聯繫並向其呈報,同時也參與每項重要會議。


6
擔心該擔心的事


為擔心而擔心是無用的,只要你確定自己擔心什麼並勇敢面對,那麼擔心是很聰明的做法。

只要關注一件事情,就是在經營事業,擔心通常是個信號,告訴你即將遭受重創。根據模糊的訊息,就形成初期的警訊。

但是這些模糊不清的狀況,就是主管每天會遭遇到的事情之一,而且主管通常的做法就是置之不理。「工作」會阻礙主管理會這些事情,打破這樣的方式就是連結成工作的一部分。

所以,擔心,如何有建設性的擔心,也是工作的一部分。你必須費心去精準確定哪些趨勢、事件、不加思索的評論或其他任何事情,讓你一想到就覺得不舒服。

然後,你同樣要費心調查,你這樣擔心是否合理或偏執。不管怎麼樣,這樣做都對你有利。如果你發現自己有理由擔心,你就可以提早解決問題,避免最後為時已晚。

檢視各事件的發生,把每件事情做得更好。危機秀是轉機,它讓你在短時間內因應緊急狀況,更解決問題。

事實上,重創可能打擊任何規模的企業,從市值數十億美元的集團到個人工作室都不例外。

只要記住一點:如果重創發生在你身上,可別浪費將危機變轉機的機會,不然就可惜了。

結語


當危機發生時,領導者的反應、行為,將決定這得組織的命運。這六步驟中最為關鍵的就是在於第一步。

《從A到A+》中就提到,優秀的領導者是懂得在團隊成功的時候,把功勞讓給他的團隊,也就是往窗外看;相對於團隊面對失敗或挫折時,優秀領導者會把責任全部承擔,就如同看鏡子檢視自己。

步驟、條件,只是技術,缺少了關鍵心法,就無法讓危機變成轉機,還有可能會擴大危機的破壞性。



未來預告|123【可用在團隊文化上】原始到高智化:從大腦到團隊文化的驅動關鍵

從腦結構中解析人類行為的驅動因子,延伸至團隊與個人在合作的過程中,如何激化大腦轉化至團隊文化的建立。


2016年6月10日 星期五

75【行銷公關】道歉的學問:公司面對危機時的4大問題與5個架構


一個好品牌需要經年累月的積累,才能成就出品牌的高度。與此同時,要擊垮累積已久的品牌名聲,也只需一時的疏忽,就能讓品牌從此一蹶不振。

形成危機的因素有很多種,但是,站在客戶、員工、合作夥伴等相關利害關係人中,最關心的是在於,企業對於這次事件是否坦誠、遺憾以及如何改善。

我們就從危機發生時的時間點來看,該由誰來道歉、道歉內容、以及何時、何地等面向來做分析。

另一方面,在判斷企業是否道歉的抉擇,還需要從事件發生時所觸及的核心事業的關聯,以及所涵蓋的影響人數來判別,在道歉的時該用什麼樣的切入點來做陳述。

會經歷到這階段,代表著事件已經發生,我們能做的就是把傷害降到最低,並從中反思改善,進一步推動企業轉型的發展。

這也是在面對網際網路的便利,透過社群就可以把一點疏失放大好幾倍。所以,未來企業更需要知道,我們在面對各種危機狀況發生後,該如何道歉,以及怎麼把道歉轉化為企業價值的,這就得需要有事前準備,才能讓企業邁向卓越。

每家公司都會在某個時間點犯錯,必須針對個人、某些客戶、員工、事業夥伴,或是整體大眾道歉。公司和它的領導人往往並未道歉,或是並未有效地道歉,因而嚴重傷害公司和利害關係人的關係,也有損公司的名譽,尤其是如果事件曝光,甚至眾所周知,後果更不堪設想。

公司需要有明確的準則,來決定是否要為某個失誤而道歉,如果需要的話,又該如何道歉。

我們統整出在說明有效的道歉必須包括:誰、什麼、哪裡、何時、如何,以提供診斷與實用的準則。至於公司要是犯了嚴重的錯誤,最重要的是:高階領導人必須馬上表達坦誠、後悔,以及改善的決心,表達的方式必須正式、高能見度且誠懇。


1
說抱歉好難



面對道歉主要會有個事情產生,就是一種找理由或藉口來延遲或避免風險的感覺,且會讓人丟臉或失去權力。一旦我們道歉,位階層級可能因此變化,讓我們至少必須暫時仰賴他人的恩澤,這種感覺並不好。

但是我們必須要知道,有時一間企業的成就,是來自於整體事業夥伴的支持與合作才有這樣的成果,如果放不下這種心態,就只會讓企業流失客戶,最終使企業走向衰敗。

所以,針對公司內部在辯論道歉的失誤性質和嚴重程度,以及道歉的成本及效益上。透過以下四個問題,可幫助公司決定是否要道歉:

1.是否有實際或感受上的違規?
當公司道歉,它對事件造成的傷害,便承擔了全部或部分責任。所以,公司首先必須決定,是否有違規事件,如果有,是否是公司的責任。不過要小心的是:必須盡快處理,而且除了實際上違規,感受也很重要。

