2017年6月3日 星期六

297|一分鐘經理:成為卓越領導者的三種管理法則



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人之所以改變,就是因為他的行為得到正確且即時的反饋。這也是《一分鐘經理》所講的核心觀念,這本書幫助領導者,如何透過有效的目標設定、讚美與糾正,來引導員工,創造出高績效組織。

想像一個情況,一個孩子正在學習走路,這時,孩子突然跌倒了,一旁的媽媽衝上去抓住孩子,並且大聲地責罵,你連怎麼走路都不會走。

另一個場情境中,同樣是孩子在學走路,當孩子在一瞬間快要跌倒了,身旁的媽媽快速撐住孩子,並對他說:「你好棒!已經開始會走了。」

兩種教養的方式都會有,同樣,在組織裡面也是,所以《一分鐘經理》就是在探討前者當員工發生錯誤時,我們如何有效,且正確的對事對人;或者達成任務時,怎麼鼓勵、該怎麼讚美都是有它的內在邏輯。

拉姆·查蘭在《領導梯隊》裡提到,一位領導者到執行長的過程中,各階層的領導所需要的知識、心態與時間管理都會有所不同。

但事實上,很少有人會意識到或者去學習這件事情,好像被任命成為經理人後,就馬上擁有相對應的能力。

這就是這本書要解決的問題,因而研究出這一分鐘管理法。

首先,我們要先定義什麼是管理,其實,所謂的管理並不意味著,給員工安排命令、任務操縱員工的感覺。

因為這種認知是有偏見的,管理是要通過自己的真誠,以及高效率的方法,幫助員工獲得良好的感受,讓人們獲得自我管理。

理解了管理的核心要點,賦予員工自我管理的能力,管理者則是創造環境的人。接下來就針對,《一分鐘經理》中所提到三個部分:一分鐘目標、一分鐘讚美、一分鐘糾正。


01一分鐘目標


說道目標,其實每個經理人,每天都在不斷設定目標,例如,告知誰做這個任務,誰做那個專案。

我們目標每天都在制定,但是成效卻有所不同,因為我們在設定目標的時候,對方的期望,跟我們我設想的期望目標,有時是天差地遠的。

有時交了工作成果後,才發現根本不是自己想要的,實際上經理人在設定目標的時候,沒有和員工之間達成目標一致。

所以,制定目標雖看似小事,但卻隱含了非常大的秘訣。

一開始,我們要先知道,制定目標不是一個單方面的交流,它是一種雙方理解對目標的清楚定義。

一個有效的目標,是領導者和同事一起制定完成的,在制定的過程中,能否達成一致性的共識就非常重要

這時領導者可以試著詢問,你還有什麼其他的想法?或者讓對方重新陳述我們共同的期望,確保認知有一致的共識。



一個好的目標還包含三的要素:目標本身、衡量標準、完成期限

很多人在設定目標的時候,只說明你把這件事情完成,但那種事非常抽象的目標定義,因為你所說的達到,究竟是做到60分就算達到,還是100分算達到。

所以完整的目標,必須要包含目標本身的定義,如何來衡量,以及完成的期限是在什麼時候。

然而,有時我們所設定的目標更龐大,更複雜,很難透過這種方式來定義。書中作者就提到,我們把這些複雜、又重要的事情,單獨拿出來寫在一張白紙,把目標是什麼、衡量的標準、以及完成期限有幾個階段。

另一方面,如果出現太多目標該怎麼辦,這時候就要使用二八原則身為一位經理人,就有責任和部屬一起找出那關鍵的二十成因,把精力專注於此。

所以,一分鐘目標的核心,就是通過一張紙,用一分鐘的時間,讓部屬與領導者都能對接下來的工作、期望有一致性的共識。

一分鐘的目標,不再於用什麼樣的形式呈現,而是我們能不能對接下來彼此要執行的事情,擁有共同、明確的期望。

當我們有了一個明確深度的討論,有衡量標準,以及期限的目標時候,就可以根據這些標準來判斷怎麼改進或完善。並且讓員工擁清晰、明確的目標,就是幫助員工管理自己。


02一分鐘讚美


目標設好了,開始執行就會出現兩種情況,第一,員工如如期完成;第二,員工沒有準時完成。

這兩種情況怎麼處理呢?

