2017年5月30日 星期二

293|有效提升時間的使用:精力管理的三大層面


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這次在《每天最重要的2小時》理解到,如何從我們自己的精力管理,提升我們在執行工作上的效率,讓我們從時間稀缺的注意,轉化成為自我管理。

如果從世界資源的角度來看,很多資源都是稀缺的,但是,都還是可以找到其他的替代品,或者是再生。

但是,只有時間,它是唯一剛性。每個人的時間都一樣,一天就24小時。誰能夠高效率的使用好這些時間,就能收穫的更多。

不管你是做興趣愛好、休閒旅遊、陪伴家人,你所花的時間在哪,你的時間就相對減少。所以,怎麼分配時間,就變成非常重要的事情。

一般常見的時間管理方法有這麼幾種:

一種是從時間來出發。給出一個目標以及時間的期限,把我們要做的事情依序地列好,在什麼時間點要做什麼,清楚地規劃出來。

執行的時候,把所花費的時間記錄下來,審視這些時間的使用情況,之後在不斷的調整。

另一種方法,從事情的角度來劃分,可以把事情分為四種類型:第一,重要緊急;第二,重要不緊急;不重要緊急;第四,不重要也不緊急。

這種方式著重在重要但卻不緊急的事情上,避免讓我們陷入重要也很緊急的事情上,被事情給牽著走。

但是,這種方法也卻少實際的操作性,因為當事情出現在你面前,你還是要先處理眼前的事物。

如果從時間、事情的角度都很難發揮,還有一個面向,那就是身體的精力管理。換句話說,在面對事情的時候,怎麼把身體的精力使用到顛峰狀態,進而把時間效率使用最大化。

《每天最重要的2小時》就是在說,如何在你需要的時候,調整我們的身體能量,以達到高效率的工作狀態,接下來從三個面向來解析,如何實踐自我管理的精隨:


第一:關注停頓點


停頓點指得是,當我們做完一件事情的時候,停下來,思考下一件事情要做什麼,這種時間的間隔,就是停頓點。

也許這只是一個簡單小動作,但卻是區分普通人與高手的區別。因為大多數的人會忽略這種時間的空白,導致被事情追著跑。

因為我們生活中被各種流程給牽著走,所以會不自覺的把主控權轉交給事情來主導,卻把我們真正要做的事情給忽略了,也就把那些不太緊急卻又很重要的事情給延宕下去。

生活要出現轉變,只有持續的做那些重要卻不緊急的事情,才會出現轉變。所有高手都要對自己的動作有意思的掌控。

例如,老虎伍茲在打高爾夫球時,最讓人敬佩的地方就在於只要揮桿感覺被打亂,就會停下來。這些高手平時就已經把揮桿的動作變成一種自然的反射動作,如果不加以控制,就會讓肌肉自主帶著走。

又或者在找工作,有些人換完一家後又馬上接著另外一家,中間完全沒有給自己思考的時間。當我們離開一家公司,先別急著找工作,給自己時間好好想一想,自己需要什麼樣的能力與技能,什麼樣的工作能與自己的天賦興趣結合在一起,看起來好像是浪費了時間,其實比起找了相同的工作,半年後又離職還要節省時間。

所以,當我們完成一項任務後,停下來,退一步好好的思考,有意識的選擇下一件事情要做什麼,這樣做可以更有效的節省下後續的時間浪費。


第二,管理你的精力


當我們做完有強烈運動,這時身體變得很沒精力,會由流汗、沒力氣等現象告訴你,要休息補充體力,所以體力會呈現出波動的現象。

同樣腦力和體力都會有同樣的波動,只不過我們平時不容易察覺。例如當我們大腦沒有精力的時候,會停頓、發呆,不能進入深度的思考。

首先,我們要先釐清,究竟大腦的精力,是由什麼因素所影響,進而產生波動,其中包含了兩個,第一,時間性;第二,事情的複雜度。

其一,時間性
大腦的精力會隨著時間而波動,一般在剛起床的時候大腦會擁有很強的注意力,頭腦的活性最大。這也是為什麼這麼多高手會把重要的事情先放在這段時間上,因為它是最符合精力效率的時段。

又或者,當我們在中午吃過午餐後,大腦昏昏沉沉,這時後小睡個幾十分鐘,大腦的精力又會重新充滿活力。這些都是因為時間,所造成大腦精力上的變化。

其二,事情的複雜度
另一種是根據做事情的難易程度所波動,例如剛剛想完一個策畫案,如果又馬上投入到下一個動腦工作,你就會非常的吃力。因為愈是需要注意力和創造力的工作,愈是需要腦力。

所以,管理心理能量,就是找出大腦的能量狀態,先把需要耗費腦力的事情處理,然後在執行一些簡單和重複性的工作。針對大腦的精力波動,給予相對應的事務與休息。


第三,理解你的注意力


其實,我們本身不能長時間集中注意力是大腦本身的特點,一個古代人,如果不能分散注意力去關注其他地方,就容易受到野獸的攻擊。所以分配一部分注意力在外面,這是大腦演化下來的自我保護機制。

換句話說,每個人都會有注意力不集中,這是正常的現象。但是,要怎麼集中注意力有兩個關鍵:

其一,讓自己主動分散注意力
例如做一件事情二十分鐘後,轉換作不需要工作的事情,例如看風景、廳首歌這些事情最好不要太多的思考,如果只是轉換到另一項工作事務,只會讓你在切換到原本工作項目時,更加無法專注。

番茄工作法就是依據這樣的原理把每一棵番茄分成工作二十分鐘,休息五分鐘,讓我們把注意力維持在一個水平上。

其二,覺察注意力
當我們發現注意分散時,就是讓注意力自己分散,不去把它拉回來,而是多一份覺察知道自己想到哪裡了。

例如我們在看一本書,突然想法飄出去,想雜七雜八的想法,這時你要注意這些想法,說不定就是你解決事情的創新想法。

當我們理解注意力的分散性後,讓這些分散,變成一種創新的動能,反而更能在工作上擁有另一種執行可能,因為太過於專注反而會遏制創新,所以適當的分心反而是帶給我們創造力的機制。

總結


在《時間的朋友》中有提到一個概念,我們能管理的並不是時間,因為時間根本不可管理,反而是要思考,我們如何管理好自己。

換句話說,那些時間管理好的人,最根本原因在於,他們懂得知道如何管理好自己的事務,清楚知道每件事情所需要耗費的時間與精力。以及不斷停下來思考,什麼事情是我現在應該做,而不是接下來要做的事情。

大腦的精力管理,是幫助我們釐清,什麼樣的時段下,發揮我們最大的使用效率。這也就是普通人跟高手之間的差異,因為時間的剛性,更讓我們看到每個人使用的時間價值。

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