2016年11月14日 星期一

137【可用在會議溝通上】釐清溝通的意義;遠景、使命與溝通的過程最常犯的誤區


曾聽過一故事在講,有一位小孩的親人離開時,告訴孩子說:「孩子,你在說話的時候,要記得我們上天為什麼給我們兩隻耳朵和一隻嘴巴,記住這比例的意涵來說話。」

不管我們是在談判、辯論、說服還是溝通,所有的說話型態,最終的目的是要把我們腦袋的想法,傳遞到別人的腦袋裡。

但是,我們回想我們在課堂上聽老師講了半天課,當下都非常清楚,還寫了筆記,回到家後全部都忘光。

另外在公司講述一個新觀念、新政策,所有員工都點頭同意,非常支持,但回到職位上後還是繼續重複著相同舊事情。

為什麼會這樣?溝通不僅僅是把話說出來就好,更重要的是要能讓別人聽得懂,理解你的意思。

然而,什麼是好的溝通語句,不是你說了多少,而是你的話語無法再從中刪減。這就使所謂的精簡化的溝通,掌握重點,建構清晰的邏輯思緒。

但是,為什麼我們精簡語句講重點,並且能說出讓人印象深刻的話,卻無法使人產生行為?

這就需要重新理解,在溝通的當下,我們不是單向的傳遞訊息,而是雙向的交流互動。更上一層維度來看,就是要求並讓對方承諾,只有達成彼此共識,以及對後續的行為產生一致的想法後,才能使我們的溝通成為有效。

這點的溝通效果對於組織來說非常重要,如何讓人們知道我們要往哪邊走、怎麼走、以及如何到達,加上會議的溝通上如何有效地達成效率與成果,這些就有賴於溝通中是否釐清我們表達的話語。


Smart Tribes How Teams Become Brilliant Together
領導 組織 釐清 願景
使命 價值觀 要求 承諾
共計 3,449字 | 建議閱讀時間 6 分鐘

願景的清晰還是模糊的概念?

有多少忠誠員工忙於公事,卻不知道他們為什麼要做這些事?

你知道公司的願景是什麼嗎?團隊成員都知道嗎?這願景是否能讓他們動容?
這三個問題的答案,有可能會限制公司打造成高智能團隊的能力,而且讓松成長受困在目前的轉折點上。


通常要理解一家公司到底有沒有願景,就在於員工能不能用自己的話來闡述這個願景,以及他們能不能因此而深受吸引,更加投入。

1
釐清為何


釐清在願景以及溝通這兩個面向上都很重要。它決定了我們和對方的交流會成功還是辛苦奮戰;有時候,這個對方甚至根本就是我們自己。

溝通的意義,取決於對方的理解,而不是你說了什麼、你想要說什麼,或「你真正的意思是什麼」。你有責任確認訊息接收者了解你的訊息,如果沒有,你就要不斷地嘗試。

釐清有三個面向:
1.釐清要說的話,就是說出我們真正想說的意思或表達我們真正需要表達的。
2.釐清願景與計畫,也就是我們在哪,要去哪,以及該如何到達。
3.釐清意圖和能量,是如何幫團隊具體呈現並塑造出我們想要的成果。

2
釐清要說的話


釐清我們要說的話,必須要多用明示的溝通與期望,少用暗示。明示的期望要明白說出口:我們必須知道我們背負的期待中有哪些細節。
暗示的期望,指得是我們認為團隊成員會神奇地領會的期望。

除非你明說,不然你不能期望會有人知道你說的話是什麼意思,而且,少量或模糊的資訊通常會讓人跌入獸性狀態。

我們可以透過詢問來取代主張,以這樣來做到在當下。透過問題可以讓人們知道怎麼才能走到目的地。

當你認為你知道答案時,試著問問題,你會大吃一驚,發現自己的假設常常不準確,或者可以從詢問中學到這麼多。


3
釐清願景與計畫


清楚的使命,願景與價值觀,可以牽動團隊的感情,讓團隊有動機去追求卓越。當然,結構性的釐清本來就是有效溝通當中的一環,但如果你的宣言簡短有力,會很有幫助。

我們可以拆解組織使命、願景與價值觀,以便從中得出對組織而言有用的心得。要檢視「有沒有用」,我們可以看看是否滿足以下兩個脈絡中的特定條件:

專業:能不能創造出組織追求成功所需的必要條件。
個人:能不能激起人們的心,並激勵我們的存在與助長我們的熱情?