這就是接下來的一分鐘讚美,以及一分鐘糾正。

有時團隊表現不錯,但我們卻不知道怎麼表揚,以及不習慣,但這對員工的成長是一種阻礙。因為員工的成長,就像一個孩子,從小長到大的過程。

如果我們通過批評和指責的方式管理員工,這對員工的成長是非常不利的。


所以,經理人在工作中,就應該主動去找尋那些員工做對的事情,可能在一開始,員工在方向上做對了,這時候找出他們做對的地方,給予他們鼓勵。

這種過程中,鼓勵一點,進步一點,關鍵在於員工作出正確的事情後,即時的給出反饋。

這時會有一個疑問,一點點的成績就表揚,不就會讓對方獲得太多的自信嗎?
不是還有很多做得不好的地方,或者別人會覺得你做得太假了,會認為你的表揚會沒有意義了。

這種擔心是有道理的,不過這些問題並不是表揚所帶來的,而是表揚的方法有問題。


這就牽涉到,如何有技巧的表揚,一分鐘讚美,就是解決這個問題。我們平時的表揚就直接說:「你做得真棒!」

可是,一分鐘讚美,分為三個過程:前半分鐘、中間幾秒鐘、後半分鐘,三個階段所使用的策略是不一樣的。

一開始前半分鐘,當員工做對事情時,要即時的讚美,讚美時要掌握三個關鍵點:

第一,表達具體的事實
第二,你的感受
第三,他做了這件事對團隊帶來積極的影響事情

前半分鐘讚美,你要停留幾秒鐘,讓員工享受你給他帶來的喜悅,接下來進入第三階段,你要說明,希望他接下來做得更好。


03一分鐘糾正


當員工沒有完成任務,這時我們就要用一分鐘糾正,例如員工沒有完成任務目標,我們要給他即時的反饋,有時候,就需要批評。

然而,怎麼批評,如同稱讚一樣,他都是有技巧的,批評人方面,有很多人存有三種錯誤的見解:

第一,覺得不好意思批評,總覺得批評很沒有面子,所以在批評時特別婉轉,含糊,不明確的表出真正的想法。但是,當員工沒有得到清楚的反饋,這樣他下次的改進就無法在正確的點上面。

第二,那就是沒有再發生問題的第一時間給予反饋。總是會找時間秋後算帳,隔一段時間後,把前半年所犯的錯誤,一起搬出來講。這種一次性給予反饋,對於員工而言,是一種非常糟糕的感受,

第三方種錯誤的見解是,經理人不知道怎麼去批評,只知道用批評對方的方式就代表完成糾正。


事實上,一分鐘糾正,同樣分成三個部分,前半分鐘,中間幾秒,後半分鐘。

前半分鐘,這時候要做到「對事不對人」。也就是說,你需要針對員工做錯的事情上是什麼,把溝通的重點放在錯誤的事情上,讓對方理解,什麼是錯誤。
並且要非常具體的告知,是在那些地方哪裡,以及錯了之後,你的感受是什麼,還有你犯了錯誤對他人所造成的影響。

接下來,幾秒鐘的沉默,這個沉默的時間,讓員工理解到感受到所犯的錯,讓員工自己去自省。

最後進入批評的第三部分「後半分鐘」這時候的策略就要轉向「對人不對事」
這時你要告訴他,他的能力比這次的犯錯還要來的好,即使犯了錯,你還是對他有信心的,你仍然相信他有能力去改正做得更好。

一分鐘糾正的核心,你必須把這個人的價值,跟這件事情區分開來,區分行為,跟員工本身是不一樣的,你把事情做錯了是行為的問題。
然而,你個人的價值是好的,如果你因為員工做錯事情,就去否定這個人的價值,這種打擊個人的方式只會讓對方懷恨在心。


總結


不管是目標設定、讚美或者是糾正,其中都牽涉到一個核心的概念,那就是「即時反饋」不管是在目標溝通時,即時確保雙方的認知與共識是否一致,還是讚美或糾正的時候,能否看到對方的行為給予相對應的回饋。

一個人成長得快慢,有一個關鍵性因素,那就是反饋的作用,例如,當我們要知道一件商品在市場中賣得好不好,直接丟到市場上,市場會給我們最即時的反饋。

所以,回到個人方面來看,不管是經理人、領導者,或者是自我成長方面,我們從哪邊獲得反饋,以及反饋的品質將決定自身的成長速率。

怎麼擁有好的回饋,《好好學習》或《與時間做朋友》中都提到一個簡單的方式,那就是透過寫日記來做自我反饋。

這種寫日記並不是寫說我今天做了什麼,感覺怎麼樣,而是更有系統的去思考,假設今天這件事情用另一種角度去看事情,會不會有另一種解決方是,以及當我們認知到情緒的出現時,開始思考,究竟是什麼點讓我這樣,找出最根本的原因。這種方式的自我反饋,一開始會難,但隨著時間不斷撰寫,就會開始擁有獨立思考的能力,例如,當碰到一件事情時,從時間緊急性以及各種層面的可能性來找出最合適解決方案。

就如同八十二十法則,人一生的成就,其實就在於那少數幾個選擇上。只是,當我們碰到的時候,是否擁有足夠的心智來面對這些選擇。


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