2017年6月19日 星期一

303|領導決斷力:搭建願景到關鍵任務的時間橋梁


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你利用時間的方式,說明了你相信的事物是什麼,同時也說明你希望團隊做什麼。

團隊領導者必須要知道,你和你團隊的時間,就是你最重要的資產。這種資產非常珍貴,一旦用完了也就無法再重來。

如同魯迅說:「時間就是性命。無端空耗別人的時間,無異於謀財害命。」

團隊領導者的責任在於,如果一個人進到你的團隊後,當他要離開時,沒有成長比之前進來時更有能力,等於是把這個人的生命給浪費於此。

卓越領導者必須深知,你的責任是讓團隊的每個人成長,看見自己的潛能,以及他們未察覺的潛力。

與此同時,我們所投入時間在哪,將會影響團隊的發展,可以說,領導者必須要清楚知道我們把時間投入在哪裡,這也代表我們所相信的事情。當你相信一個人的潛能,與不相信一個人的可能,結果也就大不相同。

其實,我們經常會記得我們花了多少錢,在什麼時候,用在哪裡,然而,卻很少記得把時間花在哪裡、做了什麼。

哈佛領導課程中有提到一個概念,那就是:「你利用時間的方式,說明了你相信的事物是什麼?」

這也體現出一件事情,人們不是聽了你說了什麼才記住你,而是你做了什麼才讓人記得。

同樣,領導者認為產品的品質最重要,就會把時間與精力,投入在如何讓產品有更好的效能,或是提升產品在各項細節的完善;當領導者認為服務的精神最重要,就常會到第一線做服務,把握每個服務細節,以及如何做更好的改善。

這一切都源自於我們把時間投入在哪,首先,要釐清我們每周都把時間投入在哪裡,以理解我們使用時間的情況。


01評估、追蹤時間


哈佛領導課程中說道,檢視時間的時候,要先把我們每周所要做的事項列下來,例如:

規劃策略
聯絡客戶
輔導部屬
管理事務
競爭分析
人才招募
創新發展
開會演講
編列預算
檢視報告

當我們把一周會做的事情列出來後,計算自己在每天所花費時間的比例逐一記錄,最終會形成一個百分比圖。

透過這種方式把,事情與時間做了連結。之前在《每天最重要的2小時》中提到我們使用時間規畫的方式有三種:時間、事情、精力。它所講的是在個人的精力是如何管理。

哈佛領導課程中,就把時間與事情做了連結,透過檢視回顧來觀察,過去投入時間的比例如何。

當我們做好了時間與事情的檢視後,接下來就要從兩種層面來思考:

其一,重要的事情是否有投入足夠多的時間
其二,哪些事情可以授權給別人


02重要事情的時間佔比


有一家快速成長的工業產品企業,執行長對於完成手邊的事物感到心力憔悴,這家企業主要製造客製化的機械工具服務,為了要朝向這個目標,就必須要理解客戶面的情況以滿足需求,以及了解公司內部的流程該如何應變,才能提供相關的技術支援。

當時這家企業執行長,檢視、追蹤一周的時間投入在哪,結果驚訝的發現,他把大部分的時間投入在行政事務以及已經虧損的產品線上,這項虧損的產品線是當初公司創始的核心技術。

最後,執行長開始把許多事物分派給其他人,同時思考該怎麼處理公司過往的事業是否該關閉。以及開始大量增加與重要客戶會談的時間,理解客戶的現狀與需求,因為有執行長的親自前去與客戶洽談,也激勵的銷售人員,更帶動啟公司對於客戶需求的重視。

一旦我們追蹤與評估好時間後,開始思考什麼是我們真正重要的任務,哪些是我對團隊所許下的承諾,或者是符合願景的事情。

所以在時間管理上,首先要先退一步,回到原點,將我們時間與重要事情搭配起來。

03授權:什麼事情是只有我才能作的關鍵任務


從一開始的時間與事情比例的追蹤、檢視,接著我開始找出那些核心的關鍵任務後,接下來就是要思考,哪些事情是必須自己投入的項目,可以區分為三類:

第一類:絕對任務,只有我能做,而且是為了達成全公司關鍵與必要的任務
第二類:重要任務,這些從上一類的任務所衍生出來的任務,有些部分可以交由其他人完成。
第三類:不太重要任務:可以交由其他人完成的任務。

這樣的分類與劃分,就可以從那重要的任務中,又在找出那關鍵的任務,而且那些任務是符合公司的策略、願景與規劃的關鍵任務。

這個部分最關鍵的,其實是在於授權,其實很多事情未必只有我一個人可以完成,透過團隊的作用,把相對事務分配出去,不僅可以培養團隊能力,也有助於把時間,專注在更高層級的戰略發展。


總結


《每天最重要的2小時》中有提到一個概念,那就是停頓點。每當我們完成一件事情後,開始思考下一步要做的事情是真正重要或者是只有我能做還是不可。

當我們熟悉了一件事情後,便會漸漸地把這些做事的流程變成一種習慣,自然而然地循著規則走。有時一些流程或做法,是為了當時所做的規則,隨著時間的推移,有些規則並不一定是牢不可破。

二戰時期,英國空軍有項規定,戰鬥機的座椅要保養時,必須使用駱駝糞來擦洗。當時的士兵一直遵照的這項規定去保養,沒有人知道為什麼。

直到後來,有人發現當年英國軍隊在沙漠作戰時,很多物資都需要駱駝運送,但是駱駝身上的皮具是牛皮做的,駱駝聞到牛皮的氣味後,就不喜歡於是不動。

為了解決這件事情,每當駱駝要運送物資時,都要先把牛皮徒讓駱駝糞來掩蓋氣味,以此才解決駱駝的不滿。

很多在我們的生活或者工作中,或多或少事情都是因為我們過往的習慣和偏見所延續保留下來。

其實,每當我們在做一件事情時,除了理解過往,還必須詢問,這件事情的「第一性原理」是什麼?找回每件事情的最初始,它的核心用意,以及是否有它的必要性。

好比管理大師彼得‧杜拉克所講:「卓越領導者不是把事情做好,而是做對的事情。」而這個對與不對的判別,來自於是否有它的必要性。


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