2018年3月4日 星期日

431|《搞定》(1)To-Do List的效率戰:你的野心,是為了與優秀人站在一起


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隨著科技把你我的距離拉到沒有距離的時候,連帶讓許多事務被無限擴大。你能夠在隨時隨地接受到處理事情的資訊,這也就代表,過往的責任邊界已經不再是絕對確定,而是一種模糊,甚至是不斷擴大的過程。

有多少人在入職後,所做的事情是原本應聘時所講的事情,只要你有能力負荷,加上距離的已經零時差,就必定會多出比原本所設想的事務多更多。

換句話說,科技的進步不只是讓人的距離消失,也連帶影響了我們對於「界線」了釐清將不再是絕對化,更多的是在模糊事務邊界下,你的「工作效率提升」。

清單,是一個很好的工具,可以讓我們知道,有哪些事情還沒做完,逐一地把它給一條一條的條列式下來。

可是,即便知道清單這項工具,還是會有一項又一項的事情突然穿插,又或者即便畫掉一條事務,這件事物本身又有變數,你不得不再重啟,讓你的清單成為一張無線循環的羅生門。

但是並不是說清單這工具就沒有效果,而是你能否以更好的方式來操作,並且讓自己的效率更為精準。


01心境如水


有一句話說「境由心生」。我們心裡的好壞,會決定我們所看到的事物是好還是壞。如果初始點是好的,你所看到的世界就全然有好的那一面,反之也是。

寫清單的過程中,都會想把所有的事情全部條列在上面,有些則告訴我們在清單上只寫五個清單來完成,有的則說寫六個,有的還說只寫一條要完成的清單。

這些都對,而那只是後面,在條列清單時,還需要掌握一項認知,也就是你的「心思」是否平靜。

這不是直接理解一項工具,就馬上直接應用,更重要的是使用者本身的心境如何。為什麼需要先理解這,如果你很專注在做一件事情,做到渾然忘我的時候,這時你已經進入一種「心流」模式,你會全神貫注在裡面。即便外界發生什麼事情,你也只投入於此。

在描寫你的清單時也是同樣的道理,如果這時心是混亂的,你所想到的都是混亂無章的項目,也就難以準確掌握寫出完成清單時的關鍵行動。

比爾蓋茲會在每年中有幾周的時間,脫離原有的生活,獨自靜靜的思考,或是看全球各領域所發生的事情。他說這種做法是為了讓腦袋清醒,放空,更重要的是「找出真正重要的事情」。

很多時候,當我們身處在混亂的時刻,更該做的不是做事情,而是先把自己的心給清空。


02行動力始於想像力


《人類大歷史》中寫到,人與其他生物最大的差異在於,人善於想像,能夠把未來沒有發生過的事情給想像出來。如同「沒有做不到的事情,只有想像不到。」想像力也是人與人之間的程度差異。

頂尖人士的想像清單中,只有幾個衡量方向:

這件事完成時的模樣
為達成想像,需要哪些行為

如果清單上只是寫「今天要完成吃飯」,這等於是一項無效的清單,它只會變成腦中一項暫緩存的記憶體,一但這種清單寫得愈多,你的大腦就會被這些瑣碎無意義的清單給搞得很煩。

結合上述兩的面向來描繪就會是:

今天晚餐吃便利商店的海鮮口味泡麵,需再2300時出發

這種具體化描述出行為的方式,才能將大腦裡要做的事情透過外掛工具來協助我們分擔腦力,當你清得愈多,才會有足夠的腦力進入到「心流」狀態。

換句話說,工具本身是協助我們的外掛式工具,並且讓我們大腦發揮它真正要做的事情。


03看得見與看不見


進入到知識經濟時代,「專業化分工」才能發揮一個人做不到的事情,如果你吃一個便當,你需要從種菜開始,無形間是把你的生命給分散在完成一件事情上,導致毫無效益。

專業化分工就是讓每個人各執其職,讓我們能夠以最低的成本獲得到你所想要的成果。換句話說,你所付出的不僅是那些「看得見」的成本,無形之中你還付出「看不見」的經濟效益。

把不必要做的事情,外包、委派,就是為了要發揮效益最大化,你的清單就是在扮演這樣的角色。

所以那些會使用工具的人,往往都是先看到工具本身所帶來「看不見」的價值,而並非是我們「看得見」效益。

這之間的差異就來自於格局與視野,只看得見今天的人,很少會想像十年後的模樣;相對的,看得見十年後的人,才更知道「看不見」的效益在未來是什麼。


04清單後的自我升級


《刻意練習》的核心在於:一萬次在舒適圈裡的練習,永遠比不上一百次在學習區裡的練習,這之間的差異在於「行為改變」。

如果只是做to do list的事情,做十遍、一千遍後,還是無法成為領域中的傑出,因為只是把事情一遍又一遍的再重複。而忽略了解構,找出是事件的組成。

就如同有的人工作二十年,但實際上只有一年的工作經驗,因為十九年的時間都在做第一年的事情。

菁英與一般人的區別就在於此,即便是一件簡單的事情,也可以拆解成好幾的部分,針對不同環節還做強化,甚至是淘汰。

這種思維就是「解構化」,例如,你在吃麵的同時,會先從麵的外觀、色澤、溫度來初步辨識,接著在品嘗的同時,階段性的感受麵的品味,以及到最後的回甘感覺,這就是把一件看似平常不過的事情不斷的拆解,成為一個又一個的元素。

其中判斷「解構化」能力的關鍵在於:「有沒有能力做出可交付的產品。」

所謂「可交付」是你所做出的成品,能夠被人們給使用,好比你能夠把你的經驗彙整,撰寫出標準作業流程,或是產品控管手冊,這都是把經驗與能力,統整、歸納與邏輯設計後的產品。

05你的野心,是為了與優秀人站在一起


人一生中最寶貴的就是你自己的時間,如果優秀的人不願跟你合群,也許是圈子裡不需要你,因為優秀的人不會浪費無效的時間在停止的時間上。

做好清單只是開始,最終拚的都是效率戰,能夠更快、更準確的達成目標,才是工作清單的基礎。

如果你沒有同對能力,只會被更好的人給替代,有句話說,今天你能做的實情,別人能夠做得比你好,為什麼還需要你。

清單的效率化,是為了讓我們拆解達成目標的方式,最終都是要能夠做出可交付的產品,只有這樣你才會知道每個環節需要多少時間,以及可能對應解決的方式。

清單為你省下的時間,是為了幫助你,把時間投入在更重要的時間上。
這就是「你是誰?」的問題。


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