公司領導人考慮他人對疑似違規事件的感受,並快速採取行動。道歉聲明讓公司有機會表示關切,並傳達公司的價值觀。此時,可同時調查事實究竟為何,以及誰該負責。

當決定要道歉後,必須要考慮人們期許組織應該負起什麼樣的責任,以及期待看到正確和公平處理方式:這些人包括顧客、員工、交易上的夥伴、以及其他利害關係人。

而這些期待是彼此間的「心靈契約」,它的重要性往往超越了白紙黑字的契約。

經理人若要瞭解這些期待,可以從各種有利於公司的角度,來衡量目前所處的狀況。

2.違規事項是否觸及公司核心?
有些活動和責任涉及公司產品、服務和目標的核心:有些則屬於邊緣,不至於導致嚴重後果。就例如,汽車製造商生產的汽車,出現了危及駕駛人的安全瑕疵;或是餐廳發生食物中毒的事件,那這些情況便是觸及核心違規的事項。

觸及核心的違規事項,會對公司的使命形成動搖根本的威脅。所以,要有效的道歉就變成非常重要的事情,如果做錯了,便可能對公司造成重大的傷害。如果違規事件並不觸及核心,公司處理上便擁有較大的彈性,不過,道歉仍可能是必要或有效益的。

3.大眾會如何反應?
有時候,只要有一個人或一小群人的權益受損,因此事件不會公諸於世。但隨著網際網路的發達,各種社群媒體就成了客戶抱怨後,最容易像病毒般快速傳播的媒介。因而影響到數百萬潛在客戶的感受。即便是公司的小小失誤,都有可能膨脹為巨大而昂貴的公關夢魘。

4.公司是否願意致力改變?
評估是否需要道歉時,公司領導人也必須考慮,公司是否願意且能進行改變。如果公司並不想要,或是沒能力改變未來的做法,提出道歉的理由就會變薄弱,因為即使道歉了,也會顯得空洞而缺少說服力。


2
道歉準則:用對的方法道歉


一旦公司決定要道歉,就得用對的方法。如果用錯的方法只會讓事情學上加霜。所以在溝通道歉的中整體架構就必須包含了:誰、什麼、哪裡、何時、如何。

●誰出面道歉?
違規事項愈嚴重、愈接近事業核心,便需要由公司的高階領導者出面道歉,階層可往上到執行長。如果事件明顯與一位違規者有關,也就是一位員工犯了錯
,由該名員工道歉,可能是不錯的方式。

但如果該員工的職位不夠高,公司便可能激怒受害者或社會大眾,讓他們認為公司並未嚴正看待這件事情。所以,道歉時,只要有任何疑慮,我們寧願由高階主管出面,也不要派出層級太低。

除此之外,有效的道歉,必須以受害的個人或群體為對象,當對象為數眾多且組成分岐,公司可透過新聞或社群媒體做出「公開」道歉。

●道歉時該說什麼?
這是指道歉的實質內容,包括你說什麼話,以及採取什麼行動。在內容中必須包含三個重要要素:坦誠、遺憾、致力改變。

最好的道歉是要能展現坦誠,不會模稜兩可,也不會招致誤解,而且絕對清楚地承認公司造成的傷害,以及負責的責任。

在道歉的第三要素,公司必須展現改變的決心。道歉應能揚棄過去那個犯下錯誤的「舊我」,而創造現在不會再犯類似錯誤的「新我」。有時是公司展現出新的程序,或可藉由指定獨立機構,來彰顯認真的態度。該機構可調查事件始末,以及建議應該做的改變,公司則應該承諾執行那些建議。

●在哪裡道歉?
如果公司想要控制道歉聲明的曝光,可以透過道歉情境的安排,來設定道歉訊息的音量有多大,以及有多少人能聽到。

●何時該道歉?
道歉要盡快,速度表現誠意,並表示公司非常清楚自己的責任,不會想要蒙混過關。雖然盡快道歉比較好,但總會有其他道歉的機會。對許多受害者來說,遲來的道歉比永不道歉好。

●如何道歉?
道歉的表達方式,可能與內容同樣重要,非正式語氣與個人化溝通具有正面效果。

在書面道歉效果的好處,是可以很快速傳播,但口頭道歉比較容易抓到對的語氣。公司領導人可運用非文字的訊號,來表達情緒、謙卑和同理心。例如臉部表情可表達後悔,改變的決心則可以透過有力的手勢。

但對於親自出面道歉,是一門難以精通的學問,對習慣展現權力與自信的企業領導人來說,要表現出正確的懺悔語氣非常困難,有些領導人可能需要仔細的計畫和排練。


3
準備道歉


一般的原則是,事件愈接近核心業務、影響人數愈多,公司愈需要有具體而有效的道歉。對觸及核心的事件來說,道歉時在「什麼」方面,必須展現強大的改變決心,在「誰」方面,必須由高階主管出面,「何時」必須快速,「哪裡」必須是高能見度的地點,「如何」則必須高度展現誠摯和同理心。

公司必須提前設想哪些狀況會需要道歉,以及如何道歉。在這方面的投資,不只有助於損害控制,如果道歉得宜,公司與客戶、員工和社會大眾的關係都將因此改善,讓它比犯錯之前形象更好。這個結果是值得我們努力實現。