使命、願景和價值觀的定義
使命:就是我們為何要做現在做的這些事情?這個組織為何存在?
願景:願景勾勒出你想要見到的局面,實現的時間點是你可以看見的,可以是組織的,也可以是個人面的。

實現願景的時間可以是三到五年,也可以更長。不管你要達成的目標是什麼,明智的作法是把願景放在長遠的未來,讓你可以實現長期目標,並同時在當下做出支持願景的決策,還要預留修正的時間。

價值觀:價值觀決定行為的標準,也就是你不容妥協的行為守則。價值觀是「如何」達成願景中的「什麼」;價值觀同時可用於使命和願景。你的價值觀是你認同與信仰的,決定當你要完成使命與創造願景時會如何行事。

4
細分使命


為何我們有這個組織?我們為何存在?
或者說
我們能創造出什麼若沒有我們就無法存在的成果?我們要創造那些因為我們存在而出現的成果?

回答這些問題時,你的使命就會變得清晰。釐清使命時,在你的高階主管團隊對中針對這些問題來多做幾次問答。一旦你找到使命,你就可以不斷精益求精。重點不在於追求完美,因為使命永遠不完美。與其討論我們在哪方面還不夠好,還不如談一談我們擁有什麼,而我們所擁有的又如何讓我們創造出令人驚豔的成果?

5
解析願景


你明確看到的組織未來是什麼模樣?
以及你希望的世界變成什麼模樣?你希望未來能達成那些成就?

我們也可以用相反的方式自問:我們願意放棄什麼,才能密切嵌入未來的圖像之內?

經營企業的重點,在於我們會變成什麼,這是一趟旅程,而非終點。願景創造出來的是一種文化,讓我們知道在世界上我們是誰。

從你組織未來的模樣中,你看到那些願景?

6
解析價值觀


看到未來我們的行為和價值觀一致的時候,那時我們不應該用那些字眼來對人們說明這個組織?價值觀是你每天在組織內的行為並依此來調整,價值觀是你會以身作則、帶進生活裡面的原則,或者,你會竭盡所能去辨識出你身處的環境和價值觀不同,並設法調整到一致。

你注意到組織文化中有那些地方不協調、有摩擦或很緊張,在那些地方需要持續地維持某些價值觀,以創造你想看到的組織文化?

7
釐清意圖與能量


高效溝通更勝清晰溝通,高效溝通精簡且能建立信任,因此能讓每個人都留住在高智能狀態之中。

基本的溝通類型可分為五類:

  • 資訊分享
  • 要求
  • 承諾
  • 自我分享
  • 辯論、決策或證明觀點


其中只有兩種溝通可以創造出成果:要求和承諾

你無法從互動交流的對象身上獲得你想要成果,第一個該問的問題是:「我有沒有提出明確的要求?」
收到要求的人會理解你的要求是什麼,以及如何成功地做出承諾,滿足要求。現在,他們就可做出能諾是否能達成任務。

最常出現溝通有問題或不清楚的地方,就是在會議上。在會議場合中,領導者經常因為沒有釐清而讓員工引發恐懼或困惑。我們為什麼要開會?因為我們想要獲得結論。

但是,會議中卻往往會出現典型且無效的溝通,形式通常如下:

  • 大量的資訊分享
  • 大量的自我分享
  • 某些辯論、決策與觀點證明


這些就是少了讓人遺憾的要求和承諾。

資訊可以用高效率的方式來分享,例如會議前四十八小時或更早發送相關資訊,讓所有與會者已經充分知道資訊,或者也可以縮短內容範圍,這僅限於即時做決策必要的資訊即可。

無效的資訊分享是,一群人被困在一場會議裡,只為了聽取報告這件事,。
當我們不帶自我,聚在一起只為了在有限時間內利用有限資訊做出作家決策時,辯論、決策與證明觀點就可以創造絕佳成效。當我們互相爭地盤時,很少能藉由證明觀點做出正確的決策,就算可以,過程中也會傷害彼此的關係。

要解決這問題,就必須有設定結果或目的,而且簡短、美好充滿活力的會議,這種會議能讓每個人都進入高智能狀態。

這兩者個差別在於,要如何確認會議確實很重要,能讓每個人都保持在高智能狀態?將焦點放在資訊分享做到足量就好,只要能夠讓有需要的人提出要求,並讓能滿足要求的人做出承諾即可。


結論

回到最一開始的故事來看,不管我們是在對組織傳遞我們的使命、願景或是價值觀,還是在會議的溝通過程。

如果只是知道如何去講,那麼溝通也只是完成了一半而已,真正重要的還是要釐清對方究竟在乎、想要的是什麼?而不是用我們主觀意識來去描繪。

這不但是對人溝通的尊重,更是讓想法交流產生不一樣的火花,當我們懂得尊重不同的意見,理解溝通的本質不是要去完勝的時候,改變才有可能展開。



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